Como ser mais produtivo: 15 dicas incríveis para fazer mais com menos

Algumas pessoas produzem mais do que outras – muito mais.

Mas como ser mais produtivo?

Para descobrir como, foi realizada uma entrevista com mais de 200 pessoas super produtivas, entre elas estavam 7 bilionários, 13 medalhistas olímpicos, 20 estudantes destaque acadêmico e mais de 200 empreendedores bem-sucedidos.

Foi feita apenas uma pergunta dissertativa: Qual é o seu maior segredo para a produtividade? Após a análise das respostas, foram listadas 15 dicas incríveis que você pode implementar no seu dia a dia:

15 dicas de como ser mais produtivo, por pessoas que realmente são

1. Pense em minutos, não horas

As pessoas normais dividem seu calendário em blocos de horas. As pessoas bem sucedidas sabem que há 1440 minutos em cada dia e que não há nada mais valioso do que tempo. Dinheiro pode ser perdido e recuperado, mas tempo gasto não pode ser recuperado.

A ginasta olímpica Shannon Miller diz que até hoje sua agenda é feita minuto a minuto.

Você deve dominar seus minutos para dominar sua vida.

2. Tenha foco

Um dos segredos de como ser mais produtivo é saber qual é a sua tarefa mais importante e trabalhar nela durante as primeiras horas do dia, sem interrupções.

Invista a primeira parte do seu dia no trabalho da sua maior prioridade, a que ajudará a alavancar seu negócio.

Qual tarefa na sua lista terá o maior impacto na conquista do seu objetivo? Qual resultado o fará ser promovido no trabalho?

3. Não use lista de tarefas

Jogue sua to-do list fora! Em vez de uma lista, agende tudo o que tem para fazer no seu calendário. De acordo com pesquisas, apenas 41% dos itens de uma lista de tarefas são realmente feitos.

E todas as atividades não realizadas levam a stress e insônia, que ocorre quando você acumula pensamentos negativos sobre metas que você nunca conseguiu alcançar, diminuindo sua produtividade.

Pessoas altamente produtivas colocam tudo no calendário e trabalham e vivem de acordo com o mesmo.

Quer saber como ser mais produtivo? Use um calendário e agende todo o seu dia em blocos de 15 minutos. Parece trabalhoso, mas assim você garante a conclusão de até 95% das suas tarefas.

4. Evite a procrastinação por meio de ‘viagem no tempo’

Seu ‘eu futuro’ não é confiável. Nós sempre compramos frutas e verduras antecipando que começaremos uma dieta saudável para, depois, jogar fora uma série de vegetais apodrecidos.

O que você pode fazer agora para garantir que o seu ‘eu futuro’ aja de acordo com o que você planejou? Antecipe as maneiras que encontrará de procrastinar e se sabotar e encontre uma solução para evitar esse comportamento agora.

5. Esteja em casa para o jantar

O ex-Presidente da Intel, Andy Grove, costumava dizer “Sempre há mais a ser feito, mais coisas que deveriam ser feitas, sempre mais que poderia ser feito“.

Pessoas bem sucedidas sabem o que valorizam na vida. Claro, o trabalho importa muito, mas também o que mais as interessa. Não existe uma resposta correta, para muitos os valores podem incluir tempo com a família, exercícios físicos, filantropia.

As pessoas muito produtivas alocam seus 1440 minutos do dia às suas diferentes áreas de interesse (elas agendam em seus calendários) e, então, seguem sua agenda à risca.

6. Use um caderno

Richard Branson já disse em mais de uma ocasião que nunca teria conseguido construir a Virgin sem um simples caderno, que ele leva aonde quer que vá.

Em entrevista, o magnata grego Aristótele Onassis disse:

“Sempre carregue um caderno. Escreva tudo, esta é a lição de um milhão de dólares que não lhe ensinarão na escola de negócios”.

As pessoas ultra produtivas liberam suas mentes ao tomar nota de tudo.

