[TEMPLATE] 5W2H: o que é e como construir planos de ação

Se preferir, ouça o nosso artigo sobre 5W2H e aproveite!

Você já esteve naqueles brainstormings e ao fim dele, as coisas não ficaram claras sobre o que vai ser feito, quem vai executar? Bem, se sim, muitos profissionais fazem uso de metodologias e ferramentas para ajudá-los, como o é o caso da 5W2H. Imagino que você já deve ter ouvido falar dela.

Por meio de perguntas simples que a ferramenta se propõe, é possível organizar planos de ação eficazes e, quando acompanhada de outras soluções, até mesmo identificar suas prioridades.

A ideia é ficar claro quem será o responsável pelas tarefas, o que será feito, o prazo e outras visões que precisam estar bem definidas, ou o plano de ação não saíra como planejado.

Neste artigo, te explico o que é essa ferramenta, o que significa 5W2H e como aplicá-la para trazer melhores resultados. Continue a leitura e confira!

Saiba mais:

• Conheça os 4 segredos de como ter sucesso em gestão de projetos
• Acompanhe os Planos de Ação da sua empresa de forma simples!

O que é o 5W2H?

A ferramenta 5W2H é um método de gestão utilizado para a elaboração de planos de ação de forma estruturada e detalhada. Seu nome é derivado das iniciais de sete diretrizes em inglês que ajudam a definir claramente todos os aspectos de um plano de ação ou projeto.

O 5W diz respeito às cinco diretrizes que começam, em inglês, com a letra W:

1. What (O que?)
2. Why (Por que?)
3. Where (Onde?)
4. Who (Quem?)
5. When (Quando?)

Já o 2H se refere às duas perguntas iniciadas com a letra H, em inglês:

1. How (Como?)
2. How much (Quanto custa?)

Quando as pessoas usam o 5W2H, a ideia é padronizar e garantir que as ações tenham o necessário para funcionar.

Um exemplo prático: ao perceber um problema na linha de produção, é construído um plano de ação sem a utilização do 5W2H. Por conta da falta de uma padronização, os envolvidos podem esquecer a data para encerrar o plano ou quanto a resolução do problema vai custar, sendo essas, duas das 7 diretrizes do 5W2H.

Dessa forma, as sete perguntas visam ajudar os profissionais a desenvolverem o planejamento de projetos, estratégias ou atividades, com praticidade e clareza. Seguindo essa lógica, todos os envolvidos conseguem entender melhor o que se espera deles.

O que significa as 7 diretrizes da metodologia 5W2H?

Ao fazer o uso do 5W2H para construir um plano de ação, por exemplo, a lógica é que perguntas sejam respondidas em cada etapa, garantindo assim que todas as informações necessárias para a execução estejam disponíveis. Confira agora o que deve ser respondido:

• What (o que fazer?): qual é o projeto, a estratégia, ou atividade que está sendo planejada? Qual é o objetivo que você deseja alcançar?
• Why (por que fazer?): por que isso precisa ser feito? É importante para a empresa, para a equipe ou para os clientes? Vai melhorar algum processo? Se sim, qual?
• Where (onde será feito?): será dentro ou fora da empresa? Se for responsabilidade de um setor específico ou departamento, qual é?
• Who (por quem será feito?): quais colaboradores participarão de cada uma das etapas?
• When (quando?): quando cada uma das atividades começa e quando é o prazo para terminá-las? O ideal é construir um cronograma detalhado.
• How (como fazer?): quais serão as etapas e ações para alcançar o objetivo definido? Aqui, uma boa ideia é utilizar também o quem e o quando, atribuindo cada etapa a um responsável e incluindo uma data de término específica para elas.
• How much (quanto custará fazer?): qual será a despesa para cumprir todas as tarefas planejadas? Avalie bem os recursos humanos e materiais necessários e estime quanto eles vão custar.

