5W2H: guia completo para construir planos de ação eficazes

Se preferir, ouça o nosso artigo sobre 5W2H e aproveite!

O que é o 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta de gestão que organiza ideias e transforma estratégias em ações concretas. O nome vem das iniciais de sete perguntas essenciais em inglês:

• What (O que?) – O que será feito?
• Why (Por que?) – Por que essa ação é necessária?
• Where (Onde?) – Onde ela será realizada?
• When (Quando?) – Qual o prazo ou a data de execução?
• Who (Quem?) – Quem será o responsável?
• How (Como?) – Como a ação será executada?
• How much (Quanto?) – Qual o custo ou investimento necessário?

Essa metodologia é fundamental para elaborar um plano de ação bem estruturado, garantindo clareza nos objetivos, responsabilidades e recursos, além de facilitar a comunicação e a execução das estratégias.

Um exemplo prático: ao perceber um problema na linha de produção, é construído um plano de ação sem a utilização do 5W2H. Por conta da falta de uma padronização, os envolvidos podem esquecer a data para encerrar o plano ou quanto a resolução do problema vai custar, sendo essas, duas das 7 diretrizes do 5W2H.

Saiba mais:

• Conheça os 4 segredos de como ter sucesso em gestão de projetos
• Acompanhe os Planos de Ação da sua empresa de forma simples!

O que significa as 7 diretrizes da metodologia 5W2H?

Ao fazer o uso do 5W2H para construir um plano de ação, por exemplo, a lógica é que perguntas sejam respondidas em cada etapa, garantindo assim que todas as informações necessárias para a execução estejam disponíveis. Confira agora o que deve ser respondido:

• What (o que fazer?): descreva claramente a ação a ser executada ou o problema que precisa ser solucionado. Exemplo: “Implementar um novo sistema de gestão
• Why (por que fazer?): explique a razão e a importância da ação. Exemplo: “Para aumentar a eficiência operacional e reduzir erros.”
• Where (onde será feito?): determine o local ou o setor em que a ação ocorrerá. Exemplo: “Na sede da empresa e, futuramente, em todas as filiais.”
• Who (por quem será feito?): liste os responsáveis ou equipes envolvidas. Exemplo: “A equipe de TI, com supervisão dos gestores de projeto.”
• When (quando?): estabeleça datas e prazos para cada fase. Exemplo: “Início no próximo trimestre, com implementação completa em 6 meses.”
• How (como fazer?): detalhe o processo e os métodos a serem adotados. Exemplo: “Seleção do sistema, treinamento dos funcionários, implementação piloto e ajustes.”.
• How much (quanto custará fazer?): Forneça uma estimativa dos custos e recursos necessários. Exemplo: “Investimento de R$50.000 para aquisição, treinamento e ajustes.”

Vantagens e benefícios da ferramenta 5W2H

A ferramenta 5W2H é importante para o meio empresarial porque ajuda a planejar e executar projetos, tarefas e atividades de forma eficiente, ágil e eficaz. Ela é uma metodologia simples, porém poderosa, que auxilia na definição clara de objetivos, responsabilidades e prazos, o que é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento.

1. Clareza e organização:
   Todos os envolvidos sabem exatamente o que fazer, por que, quando e como.
   
2. Responsabilidade definida:
   Atribuição clara de tarefas evita ambiguidades e sobreposição de funções.
   
3. Controle de prazos e custos:
   Facilita o acompanhamento dos cronogramas e dos investimentos necessários.
   
4. Comunicação eficiente:
   Melhora a transmissão de informações entre departamentos e equipes.
   
5. Redução de erros:
   O detalhamento minimiza falhas de execução e desperdícios.
   
6. Tomada de Decisão Baseada em Dados:
   Permite ajustes rápidos e estratégicos conforme o andamento do projeto.

Leia também: O que é e como fazer um plano de ação 5W2H?

Aplicações práticas: onde e como usar o 5W2H

A metodologia 5W2H pode ser aplicada em diversos contextos, seja para projetos empresariais ou até para tarefas pessoais. Algumas aplicações práticas incluem:

• Planejamento estratégico:
  Estruture planos de ação para atingir metas corporativas.
  
• Gestão de projetos:
  Organize as etapas de implementação de novos sistemas ou produtos.
  
• Processos operacionais:
  Melhore a eficiência na linha de produção ou nos serviços prestados.

• Exemplos de preenchimento:
  Utilize planilhas digitais para preencher cada campo do 5W2H, garantindo que todos os detalhes estejam claros para a equipe.
  

