Planejamento de recursos: os 5 passos para garantir o melhor resultado para sua empresa

​Como líder de projetos, você já deve ter enfrentado situações em que, apesar de todos os esforços, as iniciativas não avançaram conforme o planejado. Prazos são perdidos, orçamentos estouram e a equipe se vê sobrecarregada. Não sei se é surpresa para você, mas, muitas vezes, a raiz desses problemas está na falta de um planejamento de recursos eficaz.​

Segundo uma pesquisa recente que eu li da Flowlu, dados revelam que 44% dos projetos falham devido à falta de alinhamento entre os objetivos do negócio . Além disso, segundo a Artia, 78% dos projetos ultrapassam o orçamento ou sofrem atrasos nos prazos.

Essas estatísticas evidenciam a importância de um planejamento de recursos bem estruturado para o sucesso dos projetos.

Sem as ferramentas adequadas para visualizar cronogramas e alocar recursos, é fácil perder o controle das ações e, consequentemente, do projeto como um todo. A falta de visibilidade e controle pode levar a entregas fora do esperado, comprometendo a qualidade e a satisfação das partes interessadas.​

Neste artigo, meu objetivo é te ajudar a construir um planejamento de recursos para que você possa fugir da estatística e garantir que os projetos saiam como o esperado aí na sua empresa. Continue a leitura para saber mais!

O que é um planejamento de recursos?

O planejamento de recursos é o processo de identificar, organizar e alocar todos os recursos necessários para a execução de um projeto: pessoas, tempo, dinheiro, materiais e tecnologias. Parece básico, mas é justamente nesse ponto que muitos projetos começam a desandar.

Às vezes a equipe é excelente, o escopo está definido, mas os recursos foram mal dimensionados — e aí, mesmo com tudo aparentemente “no papel”, o projeto emperra.

Quando falo com outros líderes de projetos, percebo um ponto comum: todos sabem da importância do planejamento de recursos, mas poucos têm acesso às ferramentas certas para executá-lo com clareza. Ou, pior ainda, subestimam a complexidade dessa etapa e deixam brechas que só aparecem quando o prazo está estourado ou o orçamento comprometido.

5 passos simples para o planejamento de recursos em projetos

Planejar significa se antecipar à futuras necessidades de seu projeto e providenciar os recursos necessários para que sejam atendidas n hora e no local em que você precisar.

Sim, é uma grande responsabilidade! Mas seguindo estas dicas criteriosamente, tudo vai da certo. Confira!

1- Identifique os papeis e os níveis de habilidades que precisam ser envolvidos no projeto

Quando começo a estruturar o planejamento de recursos de um projeto, essa é sempre a primeira pergunta que me faço: quais habilidades realmente são necessárias para fazer esse projeto acontecer do jeito certo?

E não estou falando apenas de cargos ou funções genéricas, como “analista” ou “desenvolvedor”. Estou falando de papéis específicos, conectados diretamente às entregas do projeto. Às vezes você não precisa só de um designer — precisa de alguém com experiência em design de produto digital, por exemplo. E isso muda tudo na alocação.

Cada entrega do cronograma exige perfis diferentes — tanto em termos técnicos quanto comportamentais — e entender isso logo no início evita um dos erros mais comuns em gestão de projetos: colocar a pessoa certa no desafio errado.

Além disso, identificar os níveis de senioridade ideais também é uma etapa crítica. Projetos estratégicos, com alta complexidade ou visibilidade dentro da empresa, muitas vezes exigem líderes mais experientes em determinadas frentes. Já projetos operacionais podem ser uma ótima oportunidade de desenvolvimento para profissionais em crescimento. O ponto é: não dá pra definir alocação sem clareza de escopo e expectativa de entrega.

Esse cuidado inicial, embora pareça “simples”, é uma das bases mais robustas de um planejamento de recursos eficiente. Quando você entende exatamente quem precisa estar na mesa, metade do risco de desalinhamento entre equipe e entregas já foi evitado.

Veja mais: Conheça os 4 segredos de como ter sucesso em gestão de projetos

2- Determine a porcentagem ou o FTE (full-time equivalent) necessária para cada função

Depois de entender quem precisa estar no projeto, o segundo passo do planejamento de recursos é responder quanto cada pessoa ou função precisa estar envolvida. E aqui não tem espaço para achismos — estamos falando de algo que impacta diretamente prazos, orçamentos e até o engajamento da equipe.

É nesse momento que você define a porcentagem de dedicação ou o famoso FTE (full-time equivalent) para cada recurso. Em outras palavras, você precisa saber se aquele analista de dados vai estar 100% dedicado ao projeto ou se ele só conseguirá contribuir 25% do tempo. Parece detalhe, mas não é. Errar esse cálculo é receita pronta para sobrecarga ou atrasos — e, na prática, a maioria dos projetos escorrega justamente aqui.

O mais comum é que projetos concorram pelos mesmos talentos dentro da empresa. E se você lidera iniciativas estratégicas, sabe bem como é difícil negociar a agenda dos melhores profissionais. Por isso, o planejamento de recursos precisa considerar o cenário real da organização, não uma utopia. A mágica acontece quando conseguimos encaixar o projeto dentro da malha de entregas já existentes, de forma equilibrada e transparente.

Eu gosto de trabalhar com FTEs porque eles facilitam a visualização da carga de trabalho de forma padronizada. Um FTE de 1.0 representa uma dedicação integral; 0.5 significa metade do tempo, e por aí vai. Essa abordagem ajuda muito na hora de negociar com as lideranças de outras áreas e alinhar expectativas com o time.to.

