Porque planilhas gerenciais não são o meio mais eficiente para gerir sua empresa

Em busca de recursos e ferramentas para gerir a empresa de maneira mais eficiente, é bastante comum aos gestores recorrer ao uso de planilhas gerenciais.

Nessa tentativa, seja pelo volume de abas necessário para englobar todas as operações gerenciais, pela complexidade de construção, atualização e manutenção ou mesmo pela vulnerabilidade na segurança dos dados, os resultados, em grande parte dos casos, são negativos.

Mesmo quando, aparentemente, tudo parece funcionar perfeitamente.

Não fez sentido? Entenda melhor por que você deve abolir as planilhas para gestão empresarial em seu negócio e substituí-la por ferramentas de gestão mais robustas.

Dificuldade em realizar análises sistêmicas para a tomada de decisões

A tomada de decisões em um negócio deve ser rápida e baseada em dados reais gerados pela empresa. 

Para isso, o gestor precisa contar com relatórios completos e sistêmicos, que englobem todas as áreas da companhia. Assim, não há equívocos ao optar por determinado rumo para o negócio.

Quando você faz gestão por planilhas gerenciais, além da dificuldade e do tempo despendido no cruzamento dos dados e na geração dos relatórios – que também são limitados -, as incertezas quanto a confiabilidade dos dados torna-se um fator de risco.

Afinal, o processo é completamente manual.

Também é preciso considerar que, ao utilizar planilhas, provavelmente, cada setor de sua empresa terá várias delas. Cada uma para controlar algo específico.

Por isso, o trabalho de reunir as informações de cada uma delas para tomar a melhor decisão para o negócio torna-se uma grande dor de cabeça.

Isso leva a perda de dinheiro – que pode ser ainda maior se, por alguma falha nesse processo, a decisão for equivocada.

Vulnerabilidade na segurança dos dados e informações de seu negócio

Mesmo que você utilize planilhas de gestão empresarial na nuvem para facilitar o acesso de todos os profissionais que precisam lidar com elas ou que crie senhas de segurança para acesso, não se iluda: a vulnerabilidade da segurança dos dados e informações de seu negócio é alta.

Isso porque as planilhas não são muito flexíveis quanto à definição de uma hierarquia de utilização. Seja para visualizar ou editá-las.

Isso, por sua vez, favorece não apenas o acesso a esses dados por pessoas não autorizadas a modificar algo. Mas também o envio de todo o arquivo para quem quer que seja. 

Ao contrário do que você pensa, elas não são gratuitas

Pode soar estranho, mas a realidade é que as planilhas que você utiliza para gerir o seu negócio não são gratuitas. Pelo contrário! Mesmo que o software utilizado não tenha gerado custo, esta ferramenta pode sair caro para a sua empresa.

Para que você entenda melhor, é preciso lembrar que desenvolver e manter planilhas demanda tempo que, nos negócios, significa dinheiro. Nessa situação, em específico, mais do que você pode imaginar, ela deixa de ser uma ferramenta de produtividade para ser um problema.

Além do conhecimento necessário na ferramenta em si para utilizar funções e recursos que automatizem a operação no dia a dia, é preciso que o profissional que a construirá analise a realidade e necessidades do negócio. Só assim para elaborar planilhas que de fato solucionem os seus problemas de gestão.

O tempo também é despendido com as correções de erros, que são bastante comuns na ferramenta por ter sua utilização muito manual. Isso também ocorre para a geração de gráficos, relatórios de gestão e cruzamento de dados.

Conheça outros motivos para não usar planilhas de gestão empresarial.

7 motivos para evitar o uso de planilhas gerenciais 

1. No caso de perda de dados ou de uma planilha completa, esqueça: o trabalho será tão grande para montá-la novamente que compensará buscar os arquivos físicos  – ops! mais um problema – para resolver o que é preciso.
2. Nunca se sabe qual é a última versão das planilhas gerenciais e em que máquina está a correta. Resultado: duplicidade de informações e dados conflitantes.
3. Já pensou que basta digitar um e-mail por engano ao compartilhar uma planilha completa para a empresa que não deveria receber essas informações saber tudo sobre seu negócio?
4. É muito comum que o erro em uma fórmula oculta em uma célula da planilha nunca seja descoberto, causando previsões erradas e trazendo informações destorcidas.
5. Planilhas gerenciais tem um limite de dados que podem suportar sem ficarem lentas ou travarem. E quando sua empresa crescer?
6. Planilhas não são exatamente a maneira mais fácil de consultar dados e KPIs. Essa demora pode atrasar a tomada de decisão, afetando os resultados da empresa.
7. Cada departamento tende a ter suas próprias planilhas, com suas colunas e fórmulas específicas. Consolidar todos esses dados para um relatório unificado é muito difícil, impedindo uma visão unificada da empresa.

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