Também podemos encontrar diversas ferramentas voltadas para a gestão de planos de ação no mercado, como a solução STRATWs One, da Siteware.

Dica bônus: seja detalhista em cada resposta das 7 perguntas!

Para usufruir de todos os benefícios da metodologia, você não pode ter medo de ser detalhista. Ao especificar bem as respostas, você diminui as chances de ocorrer equívocos de interpretação ou erros de atribuição.

Exemplo prático completo: 5W2H em ação

Imagine uma empresa que precisa melhorar a manutenção preventiva de sua linha de produção. Um exemplo de  5W2H para esse projeto seria:

1. What (O que será feito?)

Implementar um cronograma de manutenção preventiva.

2. Why (Por que será feito?)

Para reduzir paradas inesperadas e aumentar a produtividade

3. Where (Onde será feito?)

Na linha de produção principal.

4. When (Quando será feito?)

Início no próximo mês, com revisões mensais

5. Who (Por quem será feito?)

A equipe de manutenção, liderada pelo supervisor.

6. How (Como será feito?)

Desenvolver um cronograma detalhado, definir tarefas específicas, realizar treinamentos e monitorar os resultados.

7. How Much (Quanto custará?)

Investimento estimado em R$10.000 para manutenção e capacitação.

Esse exemplo demonstra como um plano de ação 5W2H pode transformar um problema em uma solução estruturada e eficaz.

• Confira também em nosso blog: Como executar um plano de ação e acompanhar seus resultados

Aliás, esse método é apenas um de muitos modos de se desenvolver planos de ação. Existem muitos outros e, portanto, disponibilizamos este vídeo para que você conheça alternativas ao ciclo 5W2H.

Quando utilizar o 5W2H?

O sistema 5W2H pode ser utilizado sempre que você precisar criar um plano de ação na empresa, seja ele simples ou mais complexo. 

Isso porque não importa o grau de complexidade: a técnica por ser aplicada em ações simples, como contratar um novo software para a equipe, ou mais complexa, como um projeto que levará meses.

Seja qual for o propósito, percebe-se que a ferramenta de produtividade extremamente versátil, podendo ser empregada em empresas de todos os portes, de forma ágil e prática. 

Tenha em mente que o sistema não exige treinamentos intensos: basta responder suas sete perguntas e pronto – nasce assim um ótimo plano de ação!

E se quiser saber mais sobre como fazer um plano de ação, baixe nosso planilha gratuita:

E, depois de entender esses aspectos, o colaborador se sente confiante e percebe que não tem nenhum segredo em como aplicar essa técnica. É só seguir respondendo o questionário de forma objetiva, mas sem esquecer de nenhum detalhe importante.

• Veja também: Como criar um plano de ação para atingir metas?

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de negócio e de projetos?

Para potencializar os benefícios do 5W2H, utilize recursos tecnológicos que facilitem seu preenchimento e acompanhamento:

Planilhas Digitais:
Use o dashboard excel ou Google Planilhas para criar e compartilhar seu modelo 5W2H.

Sistemas de Gestão:
Ferramentas como o STRATWs One integram a metodologia à gestão estratégica, permitindo atualizações em tempo real.

Aplicativos de Colaboração:
Plataformas como Trello e Evernote ajudam a manter a equipe alinhada e a registrar feedbacks e ajustes de forma dinâmica.

Dicas para um Preenchimento Detalhado

• Seja específico:
  Responda a cada pergunta com o máximo de detalhes para evitar ambiguidades.
  
• Trabalhe em equipe:
  Envolva todos os responsáveis para que o plano reflita a realidade do projeto.
  
• Documente e compartilhe:
  Mantenha o plano acessível a todos os membros da equipe, facilitando a consulta e o monitoramento.
• Revisão Contínua:
  Faça reuniões periódicas para atualizar o 5W2H conforme o andamento e as mudanças do projeto.
  

Dica de ouro:

Conte sempre com um sistema de planejamento estratégico. Seus recursos visuais ajudam a organizar os passos desta metodologia, turbinando os resultados e facilitando a adaptação dos colaboradores com a metodologia.

Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo em relação às metas, o que também colabora para a tomada de decisão.

Percebeu como o sistema 5W2H pode ser impulsionado com a tecnologia? Então, você precisa conhecer o STRATWs One, um software que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com base nas sete perguntas. 

Com ele, você melhora o gerenciamento e o engajamento de todo o time. Não deixe de conferir!

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