Como otimizar o fluxo de trabalho dentro da empresa?

Otimizar o fluxo de trabalho significa aplicar melhorias a um workflow existente, reduzindo custos de operação, aumentando a eficiência do trabalho realizado, adicionando novas funções a um workflow em atividade, diminuindo o tempo necessário para completar uma tarefa, automatizando processos e outros fatores para assegurar que o fluxo performe da maneira mais eficiente possível.

Mas a automação sozinha não é uma mágica que vai resolver todos os gargalos dos seus processos. Ou seja, meramente aplicar automação não necessariamente vai fazer seu workflow mais eficaz. Você pode acabar tendo os mesmos resultados ruins, só que dessa vez ditos por uma máquina.

Se você tem processos que não estão correndo do jeito que você quer, mesmo com a automação, não se preocupe. Existem algumas técnicas de otimização do fluxo de trabalho que você pode usar para ter os benefícios que busca.

Nesse post vamos apresentar essas dicas para você alavancar os resultados da sua empresa!

O que devo fazer antes de otimizar o fluxo de trabalho?

Como dito acima, a otimização do workflow refere-se ao processo de agilizar e simplificar operações de negócios para torná-lo mais eficiente, melhorar a qualidade e reduzir erros e custos relacionados a certa tarefa.

Também pode ser definido como o processo de renovar procedimentos existentes, acrescentando novas funções e unindo colegas de trabalho com instruções mais simples de como fazer o trabalho de maneira eficiente.

Um ambiente de workflow ágil pode mudar a forma que você e seus colegas trabalham. Por isso, antes de implementar qualquer mudança nos processos, faça os seguintes preparativos:

• converse com seus colegas sobre as mudanças que irão acontecer;
• eduque-os sobre a importância de um fluxo de trabalho otimizado e como ele pode reduzir o caos de tarefas diárias;
• dê a eles uma breve visão geral sobre que tipo de software de gestão você está planejando usar;
• se a implementação for acontecer somente em seu time, não deixe de avisar o pessoal das finanças, operações e outros setores para que eles fiquem a par da mudança também;
• otimização e automação do workflow serão para todos eventualmente;
• assim que eles entenderem os benefícios de otimizar o fluxo de trabalho e aprenderem as nuances de usar um software, eles irão ficar mais engajados. Esteja pronto para oferecer um tempo de adaptação.

Bom, depois de fazer esses preparativos, é hora de otimizar seu fluxo de trabalho. Mas como? Confira nossas seis dicas abaixo!

Seis dicas de como otimizar o fluxo de trabalho

Mesmo que você reconheça ou não, sua empresa tem um fluxo de trabalho. Pode não ser tão intensivo quanto uma multinacional de manufatura, mas inevitavelmente você vai desenvolver uma forma de fazer as coisas.

Um investimento em otimização te dará resultados saudáveis a longo prazo. Confira algumas dicas práticas:

1.Identifique seus desafios

Tudo começa com a identificação dos seus maiores desafios, tanto de uma perspectiva gerencial quanto operacional. Se você não está a par dos desafios, fica difícil otimizar seu workflow e obter resultados relevantes do processo.

Os desafios que sua organização enfrenta em termos de workflow vão depender da indústria que você está inserido e suas forças e fraquezas. Alguns problemas muito comuns são:

• Sistemas incompatíveis: grande parte dos líderes de negócios têm sistemas e aplicações que não se comunicam entre si. Isto é ainda mais problemático quando o assunto é o rastreamento de documentos. Companhias que cuidam desse problema conseguem aumentar suas receitas e reduzir custos.
• Longos processos de cobrança: você pode até achar que isso não seja um grande problema, mas seu processo de faturação pode se tornar uma atividade que consome muito tempo e recursos. O processo de envio de faturas envolve várias rodadas de aprovação, consome muito papel e pode demandar uma grande quantidade de esforço para rastrear pagamentos atrasados. Com uma régua de cobrança você pode automatizar essa área.
• Má colaboração: nada é mais vital para uma empresa do que comunicação. No entanto, infelizmente, ela pode ser bem ruim em algumas companhias. Se você não tem sistemas de comunicação sólidos em uso, você terá vários problemas para controlar sua força de trabalho.

