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Todo gestor se vê às voltas com esta indagação: como fazer uma reunião produtiva, que realmente funcione e traga resultados?
Afinal, a perda de tempo pode gerar sérios impactos negativos no cumprimento das metas da empresa.
Segundo o pesquisador Steve Rogelberg, as reuniões improdutivas causam um prejuízo corporativo equivalente a U$25 mil ao ano por funcionário. Ou seja, para empresas com mais de 5 mil funcionários, os danos podem chegar à impressionante marca dos U$100 milhões anuais.
Quer saber como evitar perdas financeiras com discussões desorganizadas? Então, confira agora o passo a passo completo para promover uma reunião produtiva e eficiente!
Veja também alguns materiais essenciais e 100% gratuitos preparados pela Siteware para fazer uma reunião produtiva:
Reuniões produtivas são aquelas que alcançam seus objetivos de maneira eficiente. Elas são caracterizadas por uma agenda clara, participação ativa dos membros, e um foco em resultados concretos. Uma reunião produtiva não apenas comunica informações importantes, mas também promove a colaboração, incentiva a tomada de decisões e leva a ações efetivas.
A lógica é que todas as reuniões sejam produtivas na empresa. No entanto sabemos bem que nem todas conquistam esse objetivo.
Alguns dos tipos de reuniões que são comuns dentro das organizações e que estão se tornando cada vez mais estratégicas são:
Reuniões de apresentação de resultados são essenciais para analisar o desempenho da equipe ou da empresa em relação aos objetivos estabelecidos. Essas reuniões geralmente envolvem a análise de métricas e KPIs, proporcionando uma visão clara do que foi alcançado e o que precisa ser melhorado.
Elas são fundamentais para a tomada de decisões baseada em dados e para o planejamento estratégico.
Além disso, as reuniões de apresentação de resultados podem acontecer tanto de maneira horizontal (mostrando os resultados para os pares da empresa) ou também na vertical (o liderado apresentando os resultados para o líder).
Independente do modelo, a lógica é que essa reunião seja produtiva e objetiva, apresentando os indicadores que são mais importantes e o andamento de planos de ação, por exemplo.
As reuniões All Hands envolvem toda a empresa ou departamentos inteiros. Elas são realizadas regularmente para compartilhar atualizações de negócios, celebrar sucessos, e fomentar um senso de comunidade e propósito compartilhado.
Dessa forma, elas se destacam por serem reuniões cruciais para manter todos informados e engajados com a visão e os objetivos da empresa.
Muitas vezes as All Hands até podem ser uma reunião de resultados, mas como ela precisa ser uma reunião produtiva, muitas vezes traz apenas os indicadores mais importantes e apresenta-os de maneira de enxuta para a empresa.
As reuniões one on one são encontros privados entre dois membros da equipe, geralmente entre um gestor e um liderado. O objetivo é fornecer um espaço seguro para feedback, orientação e planejamento de desenvolvimento pessoal.
Essas reuniões permitem uma comunicação aberta e honesta, ajudando a alinhar expectativas, discutir progressos e superar obstáculos.
Assim como as demais, esse modelo de reunião precisa ser produtiva. Como normalmente são conversas de meia até uma hora, os one on ones devem sempre ser planejados com antecedência, permitindo o líder e o liderado saberem a temática antes da conversa em si.
Conhecidas também como stand-ups ou scrum meetings, as dailys são breves reuniões diárias usadas principalmente em equipes ágeis. O objetivo é atualizar todos os membros da equipe sobre o progresso de demandas do time, identificar possíveis impedimentos e sincronizar as atividades do dia. Essas reuniões promovem transparência e garantem que todos estejam alinhados com os objetivos da equipe.
Promover reuniões produtivas não precisa ser uma dor de cabeça: saiba que existem estratégias para garantir a melhor gestão do tempo e potencializar a organização durante as discussões.
O segredo é colocar em prática os 5 Ps das reuniões produtivas:
Agora que você sabe os principais aspectos de uma reunião produtiva, confira as 10 dicas imperdíveis para não perder tempo com discussões desnecessárias!
