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A gestão de projetos e processos é uma das partes fundamentais para que as empresas alcancem o sucesso em suas atividades.
Os processos e projetos são ações que constroem a rotina e o funcionamento da organização. Eles dão sustentação ao trabalho e o propósito da equipe, independentemente do ramo ou do porte da empresa.
Você sabe a diferença entre gestão de projetos e processos, seus conceitos e qual a relação entre eles? Neste artigo, vamos explicar o conceito de cada um, apontando características individuais e dando dicas de gerenciamento.
Continue a leitura para saber qual a diferença entre gestão de projetos e processos e as boas práticas fundamentais para o crescimento do seu negócio!
A gestão de projetos e processo é essencial em empresas que buscam eficiência. Por isso, separamos para você um artigo com os 6 melhores softwares para gestão de projetos: Softwares para gestão de projetos: 6 dicas para alcançar melhores resultados
Embora os dois conceitos sejam comumente confundidos e estejam diretamente interligados, eles apresentam algumas diferenças fundamentais. Os projetos e os processos (também chamados de operações) diferem, principalmente, no quesito temporalidade. Enquanto os projetos são temporários e exclusivos, os processos são contínuos e repetitivos.
O conceito de gestão de processos, então, envolve uma sequência de atividades rotineiras que, juntas, compõem a maneira pela qual a empresa funciona. São ações repetitivas e padronizadas que acarretam sempre em um mesmo resultado. O objetivo é realizar um produto ou um serviço para um cliente ou mercado específico, que será reproduzido sistematicamente.
Com os processos, as empresas conseguem otimizar as suas operações, já que os procedimentos estão bem estabelecidos e não é preciso inventar a roda a cada nova ação.
Já um projeto, de acordo com o PMI – Project Management Institute, instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos –, se dá por um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.
Ou seja, um projeto é construído com o objetivo de alcançar uma meta pontual dentro da empresa, algo que não precisará ser repetido. Ele pode, inclusive, ser usado para melhorar um processo ou conjunto de processos.
Depois de entendermos melhor quais são as diferenças entre esses dois conceitos, fica mais fácil compreender qual a diferença entre a gestão de projetos e processos.
A gestão dos processos da empresa é a ação de implementar, monitorar e melhorar todos os processos da empresa. Grande parte das tarefas no dia a dia de uma organização podem ser transformadas em processos, e cabe à Gestão de Processos realizar essa mudança.
A equipe de processos precisa estar atenta aos diferentes setores, de forma a identificar onde é possível implementar um processo, ou melhorar algum já existente. A emissão das folhas de pagamento, por exemplo, pode ser um processo. Caso ele já tenha sido implementado, cabe à equipe de processos verificar constantemente o que pode ser melhorado, de forma a aumentar a eficiência.
Já a gestão de projetos é algo mais localizado. A equipe de gestão de projetos fica dedicada a um projeto por vez, e deve observar a realização daquela tarefa específica. Esses profissionais podem até circular por diferentes setores da empresa, mas fazem isso de forma mais pontual.
Por exemplo, se a empresa precisa implementar um novo sistema de processamento dos dados. O projeto vai envolver diferentes setores da empresa, mas o foco da equipe de projetos será no planejamento dessa transição, de forma que a mudança não gere transtornos para o funcionamento da organização.
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No exemplo acima, o projeto teve como resultado a implementação de uma mudança no dia a dia da empresa. Mas é perfeitamente possível que um projeto seja a criação de um novo processo, ou a melhoria de um processo já existente na empresa.
Com os exemplos de projetos e processos citados fica mais fácil entender a diferença entre gestão de projetos e processos, não é verdade? Então vamos nos aprofundar um pouco mais no assunto.
Agora que você já sabe a diferença entre gestão de projetos e processos, vamos exemplificar alguns dos tipos de processos existentes nas organizações.
São os processos considerados mais importantes, por entrarem em contato direto com o cliente. Eles são os mais valiosos de uma organização porque têm como objetivo entregar valor a esses clientes. São eles, também, que fazem a ponte entre empresa e mercado. Por isso, precisam ser executados da melhor maneira possível.
Os processos primários estabelecem a percepção de valor que os clientes têm da empresa. Portanto, as formas nas quais eles são executados são o que definem como o público enxerga a empresa, de acordo com sua missão, seus valores e sua promessa de serviço.
Esses são os processos que complementam os processos primários. Eles são formalmente estabelecidos e oferecem o apoio e o reforço de que os processos essenciais necessitam.
A diferença entre esses tipos de processo e os primários é que eles estão necessariamente ligados aos primeiros e, por isso, não conferem valor ou relacionamento direto ao cliente.
Esses processos são os que coordenam as atividades dos processos anteriores. Eles também são formalmente estabelecidos e não oferecem valor ao cliente diretamente.