Toda empresa tem desafios únicos. Se os três itens acima não se aplicam às suas operações, procure por aqueles que façam sentido. Até que você tome o tempo necessário para dissecar sua organização, você não conseguirá otimizar o fluxo de trabalho de maneira substancial.

2. Estabeleça metas

Assim que você identificar seus desafios, mude sua atenção para ultrapassá-los e otimizar seu workflow. Isso começa com objetivos tangíveis.

Suas metas devem ser SMART. Em outras palavras, elas precisam ser Specific (Específica), Measurable (Mensurável), Attainable (Alcançável), Realistic (Realista) e Timely (Temporal).

Não espere que os processos aconteçam da noite para o dia. Isso pode tomar vários dias ou semanas para conseguir metas SMART para impulsionar sua empresa. Saiba mais sobre gestão de projetos para aprofundar nesse tema.

3. Tente usar softwares de workflow

Você pode realizar muitas etapas práticas para otimizar o fluxo de trabalho na sua empresa, mas também é provável que haja oportunidades para simplificar vários processos com a ajuda de programas de software. Especificamente, sistemas que tenham ferramentas de organização do workflow, como o método kanban ou o gráfico de gantt.

Negócios geralmente adoram softwares com ferramentas de workflow por conta de suas vantagens relacionadas ao controle de gastos. Eles não só conseguem responder à problemas urgentes, mas também podem aumentar a produtividade, aumentar a visibilidade, melhorar a prestação de contas e capacitar sua empresa a reagir mais rapidamente à mudança.

4. Use soluções automatizadas

Além das ferramentas de workflow, você pode pensar em soluções automatizadas para te ajudar em seus desafios. Você provavelmente não ficaria surpreso em saber que existe uma solução para quase todas elas.

Talvez seu principal desafio seja seu processo de cobrança ou a colaboração entre as equipes. Softwares de gestão de projetos podem te ajudar a organizar arquivos, facilitar a comunicação entre os times e gerar relatórios inteligentes para a tomada de decisão.

O ponto é, existe uma solução automatizada para quase todos os problemas. Para qualquer dificuldade que você tenha, provavelmente existe uma ferramenta para superá-la. Se você identificar desafios e estabelecer metas mensuráveis, escolher a solução correta torna-se mais fácil.

5. Padronize processos

No coração da otimização do workflow está a padronização de processos. Quanto menos espaço você der para interpretações ou variações, mais fácil fica para manter controle e gerenciar seus recursos.

A chave é padronizar sem pesar demais sua organização com burocracias desnecessárias. Muita padronização pode acabar com a criatividade e impedir que sua empresa evolua para onde precisa.

Até certo ponto, processos como faturamento, contabilidade, agendamento de funcionários e logística da cadeia de suprimentos podem ser padronizados, mas tome cuidado para não impor muitos padrões em áreas criativas, como marketing e desenvolvimento de produtos.

6. Documente tudo

Um dos principais problemas de empresas é que a taxa de turnover pode ser bem alta em seus primeiros anos de vida. A menos que você queira gastar todo seu tempo trazendo novos colaboradores, a melhor saída seria investir em uma boa documentação.

Por quê? Documentar seus processos faz com que novos funcionários entendam mais rapidamente o “jeito” da empresa e não se sintam perdidos.

E então, pronto para otimizar o fluxo de trabalho da sua empresa? Tem algum caso interessante para compartilhar? Não esqueça de deixar seu comentário!

Sobre o autor: Raphael Pires, editor-chefe na iClips, empresa com as melhores soluções de gestão para agências de comunicação.