O primeiro passo para uma reunião produtiva é a presença de um líder organizado, que transmite um tom positivo e produtivo e promove uma interação saudável entre os participantes.
Para tanto, prepare-se para a reunião. Tenha um objetivo claro e muito bem definido. Revise-o pouco antes, bem como os resultados esperados e a agenda.
Você terá que ajudar os membros do grupo a se manterem focados no tema, avançando nas definições. Faça um breve projeto de reunião, estabeleça uma agenda para o encontro e enquadre as pautas nas expectativas.
Não tem como fazer uma reunião produtiva sem a preparação dos participantes.
Envie aos membros do encontro a pauta da reunião, bem como os documentos de apoio necessários.
Com o roteiro dos tópicos a serem abordados, será mais fácil conduzir os participantes a focar no objetivo da reunião.
Lembre-se de escolher os pontos mais relevantes para a discussão, priorizando aqueles que de fato são urgentes e precisam de uma tomada de decisão estratégica.
Durante a reunião produtiva, use os itens da pauta como um fio condutor. Se alguém trouxer outros assuntos, gentilmente, mas com firmeza, conduza o grupo de volta ao foco.
Ainda, faça com que cada item seja detalhadamente avaliado antes de passar para o próximo.
Afinal, consolidar cada ponto da pauta de reunião é uma tática eficaz para assegurar a amplitude das discussões e promover decisões sólidas.
Dica: estabeleça um tempo para avaliar cada tópico da pauta. Assim, você otimiza o tempo da reunião produtiva e evita que questões importantes fiquem de fora das discussões.
Cada equipe de trabalho tem vários tipos de personalidades presentes nas reuniões. Assim, existem colegas de trabalho tranquilos, apressados, que tentam dominar cada assunto para impor-se aos demais, retraídos que só escutam e não falam e outros tipos.
Quer saber como fazer uma reunião produtiva, apesar de tantas diferenças? Facilite a integração de todos, envolva e engaje cada participante na realização dos objetivos da reunião. Sendo assim?
Dessa maneira, você terá um resumo da reunião para cobrar encaminhamentos e os participantes terão mais responsabilidade com os compromissos que assumem.
Falando nisso, nós temos um e-book gratuito sobre técnicas de engajamento:
[E-book] Como engajar sua equipe no crescimento da empresa?
Agir em função do que for produzido na reunião é o objetivo. Para conseguir o comprometimento da equipe, pontue a reunião com itens de ação específica.
Nomeie a ação e defina muito bem o nome da pessoa que se comprometeu a realizar aquele item.
Coloque uma data para a consecução do item e explicite verbalmente o que constitui a conclusão da ação, fazendo uma espécie de acordo com o responsável.
Enquanto a reunião produtiva se desenvolve, provoque a visualização dos cenários na rotina do dia a dia e os desafios que poderiam ser resolvidos.
Trate as barreiras como coisa natural. E sugira soluções: comprometa-se com encaminhamentos que são de sua responsabilidade e deixe o caminho aberto para auxiliar se a equipe precisar.
Por falar em produtividade, já viu o nosso guia sobre o assunto?
É importante sinalizar a data da próxima reunião. Assim, os membros da equipe sabem que, até lá, deverão ter feito alguns avanços e agirão nesse sentido.
Nas conversas de rotina, faça referências à próxima conversa, valorize a participação de cada um individualmente e comente o se achou a última reunião produtiva, de fato.
Aqui, não estamos falando apenas da duração da reunião, mas também da quantidade de participantes.
Convide apenas os setores que você tem certeza que se relacionam com as decisões a serem tomadas. A definição não apenas tornará a reunião produtiva mais assertiva, mas também evitará que ela se arraste e comprometa o cronograma dos demais participantes.
Atenção: o oposto também deve ser evitado! Convidar poucas pessoas e esquecer dos setores envolvidos pode levar a tomadas de decisão falhas, além de causar possíveis transtornos com o plano de ação.
