Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre como executar um plano de ação!
Embora muitos profissionais estejam equipados com as ferramentas necessárias para criar planos de ação robustos, como o renomado método 5W2H, é na fase de acompanhamento do plano de ação e validação da eficácia dele que muitos encontram desafios significativos. Afinal, um plano, por mais bem elaborado que seja, só pode ser considerado bem-sucedido se os resultados desejados forem alcançados e mensuráveis. Por isso, eu te pergunto: você sabe como executar um plano de ação?
Neste artigo, veja algumas dicas de como gerar mais resultados com essa tão importante ferramenta e fortalecer uma cultura de atingimento de metas com seus colaboradores.
Além disso, aproveite e se inspire em um plano de ação de uma empresa pronto para usar. Para isso, siga seus passos para ter certeza de como executar um plano de ação sem erros.
Um plano de ação é um documento que prepara e organiza as etapas necessárias para a realização de qualquer objetivo. Nele, é descrito como um objetivo deve ser alcançado, listando as tarefas, responsáveis e recursos necessários.
Além disso, planos de ação também são utilizados para mitigar riscos e resolver problemas. É imprescindível para organizar qualquer processo, pois são as etapas definidas que levarão ao sucesso.
Normalmente, para realizar o acompanhamento do plano de ação, é importante que ele tenha características importantes, como:
Os planos de ação são usados para priorizar as atividades com o objetivo de otimizar o tempo. Eles documentam as etapas a serem executadas para atingir um objetivo, assim como os recursos necessários para cada tarefa, prazos e responsáveis.
Saber como executar um plano de ação é essencial para qualquer empresa. Por meio de planos de ação é possível desenvolver projetos com responsáveis, prazos e etapas bem definidas.
Por isso, preparamos um passo a passo com 5 dicas de como executar um plano de ação:
O primeiro passo é a visibilidade. Não basta apenas fazer um plano de ação. É necessário um acompanhamento de plano de ação frequente e o desdobramento detalhado das atividades.
Um excelente momento para checar o andamento de um plano de ação é em uma reunião de acompanhamento. Geralmente é nessas horas que são identificados os desvios de meta e discutidos os caminhos a seguir.
Essas reuniões podem acontecer semanalmente, por exemplo, e cada um dos responsáveis apresenta como está o andamento das suas respectivas tarefas, por isso, esse tipo de reunião só deve estar envolvido quem foi escolhido como participante do projeto.
Além disso, o sucesso dos planos de ação estabelecidos na sua equipe também deve-se a definição de uma rotina e um prazo para que eles sejam finalizados. Além disso, da disponibilidade de meios para sua execução.
Por exemplo, se a ação de um colaborador é realizar um treinamento para melhorar sua comunicação, é seu papel também:
Entre outras providências.
Sempre que o assunto é como executar um plano de ação ou como acompanhar um plano de ação, o assunto metas deve ser um dos pilares.
Nesse cenário, o primeiro passo deve ser utilizar o método SMART para definir metas que façam sentido para a execução e acompanhamento do seu plano de ação. Dessa forma, elas devem ser Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais (SMART, na sigla em inglês).
Confira estas dicas de como criar metas da maneira correta com as Metas SMART:
Posteriormente, certifique-se de que as metas escolhidas estejam alinhadas com os objetivos macro da organização ou do projeto individual, garantindo que contribuam para a visão e missão gerais.
Além disso, considere fatores internos e externos que podem impactar a realização das metas, como recursos disponíveis, restrições de tempo, tendências de mercado e concorrência.
Qual o melhor formato para planejar e realizar acompanhamento do plano de ação?
Existem empresas que simplesmente pegam um papel e escrevem à mão as ações que precisam ser realizadas.
Não precisamos nem citar os inúmeros riscos que essa atitude oferece, certo? Um papel pode ser perdido, jogado no lixo. Mesmo que isso não ocorra, nenhum planejamento que é escrito em um papel é levado realmente a sério.
Ele vai ser facilmente esquecido, sem ter evidências para provar que um dia existiu.
Além disso, temos o Excel, que pode ser bom para realizar a metodologia 5W2H. Isso por oferecer algo mais visual e que pode ser salvo. Então fica registrado. Mas é o jeito mais efetivo?
Para que as pessoas da sua equipe realmente planejem um plano de ação com responsáveis finais, cronograma, causa-raiz e metas vinculadas, um software de gestão pode ser fundamental para criar essa importância e comprometimento.
Com um sistema online, o gestor pode realizar o acompanhamento do planos de ação, bem como as tarefas subsequentes que estão em andamento.
Criamos um exemplo de um plano de ação de uma empresa pronto, para você se inspirar na hora de montar o seu e saber direitinho como executar um plano de ação:
Note neste exemplo de plano de ação de uma empresa pronto, que as respostas, inicialmente, podem ser mais amplas. Depois, você pode detalhar individualmente, para cada participante, como ele deve realizar o plano de ação, em relação a todas as tarefas e atividades individuais.
Para isso, você pode acrescentar colunas em uma planilha e colocar o nome de cada integrante da equipe, ou aprimorar ainda mais por meio da Matriz RACI. Em seguida, responda as perguntas 5W2H para cada um deles. Assim, ficará muito mais fácil para todos entenderem quais as suas responsabilidades individuais e como realizar o plano de ação.
Veja como pode ficar essa planilha:
Quer saber ainda mais sobre como executar um plano de ação?
Então, assista a este vídeo exclusivo da Siteware em nosso canal no YouTube:
Não ter um plano de ação torna suas metas extremamente suscetíveis a erros. Por outo lado, ter um plano de ação que não é eficiente e não aproxima o colaborador da meta, também.
Ter evidências de que o plano de ação está contribuindo para as metas é fundamental em uma cultura voltada para resultados. Para isso, saber como executar um plano de ação que priorize o tempo e coloque esforços em atividades práticas que podem ser medidas é o que as empresas devem buscar.
Assim, será possível evidenciar a importância à essa ferramenta de gestão.
O STRATWs ONE é um software de gestão de performance corporativa que une pessoas, operação e estratégia. Dessa forma, é possível gerenciar planos de ação, procurar oportunidades de melhoria e fazer a gestão de seu portfólio de projetos.
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