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A metodologia de análise 5 porquês, também conhecida como 5-Why, é uma ferramenta muito ligada à gestão da qualidade total e à melhoria contínua nas empresas. Primeiramente ela foi desenvolvida e aprimorada pela Toyota, tendo surgido como elemento importante para auxiliar na resolução de problemas internos.
Seu criador, Taiichi Ohno, foi arquiteto do sistema Toyota de produção nos anos 1950 e descreveu o método em seu livro Toyota Production System: Beyond Large-scale Production como sendo a base da abordagem científica da empresa.
Ela consiste na repetição da pergunta “Por quê?” diante da questão a ser aprofundada na organização e, com ela, torna-se ainda mais fácil encontrar a causa raiz do problema com clareza e estratégia.
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Nesse texto, vamos mostrar como e por que é necessário utilizar a metodologia 5 porquês dentro das organizações e como ela poderá ajudá-lo de diversas formas.
Continue a leitura e aproveite!
Antes de continuar, aproveite nosso template gratuito para analisar as causas dos problemas na sua empresa. Clique aqui para baixar o seu!
A metodologia dos 5 porquês é uma ferramenta estratégica de análise de causa raiz para encontrar e posteriormente solucionar problemas, podendo ser aplicada desde nos problemas rotineiros, até tarefas importantes de uma organização.
A lógica é que ao indagar diversas vezes “mas por que?” será possível chegar até a causa raiz do problema e encontrar a verdadeira causa que está gerando complicações em escala.
Essa lógica, embora pareça boba para alguns, é bastante útil profissionalmente e pessoalmente. Isso porque normalmente as pessoas – incluindo gestores – costumam aplicar as soluções na consequência do fato, e não no gerador do problema. Assim, embora parte daquela situação seja solucionada, a longo prazo, é provável que outras complicações apareçam.
Assim como uma criança que tem a curiosidade aumentada a cada descoberta, a técnica consiste em se perguntar “por que?” várias vezes acerca dos acontecimentos até que a equipe sinta confiança em estar no controle da situação de fato.
Dependendo do problema, a metodologia do 5 porquês pode precisar de cinco ou mais perguntas, enquanto outros podem precisar de menos. Dessa forma, realizar a pergunta cinco vezes não é uma regra imutável, isso vai depender da complexidade do problema que está sendo analisado pela equipe.
Por exemplo, uma empresa que está com dificuldade nas entregas de produtos. Aplicando a técnica dos 5 porquês com algumas perguntas, foi detectada uma falha no gerenciamento do estoque. Esse problema é identificado como uma falha interna da própria organização, e não de seus entregadores.
Dessa forma, usando a metodologia 5 Porquês é possível encontrar a raiz do problema da empresa e poderá otimizar a eficiência da sua gestão e eliminar o problema. Nesse exemplo em questão, as questões que poderiam ter sido realizadas para chegar à raiz do problema poderiam ser:
Ou seja, se o gestor dessa equipe focasse apenas em buscar maneiras de acelerar as entregas, ele nunca chegaria a entender que a raiz do problema está, de fato, na sua gestão de estoque. Um problema muito anterior e que está impactando uma cadeia de equipes dentro da organização.
No dia a dia, é comum resolvermos os problemas de acordo com seus sintomas, já que é difícil encontrar tempo e habilidade para aprofundar neles. Com a ferramenta 5 porquês, torna-se mais fácil e prático obter um resultado satisfatório na solução de problemas.
Dessa forma, a metodologia 5 Porquês foca na causa dos ocorridos e evita com que eles reapareçam em outras situações. Um truque simples e eficiente para eliminar falhas pequenas, porém constantes, que atrapalham o desenvolvimento dos processos.
Esse método faz com que a equipe reflita sobre os problemas de forma mais aprofundada. Focando em chegar a uma causa raiz, os sintomas dos problemas se unem para mostrar o que realmente está causando a falha. Sendo assim, fica muito mais fácil chegar a uma solução para os problemas.
Dessa forma, investir na análise do problema também faz com que a equipe se una, o que é algo essencial para o desenvolvimento das atividades de uma empresa. Para uma análise em grupo mais metódica e organizada, você pode utilizar das reuniões de Brainstorming, por exemplo.