A inclusão de dados, gráficos e o uso de metas em reuniões são práticas fundamentais para aumentar a produtividade e eficácia desses encontros. Esses elementos contribuem significativamente para a tomada de decisões informadas, o alinhamento da equipe e a clareza na comunicação.
Dados precisos e atualizados permitem que as decisões sejam baseadas em fatos concretos, reduzindo a incerteza e o risco de erros. Isso é especialmente crucial em ambientes empresariais, onde decisões mal informadas podem ter consequências significativas.
Gráficos transformam conjuntos de dados complexos em representações visuais fáceis de entender. Isso facilita a identificação de padrões, tendências e correlações que podem não ser evidentes em formatos de dados brutos.
Por fim, metas claras fornecem um senso de direção e propósito para a reunião produtiva. Elas ajudam a manter a discussão focada nos resultados desejados, evitando desvios e perda de tempo.
Nada melhor do que usar a tecnologia a nosso favor! Para tanto, vale a pena contar com um software específico para gerenciar uma reunião produtiva que permite lembretes automáticos, facilita a gestão da pauta e até mesmo possibilita o compartilhamento de documentos.
Com o intuito de ajudar os gestores, tais ferramentas foram criadas para tornar o expediente de trabalho mais produtivo e organizado.
Esse é o caso do módulo Gestão de Reuniões do software STRATWs One, o seu aliado número 1 para uma reunião produtiva e mais estratégicas.
Ele te ajudará a sanar todas as dúvidas quanto ao produto, além de apresentar as vantagens de utilizar essa ferramenta para planejar, conduzir e documentar as reuniões!
Um dos principais benefícios do módulo de Gestão de Reuniões é o acesso imediato aos assuntos da pauta por todos os participantes da reunião. Esse software de reuniões será seu aliado na hora de planejar e organizar reuniões e tarefas.
Nele, você poderá visualizar, listar e delegar tarefas, além de acompanhar a execução das mesmas e entender quais ações demandam mais tempo e atenção.
Assim, torna-se fácil compreender as dificuldades enfrentadas pela sua equipe ou por um determinado profissional.
Quer saber mais vantagens do Gestão de Reuniões? Confira dicas de produtividade no trabalho usando o gerenciador.
Leia também: Saiba como evitar reuniões longas com 3 dicas incríveis
Vale ressaltar que o Gestão de Reuniões é um módulo do software de performance corporativa STRATWs One, desenvolvido pela Siteware.
Além da funcionalidade do gerenciamento de reuniões, o STRATWs One inclui inúmeras funcionalidades que tornam sua rotina corporativa mais focada.
Desenvolvido pela Siteware, o STRATWs One é o software de gestão estratégica que permite o uso integrado de módulos e funcionalidades focados na gestão de talentos, bem como no desempenho corporativo e individual.
O STRATWs One já conquistou mais de mil empresas e faz parte da rotina de 1860 mil usuários. Empresas como Vale, Renner e Magazine Luiza já verificaram os benefícios que a ferramenta traz!
Conheça mais algumas de suas vantagens:
A ferramenta transforma em processos a metodologia de gestão da empresa, automatizando e criando uma maneira padrão de realizar as tarefas mais repetitivas.
O resultado é um ganho de tempo pelos gestores e colaboradores, que podem se dedicar a tarefas mais estratégicas e criativas.
Um sistema de comunicação interna é uma excelente opção para se ter relatórios personalizados que possam ser conectados diretamente com as fontes de informações para reuniões mais produtivas.
Por meio de um bom sistema de gestão empresarial, você pode monitorar e centralizar os indicadores estratégicos, táticos e operacionais de modo a ter mais base para a tomada de decisões.
E o Stratws One é um excelente software de performance corporativa que ajuda a aumentar a sua produtividade fornecendo informações ricas para o planejamento estratégico e operacional.
Agora que você sabe o STRATWs One é o segredo para uma reunião produtiva, solicite uma demonstração gratuita e revolucione a gestão da sua empresa!
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