Como fazer a implantação de um sistema de qualidade nas organizações?

(Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre implantação de um sistema de qualidade! Deixe nos comentários o que achou.)

Independentemente do porte ou do setor em que atua, um fator é fundamental em todo negócio: a qualidade.

Esse quesito é essencial para atender às necessidades e expectativas de seus clientes. Muitas vezes, esse é o grande fator que determina todo processo de tomada de decisão do consumidor na hora da compra de um produto ou serviço.

A implantação de um sistema de qualidade é um verdadeiro ponto de virada nos negócios. Mas, como colocar esse plano em prática? Descubra agora mesmo:

Aposte na gestão de qualidade

Qualidade pode até soar como algo muito relativo. Afinal, muitos são os fatores capazes de influenciar na hora de definir se algum produto ou serviço é de qualidade: a cultura, os tipos de produtos, as expectativas dos consumidores, o que a concorrência oferece, etc.

Mas, mesmo com vários fatores envolvidos e muitas definições utilizadas, podemos entender o conceito de qualidade da seguinte forma:

O que é qualidade?

Qualidade é o nível de satisfação percebida pelo cliente (interno ou externo) sobre determinados requisitos, a partir de um conjunto de características intrínsecas de um produto (ou serviço).

Ou seja, se os produtos oferecidos estão atendendo a determinadas expectativas criadas. Por ser tão determinante na decisão de compra dos clientes, esse fator precisa ser alvo de atenção em todas as empresas.

É para isso que existe o Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ).

O que é um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ)?

Sistema de Gestão de Qualidade é o conjunto de elementos conectados na organização de uma empresa, que têm como função atender às políticas e objetivos de qualidade estipulados. Basicamente, é a maneira com se deve gerenciar o andamento de sua empresa em conformidade com o nível de qualidade desejado.

Alguns benefícios da implantação de um sistema de qualidade em uma organização podem ser:

• Tornar a  empresa mais organizada;
• Padronizar e garantir maior eficiência de processos;
• Reduzir custos operacionais;
• Proporcionar maior satisfação de clientes.

Como implantar um sistema de qualidade nas organizações empresariais?

Para colocar em prática a implantação de um sistema de qualidade, algumas mudanças importantes deverão ser feitas em sua empresa.

Para isso, algumas etapas devem ser seguidas:

1- Engajamento

Não há como implantar um sistema de qualidade nas organizações empresariais de maneira eficiente sem que toda a sua equipe esteja engajada.

Afinal, todos os profissionais de uma organização – independente do setor em que atuam – são responsáveis (de maneira direta ou indireta) pela qualidade, tanto dos produtos confeccionados, quanto dos vários processos da empresa.

Por isso, exercitar esse sentimento de responsabilidade de todos os colaboradores é essencial. Todos precisam ter como objetivo conjunto a busca pela melhoria contínua em sua empresa.

Estabeleça uma cultura da qualidade sólida e certifique-se que todas as equipes a conheçam e compreendam.

Além disso, opte por fornecer treinamentos frequentes e manter uma boa comunicação interna.

2- Escolha de produtos e serviços

Aplicar um SGQ em uma empresa que possui um mix de produtos muito extenso pode não ser muito viável.

Afinal, decidir pela implantação de um sistema de qualidade a todo seu portfólio poderá se tornar uma tarefa complexa.

Por isso, uma etapa essencial que você precisa levar em consideração é a de estudar profundamente seus negócios e avaliar quais produtos são mais relevantes para sua empresa.

Defina, por exemplo, aqueles que são os mais vendidos ou geram faturamento mais elevado. Use a regra de Pareto para isso. Assim, você pode implantar um SGQ apenas nesses produtos e serviços que possuem maior impacto em seus negócios.

E, somente depois, se viável, expandir aos demais itens do seu portfólio.

3- Defina indicadores

Para saber gerenciar a qualidade de produtos e processos em uma empresa é imprescindível saber como monitorá-los.

Como você saberá se tudo está acontecendo em conformidade com os padrões e expectativas estabelecidos?

Por isso, defina quais indicadores de desempenho serão utilizados para tornar possível esse acompanhamento.

Por exemplo: para produtos, você pode considerar os defeitos, acabamento, embalagem, análise de matéria-prima, etc.

Já, para processos, pode utilizar a produção, a rapidez, a segurança, o transporte, o envio de mercadorias, dentre outros.

