Ao estruturar um projeto, você já teve aquela sensação de que o desafio é grande demais e que não vai conseguir concluir? Esse é um sentimento comum, principalmente quando estamos lidando com objetivos muito desafiadores. Por isso, a EAP de um projeto tem se mostrado uma ferramenta fundamental para organizar as ideias e manter as coisas sob controle.
Isso porque a organização é um elemento chave para que o plano seja realizado, os prazos sejam respeitados e que todas as etapas sejam cumpridas. Dessa forma, ter ferramentas e metodologias que ajudam nessa sistematização é a melhor forma de dar passos seguros.
Por isso, neste artigo, separei algumas informações essenciais para você dominar a EAP de um projeto e conseguir aplicar a ferramenta dentro da sua organização.
Continue a leitura e confira!
A EAP, ou Estrutura Analítica do Projeto, é um diagrama que permite visualizar o escopo do projeto. Pela forma como ela é organizada, você consegue enxergar todas as tarefas de uma vez e a hierarquia entre as diferentes fases.
Dessa forma, podemos dizer que a EAP está para um projeto como o roadmap está para o planejamento estratégico. Ou seja, ambos são uma espécie de mapa que mostra todas as etapas pelas quais a equipe terá que passar até alcançar o objetivo final.
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Assim, quando uma estrutura dessas é feita, primeiro, identificando os milestones — marcos principais do projeto, que assinalam as diferentes fases. Depois, o gestor vai preenchendo com as tarefas que são necessárias para alcançar cada uma dessas fases.
No fim, depois de montada toda a EAP de um projeto, você fica com um documento no qual consegue ver o processo de fora. Isso ajuda a dar uma visão holística, que facilita o percurso atrás do objetivo geral e das metas intermediárias.
Veja nesse vídeo mais detalhes sobre a EAP:
Existem principalmente dois tipos de EAP: baseada em entregáveis e baseada em fases. Cada tipo tem seu foco e aplicação dependendo da natureza e dos requisitos do projeto.
A EAP baseada em entregáveis é organizada em torno dos produtos ou resultados finais que o projeto precisa entregar. Este tipo de EAP é orientado pelos resultados esperados e não pelo trabalho que precisa ser realizado para alcançá-los.
A estrutura começa com o projeto como um todo no topo e é quebrada em entregáveis principais e subentregáveis. Cada nível da estrutura representa uma definição mais detalhada do entregável até chegar aos pacotes de trabalho, que são as menores unidades da EAP.
Vantagens:
Exemplo: Se um projeto é para desenvolver um novo produto eletrônico, a EAP baseada em entregáveis poderia incluir categorias como design do produto, protótipo, fabricação e lançamento no mercado, com cada uma dessas categorias subdivididas em componentes mais específicos que são necessários para sua realização.
A EAP baseada em fases organiza o trabalho do projeto em etapas sequenciais, fases ou marcos do ciclo de vida do projeto. Cada fase representa um conjunto significativo de trabalhos que leva a um ou mais entregáveis, mas a ênfase está nas fases do processo pelo qual o projeto passa, em vez de nos entregáveis específicos.
Vantagens:
Exemplo: Em um projeto de construção, a EAP baseada em fases pode incluir etapas como planejamento, design, construção e comissionamento. Cada fase terá seus próprios processos e entregáveis, como aprovações no planejamento, desenhos completos no design, edifício construído na construção e operação iniciada no comissionamento.
Aqui estão os elementos essenciais que devem estar presentes em uma EAP eficaz:
O Dicionário da EAP é um documento complementar à EAP que fornece informações detalhadas sobre cada elemento da EAP. Este documento descreve o trabalho a ser realizado para cada pacote de trabalho e pode incluir informações adicionais como requisitos, recursos necessários, responsáveis, custos associados e qualquer outra informação relevante para a execução do projeto.
O Dicionário da EAP é crucial porque oferece uma descrição detalhada e explicações que não podem ser completamente representadas na estrutura visual da EAP. Ele serve como uma referência detalhada para todos os envolvidos no projeto, assegurando que todos tenham uma compreensão clara dos entregáveis e das tarefas necessárias.
A descrição da tarefa detalha o que exatamente precisa ser feito em cada pacote de trabalho especificado na EAP. Deve ser clara e suficientemente detalhada para que a equipe entenda o escopo e os resultados esperados da tarefa.
Dessa forma, a descrição ajuda a evitar ambiguidades e mal-entendidos, garantindo que todos os envolvidos compreendam suas responsabilidades e como suas tarefas se encaixam no objetivo geral do projeto.
O proprietário da tarefa é a pessoa ou equipe responsável por completar a tarefa. Esta designação de responsabilidade é crucial para a gestão e execução do projeto.
Assim, atribuir um proprietário para cada tarefa cria responsabilidade, facilitando o acompanhamento e a gestão do progresso. Isso também esclarece quem deve ser consultado ou informado sobre questões específicas relacionadas a essa tarefa.
O orçamento da tarefa é a estimativa de todos os custos associados à realização da tarefa. Isso pode incluir custos de mão de obra, materiais, equipamentos e outros gastos diretos e indiretos.
Dessa forma, ter um orçamento claro para cada tarefa ajuda a gerenciar os recursos financeiros do projeto de forma eficaz, garantindo que o projeto permaneça dentro do orçamento total e facilitando ajustes financeiros quando necessário.
A data de conclusão é o prazo estimado para a finalização de uma tarefa. Ela é definida com base na análise do escopo da tarefa e nos recursos disponíveis.
Estabelecer uma data de conclusão clara para cada tarefa ajuda a manter o projeto no cronograma. Além disso, permite a coordenação eficaz entre diferentes tarefas e atividades, garantindo que as dependências sejam gerenciadas de forma proativa.
