Um sistema de RH colabora para que os trabalhos operacionais dentro do departamento possam ser realizados com mais agilidade, demandando menos tempo por parte dos profissionais envolvidos no processo.
Dessa forma, as tarefas manuais e repetitivas acabam se tornando mais ágeis, transformando o departamento de Recursos Humanos em um setor mais estratégico para colaborar com a lucratividade da organização.
Atualmente muito se fala sobre o RH Estratégico que tem como finalidade motivar toda equipe, alinhando a cultura organizacional com o objetivo dos colaboradores, procurando tratar o próprio funcionário como um cliente interno da empresa.
É nesse contexto que um sistema de RH pode fazer uma grande diferença, trazendo para os gestores e colaboradores do departamento muito mais agilidade.
Durante o artigo vamos explicar como funciona um sistema de RH e quais os requisitos que ele precisa apresentar para poder garantir mais eficiência para o seu negócio.
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O sistema de Recursos Humanos é uma ferramenta que ajuda a operacionalizar o setor, sendo voltada para automatizar algumas tarefas que até eram feitas manualmente pelo próprio departamento.
Com o avanço tecnológico, chegaram ao mercado novos softwares de gestão de RH, possibilitando inclusive acompanhar em tempo real muitas atividades do departamento. E essa interligação permitiu que a tomada de decisões se tornasse mais estratégica.
Por exemplo, com esse software, é possível definir com mais precisão um time dentro da empresa. Em alguns casos, o sistema de RH permite o monitoramento de tarefas e projetos podendo os colaboradores identificarem as funções de cada membro da equipe, bem como saber como estão se saindo.
O sistema de RH para empresas pode ser encontrado aos montes no mercado, fazendo com que seja necessário que a organização analise bem antes de fazer a aquisição. Só para citar alguns exemplos, existem atualmente no mercado:
Cada um desses sistemas de Recursos Humanos possuem as suas próprias particularidades, sendo que alguns são mais bem avaliados que os outros.
Por isso, conforme dissemos, é essencial analisar diversos fatores, e sobretudo, encontrar aquele sistema que tenha mais usabilidade para o seu negócio.
O Sistema de RH ajuda as empresas a terem mais humanização não só no processo seletivo, como também em seu dia a dia. Afinal, essa é uma forma de acompanhar mais de perto o capital humano da organização.
Até porque, com um bom sistema de RH, a empresa consegue acompanhar as métricas de cada colaborador e departamento, possibilitar feedbacks em tempo real, e mais:
Em virtude disso, o departamento passa a ser muito mais estratégico para a empresa, pois começa a identificar gargalos em cada um dos departamentos.
Nesse caso, o RH consegue vislumbrar quais são as soft skills e hard skills que cada colaborador precisa desenvolver, e encontrar treinamentos que ajudem a desenvolver essas habilidades.
Isso sem contar que essa é uma forma de criar um ambiente corporativo muito mais cooperativo, pois cada um saberá exatamente os seus pontos fortes e pontos fracos por meio de feedbacks constantes, por meio da avaliação 360 graus.
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Um ponto muito importante que é preciso destacar diz respeito ao ganho de produtividade que um sistema de RH pode trazer para a empresa. Pois, algumas tarefas automáticas podem ser substituídas pela automatização.
Como consequência, o colaborador não precisará perder tempo com atividades corriqueiras. Imagine um designer que precisa, além de executar sua tarefa, preencher planilhas diárias sobre sua produtividade.
Por meio de um software, ele perderá bem menos tempo com essa função, e sobrará mais tempo para ele se dedicar a sua atividade fim que é produzir os designs para as embalagens da própria corporação.
Dependendo do volume de processos que uma empresa apresenta, e de sua complexidade, o tempo perdido com preenchimento de dados é ainda maior.
Portanto, quando há a substituição desse trabalho manual por um sistema de RH, a empresa passa a ter um ganho de produtividade ainda mais exponencial.
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Conforme vimos, um bom sistema de RH possibilita que a empresa se torne mais humanizada, e procurar no mercado treinamentos que terão mais razão para os próprios colaboradores.
Além disso, há um ganho exponencial em relação a produtividade da empresa, fazendo com que a maior parte dos funcionários se dedique à atividade fim, evitando perder tempo com operações desnecessárias.
Além desses benefícios, um bom sistema de Recursos Humanos traz outras vantagens, como:
Uma das principais dúvidas que muitos gestores possuem é como a empresa conseguirá reduzir custos implementando um sistema de RH.
A verdade é que um sistema de Recursos Humanos é um excelente aliado quando falamos de redução de custos. Até porque ele pode ser atrelado às estratégias da empresa, como a diminuição das horas extras da equipe.
Vamos considerar que alguns colaboradores costumam fazer o fechamento de ponto manual todo final do mês. Para realizar esse trabalho em poucos dias, é necessário fazer horas extras que precisam ser pagas pela empresa.
Com um sistema de RH que permite o controle de ponto online, o fechamento da folha é feito automaticamente. Ou seja, além de não ser necessário fazer horas extras para fazer o fechamento, a empresa sequer precisa destinar um funcionário para isso.
