Cultura de Melhoria Contínua: dicas para se transformar numa "Empresa Fit"

Com o atual momento de instabilidade do mercado que estamos passando, muitas empresas buscam mudar seus hábitos para atingir a resiliência necessária para superar obstáculos. Afinal, quem não se adaptar e estruturar estratégias para lutar contra a crise, será prejudicado. 

Por isso hoje vamos te contar como criar uma cultura de melhoria contínua e fazer uma comparação a uma febre que estamos passando do desejo constante de ser “fitness”. Então, basicamente, mostremos como as organizações “fit” – ou seja, aquelas que conseguiram criar a cultura de melhoria contínua – chegaram nesse patamar.

Então, vamos aos conceitos?

O que é melhoria contínua

A melhoria contínua dos processos consiste na análise do processo como se encontra atualmente visando a determinação de quais atividades podem ser melhoradas. Busca-se descobrir ineficiências, atrasos, gargalos e desperdícios (entre outros problemas), com o fim de eliminá-los por meio de um novo processo melhorado, mais eficiente e que entrega mais valor aos clientes.

Fonte

O que é uma Empresa Fit

É uma empresa dinâmica, em constante melhoria, profundamente focada no cliente e que entrega uma performance e resultado cada vez melhores ao longo do tempo.

Para chegar nesse patamar, seis princípios básicos devem ser seguidos.

1. Ter um comprometimento inabalável;
2. Aumentar seu valor a partir de:
3. Fazer o trabalho certo (entregas que geram valor para o cliente);
4. Da maneira correta (trabalhando de forma padrão);
5. Com monitoramento contínuo;
6. E treinamento estruturado para todos (utilizando método científico);

O primeiro princípio é, certamente, um dos mais importantes. 

Em um artigo da New Yorker, o escritor James Surowiecki percebeu que uma das maiores mudanças no desempenho das pessoas ao longo do tempo não é que os “top performers” de hoje são melhores que os de antigamente (embora sejam!), mas sim que hoje existem MAIS pessoas extraordinariamente boas no que fazem, em todos os campos de conhecimento, do que havia antigamente.

Quer ver um exemplo disso? Pense nos atletas.

Ter “talento”, “dom” ou “habilidade inata” não é mais o principal requisito para o sucesso! O comprometimento para praticar e melhorar é o mais importante. 

Por isso você vê que os atletas não tem mais o costume de ter uma outra carreira no período “off-season”. Esse período é utilizado para treinar mais e mais! E qualquer atleta que não estiver disposto a se comprometer com isso, não vai conseguir competir em um alto nível por muito tempo.

No mundo dos negócios não é diferente! 

Com tanta concorrência e mudanças constantes que vemos no mercado, a lição é clara: melhore sempre, ou encare sua extinção.

Como tornar a melhoria um hábito diário

Você já foi na academia em Janeiro? Lotada, né? 

Todas as pessoas motivadas pelo impulso das promessas de fim de ano – misturado com a culpa pela comilança das festividades, é claro.

E depois, já viu a academia em Março? Tudo está de volta ao normal e você encontra a academia vazia, como sempre.

As empresas não são tão diferentes disso! 

Antes de cada ano novo fiscal, os gerentes anunciam os objetivos do ano seguinte, criam 50 iniciativas estratégicas e fazem votos e mais votos para aumentar o engajamento dos funcionários!

E então chega o segundo trimestre… Você encontra o de sempre: as pessoas tentando alcançar os números do trimestre, funcionários que não se identificam tanto com a visão da empresa como antes, desengajados. 

Consequência: a empresa perde o momento, falha em alcançar os objetivos e chega no fim do ano e o ciclo se repete.

Tanto para as empresas, quanto para as pessoas, a causa raiz é a mesma: um objetivo pode até ter sido traçado, mas não existe um programa claro e definido para alcançá-lo. E, quando existe, é sempre baseado em soluções que estão na moda e prometem grandes resultados com um mínimo esforço. Isso não existe!

As pessoas encaram os esforços para “ficar em forma” como algo externo ao cotidiano, é visto como uma tarefa que requer um tempo e esforço adicional e não como algo fundamental, como ir ao trabalho e tomar banho.

Pessoas que são realmente comprometidas com o objetivo de “estar em forma” encaram o fato de se exercitar como algo comum no seu padrão de vida diário. Similarmente, as empresas precisam enxergar a melhoria como algo que é construído na maneira em que operam, todos os dias.

Como criar a cultura de melhoria contínua

Normalmente, as empresas não nascem imersas na cultura de melhoria contínua. É preciso foco e esforço para criar esse tipo de comportamento e cultura.

Há nove pontos imprescindíveis para a implantação dessa cultura.