Mas, cuidado: não exagere no número ou na complexidade dos indicadores. Eles devem conversar com as demandas de seus clientes e com os critérios de qualidade estabelecidos na etapa anterior.

4- Métodos de coleta de informações

Definidos os indicadores na etapa anterior, agora você precisa estabelecer como irá coletar as  informações geradas por eles.

A coleta será feita com que frequência? Será automatizada ou manual? Para essa decisão, tente considerar:

• o tamanho da produção;
• quão detalhadas deverão ser as informações desejadas;
• quantos funcionários detêm a expertise e serão responsáveis pelos processos de controle de qualidade;
• quanto capital você poderá dedicar para essa finalidade. Tenha em mente que coletar informações com mais frequência poderá trazer dados mais sólidos, mas custam mais.

5- Acompanhamento de indicadores

Com os indicadores e métodos de coleta de informações decididos, estabeleça a frequência do acompanhamento, além dos colaboradores responsáveis por essa atividade.

Defina também como irão agir caso os dados registrados apontem algum desvio do padrão de qualidade desejado.

6- Busca pela melhoria contínua

Agora, chegou a etapa de colocar em prática as informações coletadas através da implantação de um sistema de qualidade.

Leve em conta as sugestões de seu gestor de qualidade, bem como de clientes e outros funcionários. O objetivo deve ser expandir o SGQ a cada vez mais produtos ou processos, tudo visando ao aumento da qualidade em sua empresa.

Uma técnica que pode auxiliar muito seus negócios a incrementar a sua qualidade é o Ciclo PDCA. Muito utilizada, essa metodologia torna a busca pela melhoria contínua um verdadeiro ciclo virtuoso dentro de uma empresa.

A Certificação da ISO e implantação de um sistema de qualidade

Falar sobre como implantar um sistema de qualidade nas organizações empresariais sem citar as certificações da ISO (International Standardization Organization) é praticamente impossível.

Afinal, é essa a organização referência mundial quando o quesito é certificação de qualidade.

A certificação ISO 9001 é considerada a principal, já que consegue englobar os processos mais variados de diferentes tipos de empresas.

Mas, claro, existem outras, como a ISO 16001, associada à responsabilidade social, ou a ISO 14001, ligada ao meio ambiente.

Qual a importância de uma certificação ISO?

Todas as empresas que atenderam às exigências da ISO e conseguiram uma certificação têm em mãos uma importante vantagem.

Tanto parceiros quanto seu público terão conhecimento de que seus negócios têm um diferencial, um compromisso com a qualidade de seus produtos e processos.

Além disso, por ser referência mundial, ao possuir uma certificação da ISO, sua empresa poderá atuar em outros países com sua qualidade sendo reconhecida internacionalmente.

Mas, é claro, que essas vantagens demandam que as empresas se adequem a certos critérios e, posteriormente, a auditorias frequentes – tudo para garantir o compromisso da atuação da empresa com a qualidade.

E, um dos principais critérios desse tipo de certificação é o de que a organização possua foco no cliente, ou seja, a empresa precisa oferecer produtos ou serviços que atendam aos desejos de seu público.

Outras das exigências envolvidas estão ligadas a campos como:

• liderança,
• envolvimento das pessoas,
• abordagem por processos,
• abordagem sistêmica,
• melhoria contínua,
• relacionamento com fornecedores
• e decisões baseadas em fatos.

Uma certificação ISO de qualidade, porém, não tem duração infinita. Por ter validade, será necessário que a empresa continue apostando em sua melhoria contínua para garantir a manutenção desse selo.

Não se esqueça que ter como objetivo a busca constante por qualidade também é uma decisão essencial para conseguir agradar a seus clientes e para se impor de maneira mais competitiva no mercado.

A Siteware desenvolveu o software STRATWs ONE, uma ferramenta completa e fácil de usar que tem o objetivo de potencializar a performance, detectar oportunidades de melhorias, auxiliar na gestão de reuniões e do portfólio de projetos. Veja como a Unimed-BH conquistou certificações e acreditações importantes para a área da saúde utilizando a nossa plataforma:

Revolucione a gestão da sua empresa com o STRATWs ONE

Baixe este infográfico gratuito e conheça alguns segredos para garantir a qualidade na gestão de projetos: 10 boas práticas para gerenciamento de projetos