Nesse caso, o próprio colaborador pode usar o tempo para atividades mais estratégicas da organização, o que permite um ganho ainda maior de eficiência.
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Todo departamento de RH perde um grande tempo com o recrutamento e seleção de candidatos. Afinal, a rotatividade dentro de uma empresa sempre vai existir.
Durante um processo seletivo, a empresa que busca novos talentos tenta encontrar profissionais no mercado que cumpram os requisitos exigidos pela vaga, assim como estejam alinhados com a política cultural da organização.
Ao ter que fazer tudo isso de maneira manual, não é de estranhar que o processo demande um grande tempo para ser desenvolvido. Já com a ajuda de uma plataforma que otimize essa atividade, fica muito mais ágil todo o processo.
Nesse caso, há sistemas que fazem automaticamente a triagem dos currículos, e selecionam apenas os talentos que apresentam as especificações da vaga.
Uma outra característica de um bom sistema é que ele realiza um teste de perfil comportamental do candidato. Isso ajuda a mapear as características, informando para a empresa se ele tem ou não o perfil para a oportunidade.
O cruzamento dessas informações ajudam o RH a escolher o candidato mais indicado para a função, uma vez que ele afunila os talentos até chegar na etapa da entrevista.
Como resultado há uma diminuição tanto no custo da contratação como também no turnover da empresa, visto que os candidatos selecionados estão mais ajustados com a cultura da empresa, e tendem a ficar mais tempo na mesma função.
Por meio de um software de Recursos Humanos, a empresa consegue ter mais centralização das informações, o que garante tomadas de decisões muito mais assertivas.
Pois, com todos os dados reunidos em um só lugar, a chance de obter sucesso fica muito maior, evitando que alguma coisa saia de controle. Um bom exemplo disso é o próprio controle de frequência dos funcionários.
Além disso, às vezes sem se dar conta a empresa passa a ter tantas planilhas que algumas acabam até se chocando. Ou seja, criam um trabalho dobrado que não haveria necessidade.
E diante de inúmeras planilhas, fica mais complicado analisar informações e,até mesmo, criar métricas para avaliar os avanços.
Só para esclarecer, o controle de dados e indicadores dos colaboradores de uma empresa é uma função feita pelo RH que tem o apoio de sistemas que geram relatórios.
Esses dados apresentam uma visão ampla da empresa e, ao serem avaliados, possibilitam que os gestores encontrem falhas nos atuais processos para então serem pensadas melhorias.
No entanto, quem aplica essas melhorias é o próprio gestor de departamento que definirá estratégias para melhorar esses números. Quando há a integração do sistema, isso fica muito mais fácil para todos os envolvidos no processo.
Veja como funciona a mente de um gerente de RH:
Agora chegamos em um ponto muito importante que diz respeito à escolha do sistema de Recursos Humanos. Ele precisa ser feito de acordo com as necessidades da organização, levando em consideração diversos aspectos, como:
Ao levar esses fatores em consideração, a sua empresa já passa a ter uma visão um pouco mais ampla sobre os softwares que estão sendo oferecidos no mercado, para então fazer comparações.
Nem sempre um sistema que é mais indicado para uma empresa, pode ser para outra. Por isso, pesquisar bem antes de adquirir um sistema é tão importante.
Um sistema de recursos humanos colabora para otimizar as tarefas que são desempenhadas pelo próprio departamento. Por isso, a sua função central é maximizar o tempo livre do departamento para deixá-lo mais estratégico.
Portanto, um software de recursos humanos tem diversas subdivisões que se conectam entre si para garantir um melhor desempenho da equipe, sendo as principais:
Vale destacar que esses são apenas alguns exemplos do que um software de RH faz, podendo ele ser mais sofisticado ou até mesmo mais simples, com menos funções.
Você já sabe quais são os pilares da gestão estratégica de pessoas? Veja agora:
Dentre os sistemas de RH mais usados no mercado, podemos citar o Gupy que é muito conhecido, embora muitos profissionais tenham reclamado da maneira como ele tem deixado a desejar durante o processo seletivo.
Até porque, a falta de feedback por muitas empresas têm incomodado os profissionais que, em alguns casos, acabam atribuindo o problema à própria plataforma.
Um outro sistema que também está crescendo bastante e sendo usado por milhares de empresas é o STRATWs One que ajuda o departamento de RH no recrutamento e na própria gestão de talentos dentro da empresa.
O STRATWs One possui um módulo focado na gestão de talentos visando tornar o RH um protagonista que estimula a cultura de feedbacks e o desenvolvimento de equipes de alta performance.
Por meio desse sistema, o departamento de RH passa a ter mais autonomia para atuar de modo mais estratégico com visão mais ampla para a tomada de decisões mais assertivas.
Além disso, todos os processos de RH se tornam mais automatizados, indo do fit cultural à avaliação de desempenho com muito mais facilidade, o que garante um aumento na motivação de todos os colaboradores.
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