Veja também: Dicas para gestão de projetos: o que fazer para alcançar melhores resultados?

3- Alinhe os colaboradores com os papeis, considerando suas capacidades e sua disponibilidade

Depois de conhecer os papeis e a porcentagem dessas funções necessárias para o planejamento de recursos, você pode começar a identificar as pessoas certas para preencher cada uma delas.

Dê uma atenção especial ao identificar se elas podem ter uma habilidade menor ou se será necessário alguém que tenha muitos anos de experiência.

Isto é: avalie quais os conhecimentos, as habilidade e as atitudes e qual o grau de aprofundamento em cada um desses quesitos que o profissional a ser escolhido realmente precisa ter para ocupar a função. Ou seja, faça o planejamento de recursos da empresa para o seu projeto.

No entanto, uma atitude corajosa pode ser necessária. Determine esse tipo de detalhe para poder contar com o pessoal certo, capaz de desempenhar suas funções adequadamente.

Mas, por outro lado, não desperdice recursos selecionando pessoas cheias de conhecimentos, habilidades e atitudes desnecessárias ao projeto. Porque isso só acabarão encarecendo o custo da mão de obra utilizada.

É preciso fazer esse balanço para otimizar os recursos humanos de seu projeto.

Confira em nosso blog: 7 passos de como montar um cronograma de projeto de sucesso

4- Apresente o plano de recursos aos stakeholders

Levar o seu plano de recursos necessários para um projeto para os responsáveis e os afetados pelo projeto te dará a autoridade necessária para começar a trabalhar no seu cronograma consolidando sua liderança na gestão do projeto.

Sem isso, não há como fazer o planejamento de recursos de um projeto com segurança.

Portanto, concluir este passo é crucial, já que você vai precisar dos recursos para desenvolver o projeto.

Além disso, você ganhará apoio como líder da equipe, algo que todo gerente de projeto quer e precisa para garantir que futuras iniciativas tenham a mesma chance de serem concluídas com sucesso.

Dessa forma, você já inicia seu projeto empoderado. E isso tanto diante de sua equipe, como diante daqueles para os quais você terá que prestar contas sobre o andamento e sobre o sucesso do projeto, quando ele terminar.

DICA: Metodologia Lean aplicada à gestão de projetos

Você sabe como criar um plano de ação? Então, este vídeo de nosso canal no YouTube pode ser bastante útil para você:

5- Comece a trabalhar no primeiro rascunho do cronograma do projeto

Agora que você já tem garantidos recursos dedicados, você pode começar a construir a estrutura da divisão do trabalho ou seu agendamento no cronograma do projeto.

É interessante fazer uma lista da assistência dos seus recursos dedicados. Além disso, conseguir uma aprovação formal na Estrutura Analítica de Projetos (EAP) vai garantir que você possa efetivamente executar o projeto do jeito como ele foi planejado.

Seguindo estes 5 simples passos descritos acima para planejamento de recursos em projetos, você pode começar a fazer uma pequena lista de projetos a serem executados. Comece com os que têm mais sentido para priorizar primeiro. Isto é: aqueles que trarão resultados mais efetivos para que a empresa atinja seus objetivos estratégicos.

Novamente, olhe para os gerentes de projeto para estimar um cronograma de alto nível de suas atividades e forneça os recursos suficientes para trabalharem com a qualidade exigida.

Indo mais além

Fazer um planejamento de recursos exige uma visão sistêmica, cruzamento de informações entre diferentes áreas e, principalmente, um acompanhamento constante de tudo o que foi planejado — e do que muda no meio do caminho (porque sempre muda).

E é justamente aí que entra a necessidade de ir além da gestão manual.

Se tem uma dor que escuto com frequência de outros líderes de projetos, é a dificuldade de ter visibilidade em tempo real sobre a disponibilidade dos recursos e o andamento das iniciativas. Muitas vezes, os dados até existem — mas estão espalhados em e-mails, planilhas, agendas pessoais, documentos soltos… E isso consome um tempo precioso (sem falar no risco de decisões baseadas em informações desatualizadas).

Outro ponto crítico é a falta de integração entre áreas. Projetos, por definição, dependem de múltiplos times. E quando cada um tem sua própria forma de gerenciar recursos, o caos se instala: prazos conflitantes, retrabalho, desalinhamento de expectativas e uma frustração que vai se acumulando tanto na equipe quanto na liderança.

É por isso que contar com um software especializado em planejamento de recursos pode ser um divisor de águas. Não estou falando de “automatizar por automatizar”, mas de ganhar inteligência e fluidez na gestão. Softwares robustos são capazes de centralizar informações, prever gargalos antes que eles aconteçam, gerar relatórios estratégicos e apoiar você na tomada de decisões — tudo com mais agilidade, segurança e clareza.

Próximos passos

O STRATWs One é uma plataforma desenvolvida justamente para apoiar a execução da estratégia nas empresas, e o módulo de Portfólio de Projetos é uma das ferramentas mais robustas quando o assunto é planejamento de recursos, priorização e governança.

Com ele, você tem visibilidade total do conjunto de projetos em andamento, em uma interface simples, mas poderosa. Dá pra ver status, cronogramas, recursos envolvidos, orçamentos e até a relação entre projetos e objetivos estratégicos — tudo em tempo real, com dados confiáveis.

O módulo também apoia diretamente os comitês de governança e as reuniões de acompanhamento, porque centraliza dados atualizados e facilita a tomada de decisão. E o melhor: tudo isso sem depender de planilhas soltas ou ferramentas paralelas que não se conversam.