Seu principal objetivo é medir, monitorar e controlar os processos, de forma que eles aconteçam da maneira mais eficaz e benéfica para a empresa. Os processos de gerenciamento do negócio têm influência direta no controle da qualidade e, consequentemente, na produtividade.
A execução da rotina dos processos deve ser intrinsecamente acompanhada pela constante melhoria dos mesmos. De acordo com Vicente Falconi, consultor de gestão e criador do INDG (Instituto de Desenvolvimento Gerencial), a rotina é essencial para o bom funcionamento das organizações.
“A padronização e o treinamento das pessoas devem ser feitas à exaustão. É importante nunca colocar ninguém pra trabalhar sem que ela se sinta segura no que vai fazer.”
Além de investir no treinamento da equipe, é importante ter em mente três tipos de ações quando se busca a excelência na gestão de projetos e processos:
A primeira e a segunda são mais focadas na gestão do dia a dia, que demandam menos esforços da equipe, mas que também trazem resultados proporcionalmente mais lentos. A implementação dessas ações é feita por planos de ações e, logo após, a gestão deve se encarregar de atualizar os padrões das atividades.
Para melhorar o desempenho das atividades na gestão de projetos e processos, é importante utilizar indicadores e metas bem desenvolvidas. Os indicadores (KPIs) são fortes aliados do sucesso de uma empresa. Quando bem utilizados, são úteis para aumentar o aprendizado, enriquecer as análises e o autoconhecimento da empresa, além de serem influenciadores para a geração de ideias.
Os KPIs, no entanto, devem ser bem escolhidos e acompanhados para não se tornarem “vilões”. Quando mal utilizados, podem se tornar uma forma de burocratizar processos e pressionar os colaboradores.
O segredo é juntar todas as informações relevantes da gestão e organizá-las, de forma que seja possível agrupar e monitorar as mais relevantes, de acordo com os processos rotineiros da organização.
Dessa forma, será mais fácil visualizar os pontos fortes e os pontos fracos dos processos. É aí que entra em ação a gestão de projetos, criando propostas que impulsionem melhorias e inovações nos processos rotineiros e essenciais da empresa.
Ter uma equipe responsável pela gestão de projetos é um investimento para empresas que desejam deslanchar seus processos. A otimização dos processos deve ser contínua e constante, trazendo mudanças graduais e de mais fácil absorção no dia a dia da organização.
Já os projetos são ações que garantem mudanças mais “drásticas”, e que, por isso, demandam mais esforços e recursos. Ter um time qualificado que crie e gerencie essas estratégias é fundamental para inovar e estar sempre à frente no mercado.
Desenvolver um bom projeto requer planejamento cuidadoso, execução estratégica e monitoramento contínuo. Aqui está um passo a passo em 5 etapas para realizar e construir um projeto eficaz, com foco em princípios de gestão de projetos e processos:
Comece com uma definição clara do que o projeto pretende alcançar. Utilize o método SMART para estabelecer objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais.
Além disso, defina claramente o que está incluído no projeto e o que está fora do escopo. Isso ajuda a evitar o escopo crescente (scope creep) e garante que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara do projeto.
Desenvolva um plano detalhado que inclua cronogramas, recursos necessários, responsabilidades, marcos e orçamento.
Selecione os membros da equipe com as habilidades e competências necessárias para o projeto. Defina claramente seus papéis e responsabilidades.
Garanta que os recursos necessários, como orçamento, ferramentas, equipamentos e informações, estejam disponíveis e acessíveis para a equipe.
Execute o plano de projeto, garantindo que todos os membros da equipe estejam alinhados e cientes de suas tarefas.
Use indicadores de desempenho (KPIs) e reuniões regulares de status do projeto para monitorar o progresso em relação ao plano. Isso inclui acompanhar prazos, custos, escopo e qualidade.
Esteja preparado para gerenciar mudanças no escopo do projeto, recursos ou cronograma. Use um processo formal de solicitação de mudança para documentar e aprovar quaisquer alterações.
Mantenha todas as partes interessadas informadas sobre o progresso, desafios e mudanças no projeto. A comunicação clara e regular é crucial para o sucesso do projeto.
Ao concluir o projeto, avalie o desempenho comparando os resultados alcançados com os objetivos originais. Identifique lições aprendidas, o que funcionou bem e o que pode ser melhorado.
Certifique-se de que todos os entregáveis foram aceitos, documente o encerramento do projeto e reconheça o esforço da equipe.
Fixe o conteúdo deste artigo assistindo o vídeo abaixo:
Dessa forma, para melhorar a gestão de projetos e processos, os esforços colocados nas atividades do dia a dia que compõem os processos devem ser sustentados por constantes otimizações, que vão de acordo com a estratégia da empresa. Esses, somados aos projetos, garantem a melhoria contínua dos produtos e serviços.
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