7. Use menos seu e-mail

Pessoas produtivas não checam seus e-mails ao longo do dia. Elas não respondem a cada vibração ou toque de suas caixas de entrada. Em vez disso, elas agendam um momento para mexerem em seus e-mails, assim como fazem com tudo.

8. Evite reuniões

Mark Cuban, empresário americano, aconselha a nunca se entrar em reunião, a não ser que alguém vá assinar um cheque no encontro.

Reuniões são assassinas de tempo. Elas começam tarde, contam com os participantes errados, pulam de tópico em tópico e sempre se alongam. Não tem como ser mais produtivo se envolvendo em reuniões a toda tempo.

Fuja de reuniões sempre que puder, marque o mínimo de reuniões possível e, quando precisar agendá-las, seja breve.

9. Diga ‘não’ para quase tudo

O bilionário Warren Buffet sempre diz:

“A diferença entre pessoas de sucesso e pessoas extremamente bem-sucedidas é que as pessoas extremamente bem sucedidas dizem ‘não’ para quase tudo”.

Ou seja,

se algo não é um “Claro que sim!”, então a resposta é ‘não’

Lembre-se de que você tem apenas 1440 minutos no dia. Não se desfaça deles tão facilmente.

10. Siga a regra do 80/20

Saiba quais atividades têm os melhores resultados e foque nelas. Afinal de contas, 80% dos bons resultados vêm de 20% das atividades.

11. Delegue tudo o que puder

Pessoas muito produtivas não se perguntam “Como posso realizar essa tarefa?” Em vez disso, elas questionam “Como esta tarefa pode ser feita?” Elas tiram o ‘eu’ da equação sempre que possível.

Para essas pessoas, não existe problemas de controle, na maioria dos casos, ‘bom o suficiente’ é, realmente, bom o suficiente.

12. Divida seus dias em ‘temas’

É muito comum empresários separarem dias da semana para cada tipo de atividade. Por exemplo, agendar todas as reuniões para segunda, sempre lidar com problemas administrativos na terça, a quarta é do cliente e assim por diante.

Seu objetivo é agrupar o seu trabalho em similares para maximizar sua eficiência e efetividade.

13. Mexa com cada atividade apenas uma vez

Quantas vezes você abre o mesmo e-mail e o fecha para lidar com ele mais tarde? Quantas vezes você recebe uma mensagem e a abre e fecha várias vezes ao longo do dia, para decidir quando trabalhar com aquele assunto?

As pessoas bem sucedidas tentam abordar esse tipo de situação apenas uma vez. Se for algo que exige pouco esforço e tempo, coisa de, no máximo, 20 minutos, eles já resolvem o problema e se vêm livres daquela demanda.

Essa atitude ajuda a reduzir o stress, uma vez que não haverá aquela demanda martelando em suas cabeças até que a resolvam.

14. Tenha uma rotina matinal consistente

Enquanto a maioria das pessoas focam em fazer mais para alcançar mais, as pessoas bem sucedidas focam suas manhãs em se melhorar para que possam fazer menos e conquistar mais.

A maioria dos entrevistados cuida de seus corpos e de seu bem estar pela manhã e de suas mentes através de meditação e leituras inspiradoras. Deste modo, garantem maior clareza para as decisões que devem tomar ao longo do dia.

15. Energia é tudo

Não tem como ser mais produtivo sem energia.

Você não pode aumentar a quantidade de minutos em um dia, mas pode aumentar sua energia, o que melhora sua atenção, foco, tomada de decisão e produtividade em geral.

Lembre-se de que apressar seu dia não resultará em conseguir fazer cada vez mais. Comida é combustível para o corpo, sono é o momento de recuperação e trabalhar em sprints ajuda seu organismo a fazer o melhor por você. Cuidando do seu corpo, sua mente trabalha mais e melhor.

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Texto adaptado daqui por:

Cecília DutraRelações Públicas por formação, apaixonada por tecnologia, antenada às novidades e analista de marketing na Siteware.