O que é RFP e RFI: 5 dicas para encontrar o fornecedor ideal

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Você sabe o que é RFP e RFI?

Tratam-se de documentos que são utilizados há décadas no mundo todo por empresas que precisam selecionar o fornecedor ideal, capaz de atender todas as suas necessidades.

O RFP e o RFI ajudam a analisar o que potenciais fornecedores têm a oferecer para, então, decidir qual seria o mais adequado para suprir as demandas da empresa.

Ou seja, são feitas comparações no que diz respeito a funções, investimento, custo-benefício, método de implementação e demais requisitos.

Embora as siglas possam ser bastante parecidas, o RFP e o RFI apresentam definições distintas e atendem a propósitos diferentes em um processo de aquisição.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para explicar o que é RFP e RFI e para quê esses documentos servem.

Confira também nas próximas linhas 5 dicas de como elaborar um RFP e um RFI para a sua empresa.

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O que é RFP e RFI?

Request For Information e Request For Proposal. Estes são os significados das siglas RFI e RFP, respectivamente. Em português, podemos traduzir para Solicitação de Informação (RFI) e Solicitação de Proposta (RFP).

O RFI é um documento redigido por empresas que querem adquirir determinada solução, mas que ainda não entendem direito o funcionamento do produto ou serviço prestes a ser adquirido.

Por exemplo:

Uma organização que deseja implementar um sistema de CRM poderia utilizar uma RFI para conhecer melhor os benefícios que um software de CRM pode trazer para os negócios e as opções disponíveis no mercado.

Esse documento de RFI é então encaminhado aos potenciais fornecedores a fim de obter maiores informações sobre o setor e os serviços. Os potenciais fornecedores respondem às perguntas iniciais sobre suas soluções e “quebram o gelo” com a empresa interessada.

O principal objetivo de uma Solicitação de Informação é afunilar os fornecedores em potencial, apresentando questionamentos para coletar informações mais abrangentes.

Já a Solicitação de Proposta é redigida e enviada após a primeira peneira de possíveis fornecedores. Com base nas informações coletadas pela RFI, a lista de candidatos se reduz ainda mais com a RFP.

Geralmente, a RFP é mais detalhada que a RFI e contém requisitos mais precisos. A empresa deve expressar quais as suas necessidades e seus objetivos de negócio.

Na RFP, o potencial fornecedor precisa ter uma noção do que a empresa precisa de fato para que ele possa preparar uma solução personalizada, tendo como base os problemas e necessidades reais do seu futuro cliente.

Ou seja, enquanto o RFI é enviado a vários fornecedores, o RFP é distribuído após o leque de fornecedores em potencial ter sido pesquisado e reduzido.

Ter um banco de dados de RFP pode te ajudar bastante a otimizar o tempo necessário para encontrar bons fornecedores.

Veja algumas dicas de como elaborar uma RFP de um ERP neste vídeo do canal Mestre do ERP:

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5 dicas de como elaborar uma RFP e uma RFI

Agora que você já sabe o que é RFP e RFI, confira a seguir 5 dicas de como elaborar esses documentos para a sua empresa.

1 – Deixe claro seus objetivos

Os fornecedores em potencial precisam saber quais objetivos você pretende alcançar com as soluções que eles têm a oferecer.

2 – Explicite suas limitações

Quais as suas limitações em relação à aquisição desse novo produto ou serviço? Existem prazos a serem cumpridos? Há alguma restrição orçamentária?

Isso vai ajudar o fornecedor a te entender melhor e ser mais assertivo na proposta.

3 – Estabeleça um cronograma

Para selecionar um novo fornecedor, procure estabelecer um cronograma. Isso vai evitar que o processo de seleção se arraste por mais tempo que o necessário.

4 – Seja específico em relação às suas exigências

Quais as características os produtos ou serviços que você procura devem ter? Seja específico quanto às suas prioridades e exigências relacionadas à aparência, funcionalidades, integração, suporte etc.

5 – Faça perguntas abertas

Na hora de redigir sua RFI, dê preferência a perguntas abertas. Isso possibilita aos fornecedores em potencial explicar melhor suas soluções

Ficou claro o que é RFP e RFI e como elaborar esses documentos? Então que tal colocar em prática na sua empresa tudo o que você aprendeu neste artigo?

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