A importância e vantagens do 5W2H

A ferramenta 5W2H é importante para o meio empresarial porque ajuda a planejar e executar projetos, tarefas e atividades de forma eficiente, ágil e eficaz. Ela é uma metodologia simples, porém poderosa, que auxilia na definição clara de objetivos, responsabilidades e prazos, o que é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento.

1. Clareza de objetivos: a ferramenta 5W2H ajuda a definir “O que” precisa ser feito, ou seja, os objetivos específicos que a empresa deseja alcançar. Isso é crucial para que todos na equipe entendam exatamente o que é esperado.
2. Responsabilidade: os “Quems” na metodologia 5W2H indicam quem é responsável por cada tarefa ou atividade. Isso evita a confusão sobre quem deve fazer o quê, o que é especialmente importante em ambientes empresariais onde a colaboração é fundamental.
3. Prazos claros: a ferramenta 5W2H também ajuda a manter todos no caminho certo e evita atrasos, ao estipular datas e processos.
4. Recursos necessários: a ferramenta também pode incluir os “Wheres” (onde), “Whys” (por que), “How” (como), e “How much” (quanto), dependendo da versão utilizada. Isso ajuda a identificar os recursos necessários, o motivo pelo qual a tarefa está sendo realizada, o local onde deve acontecer e o custo associado.
5. Tomada de decisão informada: com todas essas informações bem definidas, a alta administração e a equipe podem tomar decisões baseadas em dados. Eles sabem o que está acontecendo, quem é responsável e quando esperar resultados.
6. Acompanhamento e avaliação: a metodologia 5W2H também facilita o acompanhamento do progresso das atividades. Os gestores podem verificar se as tarefas estão sendo concluídas de acordo com o planejado.
7. Comunicação eficaz: a clareza proporcionada pela ferramenta 5W2H melhora a comunicação interna e externa da empresa. As informações são facilmente compartilhadas e entendidas por todos os envolvidos.
8. Redução de erros e desperdícios: ao definir as tarefas de forma detalhada, a metodologia ajuda a minimizar erros e desperdícios de recursos, economizando tempo e dinheiro.
9. Maior eficiência e produtividade: quando as atividades estão bem planejadas e todos sabem o que fazer, a empresa tende a ser mais eficiente e produtiva.

Leia também: O que é e como fazer um plano de ação 5W2H?

Como usar o 5W2H?

Para aplicar essa metodologia, utiliza-se, geralmente, uma planilha 5W2H, com as perguntas listadas na primeira coluna. Assim, as respostas explicativas são colocadas na segunda coluna. Você pode aproveitar o template que disponibilizei no início do artigo, se preferir.

Também podemos encontrar diversas ferramentas voltadas para a gestão de planos de ação no mercado, como a solução STRATWs One, da Siteware.

Assim, o importante é ter um documento em que tudo esteja bem organizado, de maneira que as informações não gerem dúvidas ou ambiguidades.

Outro ponto relevante é compartilhar o plano. Por isso, não se esqueça de liberar o acesso aos documentos, sejam planilhas eletrônicas ou arquivos de texto.

Dessa maneira, qualquer membro da equipe poderá consultar as respostas de cada uma das perguntas quando quiser e de onde estiver, deixando a comunicação muito mais ágil e confiável.

E, caso seja feita alguma modificação no planejamento, ela automaticamente será atualizada nos documentos compartilhados. Com isso, todos estão sempre a par das últimas novidades, evitando-se erros e confusões.

Dica bônus: seja detalhista em cada resposta das 7 perguntas!

Para usufruir de todos os benefícios da metodologia, você não pode ter medo de ser detalhista. Ao especificar bem as respostas, você diminui as chances de ocorrer equívocos de interpretação ou erros de atribuição.

Exemplo de utilização do 5W2H

Uma determinada, que tem experimentado um crescimento significativo, identificou a necessidade de implementar um novo sistema de gestão de projetos para melhorar a colaboração entre as equipes e otimizar a execução deles. O atual método de gerenciamento de projetos está desatualizado e não atende mais às necessidades da empresa em expansão.

