Sua empresa tem um projeto em andamento e não sabe exatamente como está indo? Se tem sido efetivo ou não? Que tal utilizar indicadores de avaliação de projetos para analisar o trabalho?
Gerenciar projetos exige muito mais do que simplesmente intuição. Muito mais!
Além de uma gestão de conhecimento, para garantir a efetividade de um projeto são necessárias metodologias e avaliações constantes sobre custos, prazos, investimentos e outros KPIs possíveis.
Os indicadores servem para que você possa acompanhar e monitorar projetos, assim tomando decisões mais assertivas em relação aos progressos.
Talvez seja necessário modificar o rumo de um projeto em curso, ou observar tendências para projetos futuros. Mas isso você só saberá se utilizar os indicadores certos.
Conheça 6 exemplos de indicadores de avaliação de projetos e veja como eles podem impulsionar os negócios.
Saiba mais: 3 exemplos de indicadores de eficiência e eficácia para otimizar o uso dos seus recursos
Primeiramente, é importante conhecer o indicador de valor agregado (VA). Este é o mais simples de entender, e sozinho pode não dizer muita coisa, mas junto com indicadores de prazo e custos, pode ser uma base importante.
O valor agregado diz quanto de determinado objetivo foi realizado até o momento da avaliação.
Conforme exemplificou o Project Builder, caso uma empreiteira realize um contrato para entregar 100 quilômetros de estrada, mas só tenha entregue 30 quilômetros, o VA informa que aquela entrega, até o momento, corresponde a 30% do total.
Ciente disso? Agora vamos aos outros indicadores de avaliação de projetos mais importantes!
Qual é o andamento do projeto em relação aos prazos definidos? O índice de desempenho de prazo (IDP) serve para medir exatamente isso, para garantir o cumprimento de prazos de um projeto.
O cálculo seria o valor agregado das entregas sobre o valor planejado:
· VA / VP
Caso o resultado seja igual a 1, significa que o projeto está indo bem. Resultados superiores podem indicar até mesmo adiantamentos, enquanto menores que 1 destacariam atrasos.
Seguindo o exemplo anterior, se os 100 quilômetros deveriam ser entregues em um ano, mas em 6 meses o VA foi de 15%. Neste caso, o índice mostra uma gravíssima falha no prazo, o que exige uma nova tomada de decisão para adaptar a entrega conforme o previsto.
O índice de desempenho de custo (IDC) de um projeto se refere ao seu orçamento previsto e disponível. Também referenciado como CPI (Cost Performance Index), ele serve para mensurar o retorno para todos os valores investidos e para evitar gastos que não acrescentem em nada no avanço do projeto.
Você deve sempre estar atento a ele, uma vez que gastar mais do que o orçado pode prejudicar, e muito, as finanças da empresa.
O cálculo seria o VA, ainda das entregas, dividido pelo custo planejado:
· VA / custo planejado
Aqui entra a mesma observação do que no índice anterior. Resultado igual a 1, positivo. Maior = economia. Menor = o orçamento pode estar comprometido e até mesmo sendo estourado.
O ROI é aquele entre os indicadores de avaliação de projetos que avalia o retorno de um investimento feito. Geralmente, o resultado buscado é o aumento na rentabilidade, mas pode ter outros propósitos, como reconhecimento de marca, satisfação do cliente, entre outros.
O cálculo do ROI é:
· (Ganhos obtidos – valor investido) / valor investido
Resultados iguais ou maiores do que 1 significam uma relação favorável entre investimento e retorno. Inferior, o esforço pode não ter sido eficiente o suficiente.
Ainda não entendeu o que é ROI? Então, confira este vídeo do SEBRAE:
O desvio de esforço mostra a diferença entre os esforços previstos dedicados a um projeto e aqueles reais. Com isso, o gestor pode analisar quanto a equipe trabalhou de acordo com o planejamento e se houve problemas relacionados à produtividade.
Para isso, você deve calcular um valor X de horas para a sua equipe se dedicar ao projeto. Caso a carga horária tenha sido utilizada muito antes das metas serem cumpridas, quer dizer que o projeto talvez precise de algum ajuste de recursos ou de tempo para ser otimizado.
Os desvios de esforço, quando são detectados em grande quantidade, podem indicar que as estimativas iniciais têm sido equivocadas.
Os excessos em consumo de recursos, sejam humanos ou financeiros, podem reduzir a margem de lucro da empresa, e por isso deve-se ter atenção em relação a esse e os últimos indicadores de avaliação de projetos.
Os índices de satisfação do cliente são essenciais para que a empresa possa medir os sucessos de seus projetos. Afinal, de nada adianta entregá-los dentro do prazo e orçamento estipulados, mas sem eficiência ou utilidade que atendam aos clientes e às suas expectativas.
Os formulários podem trazer resultados satisfatórios, com perguntas que calculem a satisfação em valores, como de 0 a 10. Quanto mais perto de alcançar os 100%, melhor para o indicador de satisfação. Ferramentas on-line podem ajudar na criação dessas pesquisas, como o TypeForm,SurveyMonkey ou MindMiners.
Você sabe como calcular a produtividade de seus projetos? Então, confira este vídeo do nosso canal no YouTube:
Além de auxiliarem nos projetos que estão em andamento, a grande vantagem é que também são úteis para projetos futuros.
Adaptações podem ser feitas de acordo com as percepções apontadas pelos indicadores de avaliação de projetos.
Assim, a garantia será sempre de uma gestão eficiente, projetos bem elaborados e resultados positivos para a empresa!
Leia também: Indicadores de desempenho de controladoria: 4 principais para encontrar os resultados [reais] da sua empresa
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Daniella DoyleJornalista e Publicitária de formação, está no mercado há mais de 15 anos com foco em gerar resultados para empresas B2B por meio de estratégias online e offline. Adora uma nova tendência e trabalhar com métricas e metas. É gerente de marketing na Siteware e, quando sobra um tempinho, aproveita para tricotar e pintar!
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