A transformação digital nas empresas, o consumidor 3.0 e a quarta revolução industrial: esses são apenas alguns dos muitos elementos que têm forçado as empresas a repensarem seus tipos de gestão, em busca de uma boa gestão de processos.
Isso porque o cenário econômico atual exige que as organizações voltem os olhares para dentro de si mesmas, com a intenção de analisar suas rotinas, procedimentos, planos de ação, modelos de gestão de processos e as áreas que demandam melhorias.
Assim, a importância da gestão tem sido tratada como um assunto crucial nas organizações.
Dessa forma, os colaboradores, parceiros e clientes passam a refletir a respeito de cada processo e a apontar falhas. Identificam focos de desperdício e retrabalho ou, simplesmente, para sugerir novas iniciativas.
Como você pode perceber, não tem como existir um bom planejamento e resultados de qualidade sem uma gestão de processos. Então, se você deseja saber mais sobre a importância desta prática, continue este artigo e faça uma boa leitura!
Gestão de processo é um conjunto de práticas que buscam otimizar o fluxo de negócios e a realização de trabalho de uma empresa. Ou seja, todos os passos da gestão devem levar para o aumento da produtividade e no aperfeiçoamento dos processos trabalhistas.
Para que tenha a eficácia esperada, a gestão de processos tem como foco:
Tudo isso deve ser realizado com uma autoanálise da empresa, que deve estar aberta para elogiar e, quando preciso, criticar suas ações.
Mas como fazer isso? São muitos os modelos de gestão de processos utilizados hoje na introspecção de uma empresa. Independentemente do modelo escolhido, sempre se deve ter em vista a gestão baseada em processos.
É verdade que o modelo do ciclo PDCA se destaca pela facilidade de implementação e pela sua comprovada eficiência na otimização de processos. Mas existem outras metodologias e tipos de gestão de processos igualmente adequadas a organização de processos de trabalho, como:
Se ficou interessado, vamos comentar sobre as quatro mais conhecidas metodologias de gestão de processos a seguir.
A gestão baseada em processos tem como foco atender as necessidades dos clientes por meio de processos que usem o mínimo de recursos possíveis, sem deixar de atingir o nível de qualidade desejado por esses clientes.
Por isso, não se deve pensar apenas em custos e eficiência, mas também na qualidade das entregas.
Assim, selecionamos quatro metodologias de gestão de processos capazes de atingir esses objetivos. Esse processo pode impulsionar sua organização e trazer melhores resultados!
O ciclo PDCA trata-se de uma abreviação formada pelos verbos, em inglês, planejar, fazer, acompanhar e agir. Eles designam o cumprimento de uma etapa do processo.
Dessa forma, se trata de um tipo de modelagem de processo que busca identificar e resolver os problemas notados na organização.
Além disso, o PDCA atua de forma cíclica. Ou seja, a cada vez, o nível de aprimoramento e sofisticação dos processos da empresa tende a se aprofundar.
Cabe ao gestor da organização trabalhar para que o método seja incorporado à dinâmica da empresa, passando a fazer parte de seu DNA. Assim que termina um ciclo, deve-se iniciar um novo processo.
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Outro ponto importante sobre o ciclo PDCA é que ele é caracterizado pela sua aplicação quase intuitiva e, por conta de sua agilidade, pode ser implementado em empresas de todos os portes.
Além disso, existem variações do modelo de gestão de processos PDCA que podem ser aplicadas a casos que não exijam muita complexidade em sua execução, tais como:
Confira um resumo de cada um dos passos do ciclo PDCA:
Escolha quais são as pessoas mais capacitadas para fazerem o PDCA acontecer. Defina outras metodologias que ajudarão em sua implementação. É fundamental também determinar os objetivos do ciclo PDCA. Em seguida, eles são hierarquizados e são criados planos de ação.
É a hora de executar o plano de ação idealizado na fase “plan“. Para que tudo ocorra adequadamente, é importante treinar a equipe para executar o plano com perfeição. Nessa fase, também é preciso mensurar os resultados, ver o que está funcionando e documentar isso, para futura análise.
Neste ponto, deve-se checar o sucesso ou fracasso do plano de ação definido e implementado. Deve-se fazer a análise do que já foi executado e verificar se os resultados alcançados levaram aos objetivos desejados e se o fluxo de trabalho está melhor. E, caso as coisas não tenha ocorrido como se pensava, deve-se dar um passo atrás. Volte a fase de planejamento e reinicie o ciclo PDCA!
Se os resultados foram positivos, de acordo com o planejado, as ações corretivas e os processos melhorados devem ser implantados. É fundamental que se formalize o processo, os procedimentos sejam padronizados e os colaboradores treinados. Algum tempo depois, continuadas as medições e checagens, agora de rotina, deve-se analisar se o ciclo não deve ser reiniciado novamente, em busca de mais e mais melhorias, continuamente.
Confira, abaixo, este modelo de ciclo PDCA na organização de processos de trabalho:
A metodologia de gestão Seis Sigma se baseia na melhoria contínua por meio da eliminação de falhas ou imprecisões.
Além da redução de custos e ganho de produtividade, a metodologia de gestão Seis Sigma busca implementar mudanças gerenciais de maneira a obter melhores resultados financeiros. Dessa forma, é uma metodologia que promove a transformação de processos a partir de algumas etapas.
Além disso, geralmente, é utilizado para a resolução de problemas extremamente complexos, exige o uso intensivo de ferramentas estatísticas e por isso mesmo acaba ficando restrito a médias e grandes empresas.