A seguir, confira um exemplo de como a ferramenta 5W2H pode ser aplicada para planejar a implementação do novo sistema de gestão de projetos:

1. What (O que será feito?)

Implementação de um novo sistema de gestão de projetos.

2. Why (Por que será feito?)

Para melhorar a eficiência na gestão de projetos, facilitar a colaboração entre as equipes, e garantir a entrega dos projetos no prazo e dentro do orçamento.

3. Where (Onde será feito?)

A implementação ocorrerá em todas as divisões da empresa, com foco inicial na sede e posterior expansão para os escritórios regionais.

4. When (Quando será feito?)

Início previsto para o próximo trimestre, com uma duração total de 6 meses para a implementação completa e treinamento da equipe.

5. Who (Por quem será feito?)

A equipe de TI liderará a implementação técnica, enquanto os líderes de projeto de cada departamento serão responsáveis por coordenar o treinamento e a transição para suas respectivas equipes.

6. How (Como será feito?)

• Fase 1: Seleção e aquisição do sistema.

• Fase 2: Configuração e personalização do sistema conforme as necessidades da empresa.

• Fase 3: Treinamento das equipes e líderes de projeto.

• Fase 4: Implementação piloto em um projeto selecionado.

• Fase 5: Avaliação e ajustes necessários.

• Fase 6: Implementação completa em todos os projetos e departamentos.

7. How Much (Quanto custará?)

Orçamento estimado de R$50.000 que inclui a aquisição do sistema, treinamento da equipe, e recursos para possíveis ajustes e personalizações durante a fase de implementação.

Desdobramento:

Com o plano 5W2H em mãos, a empresa pode agora proceder com uma implementação estruturada e bem planejada do novo sistema de gestão de projetos. Cada aspecto do plano é claro e direto, garantindo que todos os envolvidos compreendam suas responsabilidades, os prazos e os objetivos a serem alcançados.

• Confira também em nosso blog: Como executar um plano de ação e acompanhar seus resultados

Aliás, esse método é apenas um de muitos modos de se desenvolver planos de ação. Existem muitos outros e, portanto, disponibilizamos este vídeo para que você conheça alternativas ao ciclo 5W2H.

Quando utilizar o 5W2H?

O sistema 5W2H pode ser utilizado sempre que você precisar criar um plano de ação na empresa, seja ele simples ou mais complexo. 

Isso porque não importa o grau de complexidade: a técnica por ser aplicada em ações simples, como contratar um novo software para a equipe, ou mais complexa, como um projeto que levará meses.

Seja qual for o propósito, percebe-se que a ferramenta de produtividade extremamente versátil, podendo ser empregada em empresas de todos os portes, de forma ágil e prática. 

Tenha em mente que o sistema não exige treinamentos intensos: basta responder suas sete perguntas e pronto – nasce assim um ótimo plano de ação!

E se quiser saber mais sobre como fazer um plano de ação, baixe nosso planilha gratuita:

E, depois de entender esses aspectos, o colaborador se sente confiante e percebe que não tem nenhum segredo em como aplicar essa técnica. É só seguir respondendo o questionário de forma objetiva, mas sem esquecer de nenhum detalhe importante.

• Veja também: Como criar um plano de ação para atingir metas?

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de negócio e de projetos?

Como você pôde perceber, o sistema 5W2H pode ser feito em uma planilha ou até em uma folha de papel. Entretanto, não podemos esquecer de que a tecnologia é a principal aliada para o alinhamento de um time e para o bom funcionamento de uma empresa. 

Dessa forma, a dica de ouro é contar com um sistema de planejamento estratégico. Seus recursos visuais ajudam a organizar os passos desta metodologia, turbinando os resultados e facilitando a adaptação dos colaboradores com a metodologia.

Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo em relação às metas, o que também colabora para a tomada de decisão.

Percebeu como o sistema 5W2H pode ser impulsionado com a tecnologia? Então, você precisa conhecer o STRATWs One, um software que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com base nas sete perguntas. 

Com ele, você melhora o gerenciamento e o engajamento de todo o time. Não deixe de conferir!