• Declare seu comprometimento com a melhoria contínua – e explique o por quê. Os líderes precisam viver a filosofia de melhoria contínua e mostrar como ela afetará diretamente na organização e na rotina dos funcionários, conectando com objetivos maiores e estratégias.
• Participe ao invés de proclamar. Um dos maiores obstáculos para o estabelecimento da melhoria contínua é a hipocrisia. As pessoas não vão engajar em uma cultura que nem o próprio líder delas se mostra engajado. Então, o líder precisa participar das atividades, para mostrar que você valoriza tanto a melhoria contínua, que você investe seu próprio tempo para realizar atividades que você está pedindo para que façam.
• Desafie as pessoas a melhorar. Então, desafie elas novamente! Você não vai conseguir implantar a melhoria contínua se você pedir para as pessoas fazerem um, dois ou cinco projetos. Você precisa desafiá-las constantemente. É claro que é desgastante, já que as pessoas podem sentir que você nunca está satisfeito. Mas, desafiar as pessoas é um sinal de respeito pelas habilidades delas e pela capacidade delas de crescer e aprender!
• Dê às pessoas o tempo para melhorar. Se comprometer com a melhoria significa dedicar tempo e atenção. A Google e a 3M, por exemplo, ganharam um destaque pela regra de “20% de tempo”. Eles dispõem de 20% do tempo dos funcionários para trabalharem em novos produtos e projetos.
•  Faça as ideias visíveis e responda a elas – rapidamente. Um erro comum que encontramos em empresas que adotam “caixa de ideias” é que essas caixas são trancadas com cadeados, como se as ideias do funcionário fossem um animal selvagem. Coloque a ideia dos funcionários em público, onde todos possam vê-las e dê o feedback em poucos dias.
• Foque em gerar mais valor pro cliente – não em poupança de custos.  Cortar custos não é um motivador para os funcionários. Ao invés disso, as pessoas ficam muito mais motivadas quando são permitidas a fazer melhorias que geram valor, oferece um melhor serviço para o cliente ou facilitam a rotina de trabalho delas e dos colegas.
• Espere por algumas falhas. É comum falhar algumas vezes, quando você está constantemente fazendo experimentos. Não critique as pessoas que não obtiveram sucesso. Lembra-se que um mantra do Vale do Silício é “falhar rápido”, para que as pessoas tenham licença para experimentar sem medo de falhar.

• Escute as reclamações com cuidado. Geralmente, é mais fácil reclamar do que buscar melhorias. Mas, felizmente, cada reclamação é uma oportunidade de melhoria! Escute as reclamações e desafie as pessoas a resolverem elas.
• Expulse o medo. Seu time não vai abraçar a melhoria contínua se as pessoas tiverem medo de perder o emprego por suas ideias. Você precisa deixar claro que ninguém vai perder o emprego e, mesmo que um cargo se torne desnecessário, você vai concentrar esforços para realocar as pessoas.

Melhoria contínua de pessoas

É certo que seus processos irão melhorar, ficar mais rápidos e seus produtos terão uma melhor qualidade a partir da melhoria contínua. Mas, tem um valor ainda maior que você vai alcançar: o crescimento e desenvolvimento da sua equipe!

Mas o que isso tem de tão bom? Criar e nutrir uma atmosfera de melhoria contínua vai garantir que os colaboradores desenvolvam habilidades necessárias para o sucesso!

A partir do incentivo ao pensamento científico para resolução de problemas, você vai construir uma empresa cheia de cientistas!

Isso porque todos serão proficientes no método científico de resolução de problemas: entender o problema, formular hipóteses sobre o motivo da existência do problema, desenvolver um experimento ou contra medida para testar as hipóteses e avaliar os resultados para validar as hipóteses.

Isso te lembra alguma coisa? 😉

Sim, isso mesmo! Todos estarão engajados na metodologia PDCA! Se você quiser saber mais sobre PDCA, leia aqui.

Infelizmente, muitas empresas não se engajam no PDCA. Sobretudo no Brasil, é muito comum que pulem a etapa “plan” e vão direto para o “do”, ficando estagnadas nessa parte.

Fazendo isso, você age antes de se ter uma sólida compreensão da causa raiz do problema, aumentando as chances de você estar perdendo tempo e esforço tentando melhorar a situação.

Conclusão

As empresas e os líderes “fit” amam problemas, já que são vistos como oportunidade de melhoria e engajam as pessoas a pensar cientificamente para analisá-los e resolvê-los.

No final, a busca para estar “em forma” é igual tanto para as pessoas, quanto para as empresas: não existe fórmula secreta, não existem atalhos. O segredo é ter foco e, acima de tudo, comprometimento.

Ficou alguma dúvida? Deixe para a gente nos comentários! Será um prazer te ajudar.  

Texto traduzido e adaptado por Isadora Folco Santiago.