O status da tarefa indica o progresso atual da tarefa. Pode variar de “Não iniciado” a “Em progresso”, “Concluído” ou “Atrasado”.
Monitorar o status de cada tarefa permite que os gerentes de projeto identifiquem e resolvam rapidamente quaisquer atrasos ou problemas. Isso também contribui para uma comunicação eficaz dentro da equipe e com os stakeholders, fornecendo atualizações regulares sobre o avanço do projeto.
Graficamente, uma EAP de projeto não é muito diferente de um fluxograma. Veja alguns exemplos de EAP:
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A Estrutura Analítica de Projeto, ou Work Breakdown Structure (WBS), é tipicamente dividida em três níveis principais, cada um com um grau crescente de detalhamento:
Este é o nível mais alto da EAP e representa o projeto como um todo. Geralmente, ele contém o nome ou o título do projeto e é a primeira divisão a partir da qual todos os outros níveis são derivados. Ele fornece uma visão panorâmica do projeto inteiro.
No segundo nível, o projeto é decomposto em componentes maiores, que geralmente são entregas ou fases significativas do projeto. Por exemplo, se o projeto é o desenvolvimento de um novo software, este nível pode incluir grandes blocos de trabalho como ‘Concepção’, ‘Desenvolvimento’, ‘Teste’ e ‘Implementação’.
Este nível é fundamental para o gerenciamento do projeto, pois define as principais áreas de trabalho e ajuda a organizar e estruturar o planejamento, execução e monitoramento do projeto.
Este nível descreve as atividades específicas, tarefas ou pacotes de trabalho necessários para completar cada componente do segundo nível. Por exemplo, sob ‘Desenvolvimento’ no projeto de software, poderia haver atividades como ‘Codificação do Módulo de Login’, ‘Interface de Usuário do Dashboard’ e ‘Integração de Banco de Dados’.
Este nível de detalhe é onde a maioria dos membros da equipe operará, completando tarefas específicas atribuídas a eles.
Nós já falamos aqui no blog sobre o diagrama de Gantt, e compreendo se você agora estiver na dúvida sobre qual a diferença entre essa ferramenta e a EAP de projeto. No entanto, apesar de serem complementares, trata-se de duas coisas diferentes.
A Estrutura Analítica do Projeto é algo que deve ser feito em uma fase anterior do projeto. Para montar um planejamento e calendário, você precisa saber quais são as fases, as tarefas, o que é pré-requisito para o quê, certo?
Pois é exatamente na EAP de projeto que você vai determinar essas informações. A estrutura analítica é o momento em que você pode olhar o projeto como um todo e destrinchá-lo em partes menores e mais fáceis de serem geridas.
Agora que você já entendeu o conceito da EAP de um projeto, deve estar curioso para saber os passos para colocar a mão na massa. Então preste bastante atenção nos próximos pontos, que vamos dar as dicas fundamentais para você criar a sua própria estrutura analítica de um projeto.
A ideia, em gestão de projetos, é partir do cenário mais macro e geral e ir decompondo-o em partes menores e mais manejáveis. Portanto, para chegar a essas pequenas partes, você precisa ter as etapas anteriores esclarecidas.
Por isso, nossa sugestão é que você comece a EAP dando um passo atrás e elaborando, primeiro, o seu Termo de Abertura do Projeto, uma ferramenta de gestão de projetos importantíssima.
Isso porque trata-se de um documento que vai definir as bases, escopo e definir alguns critérios. O termo deve conter informações sobre:
Feito o Termo de Abertura do projeto, está na hora de entrar na Estrutura Analítica propriamente dita. Nós recomendamos a não elaborar esse diagrama de forma linear, ou seja, tentando preencher uma linha embaixo da outra.
Em vez disso, nossa dica é você identificar quais são os marcos importantes do projeto, aqueles que determinam mudanças de fase. Posicione primeiro essas, de maneira que fique bem clara a relação de um marco com o outro.
Depois, ficará mais fácil preencher as lacunas. Ou seja, tomar dois marcos do projeto como referência e enxergar quais são as atividades que vão levar você de um ponto até o outro. Isso vai permitir que você preencha o resto da Estrutura Analítica do Projeto, com as tarefas que deverão ser realizadas.
Você já entendeu que a EAP de um projeto é um diagrama. E, assim como todos os diagramas, é uma ferramenta sintética. Por isso, você vai precisar de um documento de apoio, onde estarão descritas as etapas com mais detalhes.
A esse documento, nós chamamos de dicionário da EAP. Ele terá uma descrição mais completa das ações, com as suas especificações incluindo planos de ação se necessário.
Qualquer plano de trabalho tem maior adesão e maiores chances de ser cumprido se os envolvidos estiverem de acordo. Por isso, o último passo para a elaboração da sua EAP é a aprovação.
Consolide o documento com os stakeholders, pegue eventuais feedbacks que eles tenham a passar, adapte o que for necessário. Essa aprovação serve também como um alinhamento de expectativas, para garantir que todos estão na mesma página.
Depois que você estiver com a EAP de um projeto elaborado e aprovado, o seu planejamento da gestão operacional ainda não terá acabado. O próximo passo será definir os processos de cada etapa do projeto, estabelecer as metas, identificar os indicadores.
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Para isso, você pode contar com a ajuda de um software de gestão de processos, como o STRATWs One. Nosso software transforma o modelo de gestão da empresa ou do projeto em processos, permitindo a você fazer os passos que mencionamos anteriormente, além de gerar relatórios que podem dar origem a insights valiosos. Tudo de forma fácil e eficiente.
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