Sua mesa parece uma estação de reciclagem de papel, de tantos documentos amontoados? Quem olha acha que você coleciona canecas e copos, tal a quantidade deles que ainda não levou de volta à copa da empresa?
Pode parecer incrível, mas a organização do ambiente de trabalho tem forte influência na produtividade e eficiência!
Na verdade, todos nós sentimos a pressão de acelerar um negócio para que ele traga mais resultados. Se uma empresa não crescer, certamente um concorrente vai dominar o mercado. E, para isso, é preciso otimizar nossa produtividade.
Mas você já conseguiu fazer isso com falta de organização do ambiente de trabalho?
Muitos conteúdos sugerem maneiras de ser mais produtivo, mas poucos abordam sobre a importância da organização do ambiente de trabalho.
Incentivar a organização em qualquer ambiente relacionado ao trabalho é essencial para que todos os colaboradores consigam cumprir com suas tarefas e atingir suas metas.
É por isso que você vai conhecer agora a real importância de manter a organização do ambiente de trabalho e que ferramenta você pode utilizar para colocar em prática essa ação tão importante.
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Várias capacidades que são importantes para manter um bom desempenho nas empresas dependem do quão confortável é o espaço de trabalho.
É difícil imaginar que as pessoas vão conseguir cumprir com suas atividades em um local que conta com uma série de problemas.
É por isso que a organização do ambiente de trabalho é fundamental. Como benefícios que essa organização no trabalho traz, é possível listar algumas como:
Depois de entender a importância que a organização do ambiente de trabalho possui, é essencial encontrar as melhores formas de colocar isso em prática, incentivando todos a serem organizados.
E não há melhor maneira do que utilizando a ferramenta 5S. Já tinha ouvido falar dela?
Ela é baseada em um modelo que surgiu no Japão, no ano de 1950, logo depois da 2ª Guerra Mundial. O professor Kaoro Ishikawa desenvolveu um método que era focado em combater os desperdícios no país, que estava arrasado pela guerra.
Esse nome é por conta dos princípios que ele prega, que são 5 palavras japonesas que começam com a letra S. São eles:
O 5S é um sistema usado para organizar espaços e para que o trabalho possa ser realizado de forma eficiente.
Este sistema se concentra em colocar tudo no lugar ideal e manter o local de trabalho limpo, o que torna mais fácil para as pessoas fazerem suas tarefas, otimizando a gestão do tempo no trabalho.
Agora vamos conhecer o que cada um dos 5S representa:
O primeiro princípio do 5S é o Seirin. Ele envolve a ação de passar por todas as ferramentas, móveis, equipamentos e objetos que estão colocados na área de trabalho e determinar o que realmente precisa estar ali e o que pode ser retirado.
Um espaço de trabalho pode ser melhorado sem itens desnecessários ou usados com pouca frequência. Essas coisas podem mais atrapalhar do que ajudar.
Qual o objetivo de ter aquele material? Alguém realmente o utiliza no dia a dia? Tenha em mente que as melhores pessoas para avaliar os itens em um espaço são as que trabalham nesse local.
Por isso, são eles que devem responder essas perguntas!
Agora que já conseguiu classificar o que deve e o que não deve ficar no local de trabalho, é mais fácil organizar cada espaço.
É hora dos times criarem suas próprias estratégias de organização para indicar onde os itens restantes podem ficar e onde serão utilizados.
Durante essa fase, todos devem participar. Isso acontece porque essa etapa exige pensar nas tarefas do dia a dia, a frequência delas e o que precisam para finalizar cada uma delas.
A próxima diretriz do 5S para a organização do ambiente de trabalho exige que você limpe os espaços diariamente. Mas o detalhe é que as tarefas de limpeza precisam ser regulares.
Um espaço de trabalho limpo é um espaço mais produtivo. E a palavra “seiso” tem o significado de limpar ou fazer brilhar. Por isso, essa deve ser uma parte de suas tarefas diárias e não ser adiada por muito tempo.
Como todos sabemos, poeira atrai poeira. Por isso, tenha muito foco para incluir a rotina de limpeza, um item essencial para manter a organização do ambiente de trabalho.
O quarto S é o passo em que você mantém os três primeiros S’s que vimos até aqui. A separação de itens, a ordem e a limpeza devem ser mantidas em rotinas de trabalho regulares, através de um padrão.
Essa etapa foca em padronizar as outras. Isso mostra que elas precisam ser colocadas em prática por toda a empresa e do mesmo modo.
A implementação final é onde a maioria das empresas falha e volta a cometer seus erros. Como o 5S é considerado uma atividade e não um elemento da cultura da organizacional, é muito difícil manter todas essas práticas.
Para fazer bem o trabalho com o 5S e manter de fato a organização do ambiente de trabalho, é fundamental que tudo seja trabalhado ao longo do tempo, contando sempre com uma equipe comprometida.
Confira esta imagem que traz um resumo dos principais conceitos da metodologia 5S:
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