Indicadores de desempenho para departamento jurídico

Os indicadores de desempenho para departamento jurídico são dados essenciais para medir o desempenho do trabalho e analisar aspectos que não estão indo tão bem.

Tanto escritórios quanto advogados solo podem medir a eficiência de seu trabalho através de indicadores, fazendo um filtro da necessidade e relevância de cada métrica.

Uma pesquisa do Fórum de Departamentos Jurídicos (FDJUR) realizada em 2017 com profissionais de departamentos jurídicos, mostrou que o controle do número de processos (68%) e o orçamento do jurídico (58%) despontaram entre os indicadores de desempenho para departamento jurídico mais utilizados. Com 45%, na terceira posição, ficou a média do valor pago em ações.

Esses indicadores estarem em alta mostra que as empresas estão de olho para que os investimentos em processos não saiam de controle.

Entender os impactos dos indicadores de desempenho para departamento jurídico no restante da empresa é fundamental, pois os departamentos se relacionam e contribuem para o sucesso final.

Por que indicadores de desempenho são importantes?

Um indicador-chave de desempenho é uma medida quantificável que é usada para determinar como as metas de uma empresa estão sendo atendidas.

Os principais indicadores de desempenho no escritório de advocacia não são apenas essenciais para monitorar o desempenho financeiro.

Também ajudam a melhorar o moral dos funcionários, a satisfação do cliente e outros objetivos mais pessoais importantes para o crescimento e o sucesso de seus negócios.

As razões pelas quais os indicadores de desempenho são importantes incluem:

• Medição de metas: os indicadores são as medidas pelas quais você sabe se sua empresa está atingindo suas metas estratégicas ou não.
• Fornecimento de informações e feedback: eles fornecem uma visão simples e perspicaz do desempenho geral de uma empresa, bem como informações confiáveis ​​e em tempo real para a tomada efetiva de decisões.
• Educação: os indicadores criam uma atmosfera de aprendizado em uma organização, pois geram conversas entre a equipe que podem levar à inovação e uma melhor compreensão da estratégia de negócios.
• Moral da equipe: receber feedback positivo ou incentivos para cumprir os indicadores pode ser recompensador e motivador para os funcionários. Sem medir os resultados, o trabalho de qualidade pode ser facilmente ignorado.
• Consistência e continuidade: pessoas, prioridades e metas em um negócio podem mudar ao longo do tempo, mas a medição de indicadores deve permanecer consistente. Isso é essencial para monitorar objetivos estratégicos de longo prazo.

Indicadores suportam a execução da estratégia

Pense em uma viagem de barco do Rio de Janeiro para Santos. O capitão pretende que a viagem demore duas semanas. Depois de partirem, capitão e tripulação confiam nos dados para navegar. Os indicadores mais úteis incluem a localização do GPS, informações sobre o tempo, rumo e velocidade.

Esses indicadores permitem ao capitão entender se ele está em curso para Santos ou desviado do curso. Sem essas métricas importantes, o capitão teria que confiar em seus instintos e experiências passadas no mar.

É possível que a viagem sofra atrasos ou que eles tenham sérios problemas, colocando o barco e sua tripulação em perigo.

A analogia ajuda a ilustrar como as empresas podem ter uma estratégia (chegar do Rio a Santos em duas semanas em um veleiro) e como indicadores de desempenho específicos dão suporte a gerentes e funcionários (o capitão e a equipe) para executar essa estratégia, tanto em tempo real quanto no futuro.

Principais indicadores de desempenho que todos os departamentos jurídicos devem considerar

No mundo dos negócios de hoje, onde a análise desempenha um papel tão importante no gerenciamento de desempenho e na distribuição estratégica de recursos, não é uma questão de “se” indicadores de desempenho devem ser instituídos, mas “quando”, “o quê” como e por quê.”

Alguns podem dizer que a melhor resposta para “quando” é ontem, se não antes. Mas os indicadores não são algo a ser implementado sem a consideração cuidadosa do objetivo final desejado, quais atividades ou métricas são as melhores para monitorar e como o processo de coleta e análise de dados pode afetar o desempenho.

Assim, vamos analisar os indicadores de desempenho que todos os departamentos jurídicos devem considerar, mas não necessariamente implementar. Tudo vai depender da necessidade da sua empresa de avaliar ou não cada um.

Custo e efetividade de custo

Estão longe os dias em que as faturas de firmas de advocacia tenham apenas a explicação enigmática “Para Serviços Prestados”.

Como parte do gerenciamento legal de gastos, é essencial rastrear despesas. A disponibilidade de softwares jurídicos no mercado torna mais fácil do que nunca a coleta e avaliação de relatórios detalhados, adaptados às suas necessidades.

Os KPIs que valem a pena considerar nesta área incluem:

• Custo total dos serviços (interno e externo);
• Gasto legal como porcentagem da receita;
• Custos externos versus internos;
• Advogados internos versus receita;
• Custo por advogado.

Processo, eficiência de processo e produtividade

O desempenho atende às expectativas de forma consistente em termos de pessoal, trabalho de caso e uso de tempo? Dados relevantes nesta área podem cobrir:

• Porcentagem de casos solucionados com sucesso;
• Casos por advogado e/ou por paralegal;
• Pessoal (interno) ou faturamento (externo) de paralegais para advogados;
• Tempo de casos legais e despesa versus tarefas administrativas;
• Processos judiciais processados ​​versus receita;
• Tempo para processamento de faturas legais;
• Conformidade com prazos.

Ciclo de tempo

A pontualidade na prestação de serviços é sempre importante. A detecção de mudanças no desempenho em relação a essa métrica, especialmente tendências notáveis ​​em uma área específica, pode permitir que um problema seja investigado para determinar a causa raiz.

Aqui, você pode monitorar:

• Tempo por contestação legal;
• Tempo até o julgamento;
• Tempo por não-julgamento;
• Tempo de resposta para e-mails ou outros pedidos.

Satisfação do cliente

Isso pode ser determinado por pesquisas de partes interessadas e “clientes”, incluindo aqueles em todos os departamentos que interagem, tanto no conselho interno quanto no externo. Métricas podem incluir:

• Nível de satisfação (por exemplo, numa escala de 1 a 5, etc.);
• Número de reclamações apresentadas;
• Assunto das reclamações (para revelar tendências, etc.).

Determinar as áreas mais críticas, como monitorá-las e medi-las, e os níveis esperados de desempenho estão na base do processo.

Essas decisões devem ser tomadas em conjunto com a liderança e outros departamentos para garantir que eles se alinhem com a visão estratégica geral da empresa, estratégias específicas da unidade de negócios e outras considerações.

Os indicadores de desempenho departamento jurídico precisam ser claros, mensuráveis ​​e alcançáveis. E devem ser validados em comparação com benchmarks e então serem efetivamente comunicados a todas as partes afetadas.

Este artigo foi escrito pela SAJ ADV, um software para advogados para gestão integrada e organização do escritório de advocacia, acompanhamento processual e gerenciamento da cartela de clientes.

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