Se você está atento na área de gestão de desempenho e começa a temer que o plano para atingir as metas da empresa não seja bem-sucedido, se acalme. Você não está sozinho. Nesse sentido, a melhor alternativa é criar um plano de ação do início!
Isso porque para que planos de ação sejam eficientes e não fujam à rota predeterminada, é preciso envolver uma série de detalhes. Todos eles são importantes para a conquista do objetivo final, e nem sempre é fácil gerenciá-los.
Por exemplo, a matriz 5W2H é uma metodologia que ajuda diretamente na criação de planos de ação eficientes, que atuam na melhoria contínua dos resultados da empresa. A Siteware preparou uma ferramenta 100% gratuita e personalizável em um template para você. Baixe agora:
Neste post, selecionamos dicas de como criar um plano de ação para atingir metas e objetivos. Confira cada uma delas e empregue em seu planejamento de metas, para obter os melhores resultados.
Continue a leitura e aproveite!
Leia também: Aprenda a escolher o melhor sistema para controle de metas para sua empresa
A verdade é que a palavra plano de ação se tornou banalizada nos últimos. O simples fato de agir em cima de um problema fez com que as pessoas focassem em fazer um plano, mas que se resume em uma única ação e que muitas vezes não é clara e nem ao menos possui um planejamento.
Além disso, é fundamental que o plano de ação possua uma série de passos e organização para que todos os envolvidos possam estar cientes quanto aos seus objetivos e passos a serem definidos. Dessa forma, antes de falar em como criar um plano de ação, é preciso primeiro ter o problema muito bem definido.
Nesse sentido, ferramentas e metodologias como diagrama de Ishikawa e PDCA, vão te ajudar a gerar mais clareza sobre o problema e as ações que devem ser criadas no seu plano de ação.
Dessa forma, a seguir, criamos um passo a passo para te ajudar a como criar um plano de ação dentro de um planejamento estratégico na sua empresa.
Qualquer planejamento de metas a serem alcançadas implica em desenvolver planos de ação, mais simples ou mais sofisticados, e, assim, motivar a equipe de trabalho para contribuir com os resultados.
Dessa forma, o primeiro passo desse plano de ação para atingir metas, reconhecido pela maioria dos estudiosos do assunto, está em ter claríssimo o objetivo que se pretende alcançar. Só assim é possível criar um plano de ação otimizado!
Além disso, é também muito importante que esse objetivo seja alcançável e mensurável. Pode parecer óbvio, não é mesmo? Entretanto, se eu estabelecer uma meta de vendas (mensurável) que seja incompatível com o mercado existente (inalcançável), meu plano de ação não me levará ao objetivo desejado.
Esse erro acontece em muitas empresas, principalmente aquelas que possuem pouca clareza das suas metas, falta de histórico do seu mercado, buscando objetivos agressivos, mas sem levar em consideração as reais ações alcançáveis.
A dica para escolher o seu objetivo no plano de ação é pensar nas chamadas Metas SMART. Essa metodologia te ajudará a definir com clareza até onde e como a organização quer chegar em um objetivo. Dessa forma, seu FOCO deve levar em consideração alguns aspectos que são:
Confira este infográfico que mostra como definir e fazer o planejamento de metas que vão ajudar a especificar seus objetivos:
Especificando o objetivo de seu planejamento de metas – que sejam alcançáveis e mensuráveis – estabeleça os passos (steps) específicos para atingi-lo.
Note que não apenas o objetivo deve ser específico, como também os passos em sua direção. Nesse sentido, quanto mais fragmentados esses passos, maior controle você terá sobre cada um deles.
O 5W2H, por exemplo, é uma ferramenta que ajuda a definir esses passos para planejar o seu plano de ação. Isso porque a metodologia trabalha com alguns questionamentos que facilitam para toda a equipe a entenderem o que se trata o plano de ação, porque ele está sendo executado, quem são os responsáveis e quais devem ser ações realizadas para executá-lo.
Dessa forma, gera-se muito mais engajamento dentro do time, além de motivação, já que há clareza nas ações.
Assim, coloque-as ao longo do período de tempo que você predeterminar para o plano de ação e lembre-se de priorizar os steps de acordo com a sua importância para o fluxo do processo.
Por fim, estabeleça um prazo final (deadline) sem medo do futuro, mas levando em consideração as limitações e necessidades que o seu time terá ao longo do tempo.
Você sabe como estabelecer um passo a passo de um plano de ação com objetivos e metas pessoais?
Durante a execução de um plano de ação para atingir metas, você deverá estar pronto para trabalhar sob pressão e também para enfrentar circunstâncias inesperadas. Nesse caso, tais ocorrências têm que ser consideradas inerentes ao processo e devem estar arroladas dentro de um plano paralelo de contingência e gerenciamento de riscos.
Isso porque há diferenças entre fatos prováveis e fatos possíveis, só que ambos são passíveis de acontecer. Dessa forma, quando falamos em como criar um plano de ação, o ideal é levar todos os cenários em consideração, para garantir que a execução aconteça sem surpresa.
Por exemplo: um avião não levanta voo, se antever probabilidade de cair, mas na indústria da aviação trabalha-se diuturnamente com a possibilidade de que o avião caia.
Para isso é que existem os planos de contingência!
Outra coisa muito simples, mas que acaba sendo relegada, é a confecção de listas. Sabe as listas de supermercado? Sem dúvida você sabe que, quando vai às compras sem ela, termina comprando de tudo, menos aqueles itens que motivaram sua ida ao local.
Pois é, em qualquer plano de ação, as listas ou checklists são essenciais. Elas devem acompanhar cada um dos seus passos em direção à obtenção da meta maior, estipulada lá no seu primeiro passo. Por isso, a dica é que os seus planos de ação devem ser os mais detalhados possíveis, afinal, é comum envolver mais de uma pessoa e pode acontecer falhas na comunicação.
Além disso, é necessário que esclareça cada step como um mini plano de ação que tem uma “sub-meta” a atingir. Sendo assim, determine timelines específicas para cada um desses passos.
Por isso, não deixe de deixar bem definido quem serão os responsáveis por cada tarefa no seu plano de ação. Nesse cenário, a Matriz RACI se apresenta como uma ótima ferramenta de atribuição. Aproveite e baixe agora mesmo um template para te ajudar!
Está achando tudo isso muito pormenorizado?
Saiba que as grandes conquistas de lideranças conhecidas basearam-se em planos de ação para atingir metas muito detalhadas. Na verdade, há quem diga que o planejamento das grandes conquistas envolvem praticamente dois terços do tempo despendido para se atingir o objetivo.
Amyr Klink , por exemplo, que, entre outras conquistas, fez a travessia solitária a remo entre a África e a América, durante 100 dias, é defensor incansável do planejamento:
“No mar, se não se faz planejamento, se morre”, sintetiza.
Não se desespere, reflita nas dicas acima, e faça um warm-up com as sete interrogações básicas da língua inglesa, antes de iniciar a construção do seu plano de ação.
Elas são chamadas de Questões Certas para Processos de Tomada de Decisão: What?, where? e why? Tais questões devem ser feitas a priori, uma vez que contêm as respostas essenciais ao seu Plano de Ação para atingir metas.
Na sequência, virão Which?, how?, when? e who?
Dessa maneira, você encontrará as formas de concretizar um plano de ação bem-sucedido e, em consequência, aprimorar suas técnicas para uma gestão de resultados mais eficiente.
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