O relatório 3G emerge é ferramenta poderosa para lideranças que buscam não apenas acompanhar, mas também impulsionar as ações estratégicas dentro de suas empresas. Inspirado nos princípios japoneses de gestão de qualidade e eficiência, o relatório 3G é uma metodologia que transcende a simples documentação de problemas e soluções, transformando-se em um catalisador para a melhoria contínua.
A essência do relatório Três Gerações (3G) reside em sua abordagem tripartida: Gemba, Gembutsu e Genjitsu. Esses pilares incentivam os líderes a analisarem camadas mais profundas de suas operações, examinando de perto onde o trabalho é realizado, o produto ou serviço em questão e os dados fáticos que circundam o cenário atual.
Ao adotar essa metodologia, as lideranças ganham uma perspectiva autêntica e detalhada dos desafios enfrentados, capacitando-as a tomar decisões baseadas em insights concretos e orientados pela realidade do chão de fábrica.
Neste artigo, te apresento tudo sobre o relatório 3G, desvendando como essa ferramenta pode ser utilizada para não apenas relatar, mas também resolver problemas de maneira estratégica e eficaz.
Continue a leitura e confira!
O relatório 3G é uma ferramenta valiosa para garantir que as ações não apenas sejam planejadas e executadas, mas que também sejam eficientes e conduzam aos resultados desejados. Ele é fundamental para a estratégia de negócios.
O relatório é baseado em três palavras japonesas que começam com a letra G: genbutsu, genba e genjitsu. Confira mais sobre cada uma delas:
Refere-se ao problema real. É a prática de observar o problema diretamente, no local onde ele ocorre, para entender completamente a situação.
Em um exemplo dessa etapa, a empresa notou uma queda significativa na satisfação do cliente no produto, com base nas avaliações recentes na loja de aplicativos. Os usuários estão relatando que o aplicativo está lento e apresenta falhas frequentes após a última atualização.
Significa o local real, o local onde o trabalho é feito ou onde o problema ocorre, ou seja, a origem.
Continuando o exemplo anterior, a equipe de desenvolvimento então realiza uma sessão de revisão de código e testes de desempenho no ambiente de desenvolvimento para replicar e entender os problemas que os usuários estão enfrentando.
Eles observam o comportamento do aplicativo em diferentes dispositivos e versões do sistema operacional para identificar padrões comuns que levam a uma experiência de usuário insatisfatória.
Refere-se à condição real, analisando a situação atual e os dados fáticos.
No exemplo, então nesta etapa, após a investigação, a equipe descobre que o novo recurso de sincronização em tempo real está consumindo muitos recursos do dispositivo, causando lentidão e falhas. Além disso, verifica-se que o problema é mais frequente em dispositivos com hardware mais antigo ou com menos memória disponível.
O relatório 3G é estruturado em torno dos conceitos de Genbutsu, Genba e Genjitsu, que orientam os líderes a investigar o problema real, no local real, sob as condições reais. Confira a seguir, um passo passo para promover a melhoria contínua na sua empresa:
Começa com a identificação do problema real. Isso significa ir além dos sintomas e entender a raiz do problema. A equipe deve coletar dados e informações diretamente da fonte, seja um processo, um produto ou um serviço que não está atendendo às expectativas.
Nesse cenário, vai ser importante identificar a causa raiz do problema para que as ações posteriores sejam voltadas para solucionar ela, e não um sintoma. Algumas outras metodologias que podem ser usadas para implementar esta etapa são o Diagrama de Ishikawa e o 5 Porquês.
O próximo passo é visitar o local onde o problema ocorre, o que pode ser uma linha de produção, um escritório onde um processo de negócios é executado, ou qualquer outro “local real” relevante. A ideia é observar o problema em seu ambiente natural para obter uma compreensão mais profunda.
Esta etapa envolve a análise das condições reais em que o problema ocorre. Isso inclui a coleta e o exame de dados quantificáveis e verificáveis para entender o escopo e o impacto do problema.
Com base nas informações coletadas, um relatório é elaborado detalhando o que foi planejado inicialmente, o que foi executado, o que foi alcançado, os problemas identificados e as ações corretivas propostas.
O relatório é então revisado pela equipe de liderança ou gestão, que discute as descobertas e determina as ações corretivas a serem tomadas. Este é um processo iterativo que pode levar a mais investigações ou ajustes no plano de ação.
As ações corretivas são implementadas e o progresso é monitorado para garantir que os problemas sejam resolvidos e que as soluções sejam eficazes. O relatório 3G pode ser usado como um documento vivo, atualizado regularmente para refletir o progresso e as mudanças nas condições.
Ler e interpretar os dados de um relatório 3G é um exercício de compreensão profunda que começa com a revisão dos objetivos iniciais e do planejamento. Você precisa analisar os detalhes do que foi planejado para entender o contexto e as expectativas.
Em seguida, a atenção se volta para as ações que foram realmente executadas, comparando-as com o plano original. Aqui, é crucial identificar desvios e entender as razões por trás deles, o que pode revelar insights sobre eficiência, recursos e possíveis obstáculos internos ou externos.
A interpretação dos resultados alcançados é o próximo passo crítico. Isso envolve olhar além dos números para apreciar o que eles representam em termos de progresso em direção aos objetivos.
É uma questão de medir o sucesso das ações e entender como elas se traduzem em resultados tangíveis. Os dados quantitativos fornecem uma medida objetiva do desempenho, mas os dados qualitativos podem oferecer nuances que os números sozinhos não podem.
Os problemas e desafios identificados no relatório exigem uma análise cuidadosa. É aqui que você deve tentar desvendar as causas subjacentes dos problemas, que muitas vezes podem ser mais complexas do que parecem à primeira vista.
A análise dos problemas vai além da superfície, explorando as condições operacionais, as respostas dos clientes e as percepções dos funcionários.
As ações corretivas propostas são então avaliadas em sua adequação e eficácia. É essencial que essas ações não sejam apenas reativas, mas que também estejam alinhadas com a visão e estratégia de longo prazo da empresa.
O relatório 3G e ciclo PDCA, são cíclicos e preveem uma revisão contínua dos processos e resultados, garantindo que as ações levem a melhorias e resolução de problemas de forma eficaz.
Além disso, o relatório 3G pode ser visto como uma manifestação prática do ciclo PDCA, aplicado de forma que as lideranças possam acompanhar e gerenciar as ações e resultados dentro da empresa de maneira estruturada e alinhada com os princípios de melhoria contínua.
No ciclo PDCA, a fase de “Planejamento” (Plan) envolve a definição de objetivos e a elaboração de planos de ação, o que se assemelha ao genbutsu do relatório 3G, onde o problema real é identificado.
A fase “Execução” (Do) do PDCA corresponde ao gemba, onde as ações são realizadas no local real. A fase “Verificação” (Check) do PDCA é onde se avaliam os resultados das ações, o que se relaciona com o genjitsu, analisando a condição real e os dados fáticos.
Por fim, a fase “Ação” (Act) do PDCA, onde são implementadas ações corretivas para melhorar os processos, é refletida na etapa final do relatório 3G, onde as ações corretivas são definidas.
Para ter mais eficiência é essencial contar com uma boa ferramenta de gestão, pois, um sistema de planejamento estratégico ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.
Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.
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Com ele é possível acompanhar facilmente diversos indicadores do seu negócio. Assim, você descobre oportunidades de melhoria, usa o Ciclo PDCA e, em seguida, cria os planos de ação.
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