Green belt é o nome de uma certificação pessoal para profissionais que se dedicam a implementação de projetos de melhoria contínua em suas empresas, para ajudar a otimizar toda a gestão de processos.
Essa certificação se baseia no Ciclo DMAIC. Ele é semelhante ao PDCA e usa as seguintes etapas:
Depois da certificação, esses profissionais passam a ter todos os conhecimentos necessários para a implementação de ciclos de melhoria contínua e solução de problemas em empresas. Ele pode liderar equipes de pessoas que não têm a certificação e gerar valor para a empresa.
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Esta é uma certificação Seis Sigma mais avançada. Nesse caso, os profissionais são bem mais experientes na gestão de processos e dominam o tema de forma ainda mais completa que seus colegas Green Belt.
Um profissional Black Belt pode liderar uma equipe formada por colaboradores Green Belt.
Confira este definição da metodologia de gestão Seis Sigma:
Leia também: O que é Green Belt Six Sigma: 5 benefícios da certificação
Benchmarking é uma prática conhecida pela avaliação constante dos processos de trabalho das empresas consideradas referência no mundo dos negócios.
Este modelo de gestão de processos trabalha com o método da comparação de práticas de excelência das seguintes formas:
Assim, é possível encontrar processos e boas práticas de gestão em diversas fontes. Depois de estudadas, elas podem ser implementadas na empresa e se tornarem parte de seu conhecimento organizacional.
O método, conhecido em alguns países como Housekeeping, mobiliza os funcionários por meio de alterações no ambiente de trabalho. Essas mudanças abrangem aspectos de organização, limpeza, eliminação de desperdícios, identificação de gargalos nos processos etc.
Além disso, a ideia busca transformar o comportamento dos colaboradores, engajando-os na transformação do espaço de trabalho, por meio de uma gestão de processos focada no espaço físico.
Um programa de 5S promove desdobramentos no clima organizacional e muitas vezes extrapola os limites da empresa, já que os colaboradores acabam levando parte destes conceitos para sua casa.
Os 5S são palavras no idioma japonês, país que deu origem a essa metodologia de gestão. São elas: classificar, organizar, limpar, padronizar e manter.
O 5S é um sistema usado para organizar espaços e para que o trabalho possa ser realizado de forma eficiente.
Esses cinco conceitos têm o objetivo de deixar tudo no lugar certo na empresa. Assim, as pessoas se organizam melhor e, além disso, se sentem bem no ambiente de trabalho planejado. E mais, passam a produzir com mais eficiência, porque tudo está alocado de forma a ser facilmente encontrado, sem esforço.
Entenda melhor cada um dos conceitos do 5S:
Verifique todos os objetos presentes no ambiente de trabalho: mesas, cadeiras, impressoras, computadores, máquinas, equipamentos, estantes, peças, arquivos, etc. Analise cada um deles e reflita se são realmente necessários ou se a empresa poderia viver sem eles.
Responda a seguintes pergunta para saber se um elemento deve ser descartado:
Assim, o ambiente fica mais clean, livre e mais fácil de se locomover. Além disso, sem excesso de opções e elementos à sua volta, é mais fácil tomar decisões.
Com menos coisas para lidar, você pode se organizar com a gestão de processos. Além disso, você não perde tempo nem espaço com os objetos inúteis, que foram descartados.
É fundamental que toda a equipe participe. Dessa forma, todos os envolvidos com a utilização de determinado objeto poderão opinar sobre a pertinência do local escolhido para ele. Assim, evita-se que quem não entende do uso daquilo tome decisões equivocadas.
Além dos objetos, deve-se pensar também nas rotinas diárias e como elas vão acontecer.
Um ambiente sujo não inspira nem motiva nenhuma equipe. Afinal, de nada adianta organizar o ambiente se ele estiver sujo.
Limpeza, em muitos casos, é um sintoma de produtividade na gestão de processos. Porque se as pessoas conseguem executar suas tarefas e ainda mantêm tudo limpo, é sinal de que sabem aproveitar seu tempo ao máximo.
Uma rotina de limpeza deve ser definida e ser incluída entre as tarefas diárias de todos.
Para que os 3 conceitos anteriores funcionem, é importante manter rotinas de trabalho regulares, isto é, criar padrões de procedimentos para que as coisas se mantenham limpas e organizadas.
Assim, formalize os conhecimentos e treine as pessoas para que façam as coisas da maneira certa sempre.
De nada adianta classificar, organizar, limpar e definir padrões se tudo isso não for mantido vivo. É fundamental que o 5S se torne parte da cultura organizacional da sua empresa. Para isso, evidencie as vantagens do 5S, mostre a melhora de desempenho que ele traz e engaje sua equipe!
Confira mais detalhes sobre 5S neste post: Organização do ambiente de trabalho: conheça a sua importância e 5 passos para aplicar na prática
O seu próximo passo deve ser conhecer um software de gestão de projetos que ajuda a visualizar o status de toda a sua carteira, permitindo um bom mapeamento e gestão de processos.
Com esse sistema de gestão empresarial, você deve ser capaz de conectar os indicadores de desempenho e centralizá-los de modo a facilitar a tomada de decisões para uma melhoria constante da sua performance.
Um bom software para gestão de processos é o STRATWs One, que permite a você mais tempo para planejar, gerenciar e engajar a sua equipe para uma cultura de resultados. Não deixe de conferir.
Levando pessoas e empresas mais longe.
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