Ferramentas de gestão operacional para você começar a usar ainda hoje

A gestão operacional em uma empresa é o nível que se ocupa das operações, ou seja, das atividades do dia a dia que fazem a organização efetivamente funcionar. Para ser bem executada, é necessário um bom uso das ferramentas de gestão operacional.

É muito comum ter dúvidas sobre o que significam gestão operacional, tática e estratégica. Mas a diferença entre elas é bem simples. Em primeiro lugar, é importante dizer que todas as três são níveis diferentes de gestão de uma empresa e todas são igualmente necessárias. Veja as atribuições de cada uma:

• Nível estratégico (ou institucional): pilar da tomada de decisões da empresa. É neste nível que são definidas as metas de longo prazo, os indicadores e os objetivos do negócio;
• Nível tático: é o desdobramento das metas estratégicas pelos departamentos da empresa. Esse é o nível responsável por interpretar o planejamento estratégico e entender de que forma o seu departamento vai ajudar a empresa a conquistar os seus objetivos de longo prazo;
• Nível operacional: são as ações de curto prazo. Neste nível, é realizada a gestão das tarefas, da produtividade, dos processos etc.

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Neste artigo, vamos esclarecer as dúvidas sobre as principais metodologias e apresentar algumas ferramentas de gestão operacional para você aumentar a eficiência da sua empresa. Boa leitura!

Importância das metodologias de gestão operacional

Fazer a gestão operacional é uma forma de aumentar a eficiência e a produtividade da empresa. Isso acontece porque um processo de gestão permite identificar onde estão os pontos que podem ser melhorados, monitorá-los e identificar soluções que vão ajudar as equipes a trabalhar melhor.

Muitas vezes, uma operação ineficiente pode gerar retrabalho. Além de desperdiçar um tempo precioso dos profissionais que trabalham na empresa (e, indiretamente, ter um maior custo de operações), ter que voltar a um trabalho que já havia sido feito é desestimulante. Quando esse tipo de situação é rotineira na empresa, as equipes trabalham menos motivadas.

Portanto, uma boa metodologia de gestão operacional pode fazer a empresa funcionar com mais harmonia, com uma melhor comunicação interna, de forma mais eficiente e produtiva e gerando até mais motivação e engajamento entre os colaboradores.

Principais ferramentas de gestão operacional

Algumas metodologias e ferramentas são extremamente úteis para facilitar a vida do gestor de operações e diminuir as chances de falhas nos processos. Veja as principais a seguir.

1. KPIs

Os KPIs, ou indicadores de desempenho, são um conceito chave da gestão e uma das principais ferramentas de gestão operacional. Trata-se de critérios que são estabelecidos e que vão ajudar a estabelecer os parâmetros para medir o progresso das atividades.

Cada departamento da empresa, cada perfil de negócio e até mesmo cada tipo de estratégia vai demandar indicadores diferentes. Por exemplo, uma rede de varejo que tenha como objetivo aumentar sua penetração de mercado pode escolher como KPI o aumento das vendas em uma determinada região do país. Na indústria, os indicadores OEE são um dos principais índices da eficiência produtiva.

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2. Modelo Kanban

A metodologia Kanban foi desenvolvida pelo pesquisador David J. Anderson e é, atualmente, uma das mais utilizadas ferramentas para pôr ordem no caos das tarefas cotidianas. Anderson sugere criar quadros classificando as tarefas em “a fazer”, “em progresso” e “concluídas”.

Essa é uma forma de você ter controle sobre o seu volume de atribuições e organizar melhor seu tempo. Além disso, ir trocando as tarefas de quadro dá uma sensação de missão cumprida e contribui na motivação. Empresas que trabalham com profissionais em regime remoto têm usado a metodologia Kanban no Trello para que todos saibam o que está acontecendo, quem está fazendo o quê e o status de cada tarefa.

Você já conhece o conceito das metodologias ágeis? Assista ao vídeo abaixo e veja como pode incorporá-las ao seu negócio:

3. Roadmap

Um roadmap é bastante usado na gestão estratégica, mas esse nível não esgota as suas possibilidades. Ele também pode ser utilizado como uma das ferramentas da gestão operacional ajudar muito no ganho de eficiência.

Se você ainda não tem familiaridade com a ferramenta, o roadmap deve ser encarado como um roteiro de viagem. Trata-se de um documento que permite citar e descrever todas as etapas que vão levar a empresa do ponto onde ela se encontra agora até o seu objetivo, seja ele de curto, médio ou longo prazo.

Na gestão, essa ferramenta pode ser usada como uma ponte entre o nível estratégico e o nível operacional. Assim fica mais fácil entender o que precisa ser feito ao longo do ano, do semestre ou do trimestre, por exemplo.

Vale a pena usar um software de gestão operacional? 

A resposta mais simples para essa pergunta é: sim, vale a pena. Um software de gestão operacional é uma das ferramentas mais valiosas que você terá na rotina de trabalho da sua empresa. Isso, porque esse tipo de sistema normalmente reúne diversas funcionalidades e permite a você ter todas as informações centralizadas e unificadas em um único lugar.

Além disso, todas as pessoas da empresa podem ter acesso às informações relevantes, melhorando a comunicação interna e otimizando os diferentes processos. Também fica mais fácil gerar relatórios, que podem ser extraídos com dados em tempo real.

O STRATWs One é uma plataforma que cumpre esse papel. Ela funciona transformando a metodologia de gestão da sua empresa em processos. Isso padroniza o trabalho e faz com que as tarefas sejam independentes das pessoas. Assim, mesmo que algum integrante da equipe troque de emprego ou de cargo, o seu substituto terá as condições de executar as funções igualmente bem.

Compatível com diferentes metodologias de gestão, como SWOT, Lean e outras, a plataforma permite também a criação dos KPIs mais indicados para o monitoramento de qualquer processo. Isso torna a rotina profissional dos colaboradores mais fácil, eles economizam tempo e ganham em eficiência.

Atualmente, a STRATWs One atende cerca de 180 mil usuários em 20 países do mundo. Somos o software de gestão de KPIs de empresas como Unimed, Dotz e Centauro.