Dependendo do nível de complexidade dos problemas, será necessário realizar uma investigação mais aprofundada. Nesse caso, a ferramenta dos 5 porquês pode ser combinada com outras ferramentas, como o Diagrama de Ishikawa, você já ouviu falar?
Diferente da metodologia dos 5 porquês, o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta mais visual e aplicada em um formato de gráfico.
Assim como na metodologia dos porquês, a ferramenta tem o objetivo de encontrar as causas raiz e otimizar os processos organizacionais das empresas.
Se quiser, aproveite agora mesmo para baixar um template exclusivo do Diagrama de Ishikawa, que vai te ajudar a ter uma visão muito mais abrangente e estratégica dos problemas e falhas da sua organização.
Esse é um método interessante para ser utilizado em conjunto quando o grupo se depara com um problema complexo, já que diferentes pessoas podem chegar a diferentes respostas para o mesmo problema.
Dessa forma, realizar reuniões e discutir os problemas em grupo, será mais fácil para chegar a um consenso sobre as causas dos problemas e, assim, ter uma visão mais clara de qual caminho tomar.
Ou seja, na prática, a metodologia dos 5 porquês pode ser aplicada em quase todos os tipos de situação, desde que exista um problema. Como citei anteriormente, em alguns casos haverá situações em que será necessário realizar mais ou menos “por que?”.
Dessa forma, a metodologia se transforma em muito mais versátil dentro das organizações.
Para que a análise 5 Porquês seja bem-sucedida, a equipe precisa ser completamente honesta em suas respostas, além de ter sempre em mente que essa metodologia é complementar a outras de maior complexidade.
Para analisar e refletir sobre os problemas da sua empresa não deixe de fazer o download gratuito do nosso template dos 5 porquês!
Uma vez que a causa raiz é descoberta, surge uma questão crucial: “E depois?” Identificar o problema é apenas o início. A próxima etapa crítica envolve a elaboração de um plano de ação robusto para abordar essa causa raiz e prevenir a recorrência do problema. Aqui, a metodologia 5W2H entra em cena como uma ferramenta estratégica para desenvolver e implementar esse plano de ação.
O 5W2H é uma ferramenta de gestão que delineia um plano de ação detalhado, respondendo a sete perguntas essenciais:
Defina claramente o que será feito. Especifique as ações, processos ou melhorias que serão implementadas para abordar a causa raiz identificada.
Explique por que essas ações serão tomadas. Este é o lugar para reiterar a importância de abordar a causa raiz e os benefícios esperados.
Identifique onde as ações serão implementadas. Pode ser um departamento específico, uma localização geográfica ou um processo particular.
Estabeleça um cronograma para a implementação das ações. Inclua marcos, prazos e datas de conclusão.
Determine quem será responsável por cada ação. Atribua responsabilidades claras para garantir a accountability.
Descreva como as ações serão implementadas. Inclua métodos, técnicas e ferramentas que serão utilizadas.
Estime os custos associados à implementação do plano de ação. Inclua recursos, materiais e tempo.
Problema: Uma determinada empresa tem enfrentado um aumento significativo nas reclamações de clientes relacionadas a entregas atrasadas.
Objetivo: Utilizar a metodologia dos 5 Porquês para identificar a causa raiz do aumento nas reclamações de entregas atrasadas.
Porquê 1: Por que as entregas estão atrasando?
Porquê 2: Por que os pacotes não estão sendo enviados na data prevista?
Porquê 3: Por que os pedidos estão sendo processados tardiamente?
Porquê 4: Por que o software de processamento de pedidos está frequentemente inoperante?
Porquê 5: Por que o software não foi atualizado para a versão mais recente?
Causa Raiz Identificada: A falta de uma política ou processo para garantir atualizações regulares de software resultou em falhas no sistema de processamento de pedidos, levando a atrasos na expedição e, consequentemente, nas entregas.
Após encontrar a raiz do problema, seja com a metodologia dos 5 porquês ou com o Diagrama de Ishikawa, é hora de colocar a mão na massa e desenvolver um plano de ação.
Afinal, apenas ter encontrado o problema não tornará ele solucionado, não é mesmo?
Dessa forma, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.
Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.
E no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.
Assim fica muito mais fácil identificar problemas raízes quando eles ainda estão começando, evitando que ele impacte diversos setores e que constantemente reuniões para a realização da metodologia dos 5 porquês seja feita.
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