O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos

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Para a grande maioria das lideranças, buscar a eficiência contínua é uma tarefa desafiadora. Isso porque a busca pela oportunidade de melhoria é uma dor que acaba latente, mas se perde na rotina. Por isso, muitas empresas fazem uso do chamado ciclo PDCA. Você já ouviu falar dele?

O PDCA é uma sigla que significa Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Act (Agir). Ele é um método com uma abordagem sistemática que permite às organizações identificar problemas, implementar soluções, testar, monitorar os resultados e fazer ajustes necessários para garantir a melhoria contínua de processos, tarefas e demais entregas.

Segundo a pesquisa “The History and Development of the PDCA Cycle” publicada na revista “Quality Progress“, o ciclo PDCA se tornou conhecido como uma ferramenta eficaz para a melhoria contínua de processos em diferentes setores, incluindo indústria, serviços, saúde e governo.

Dessa forma, a aplicação do método do PDCA é particularmente relevante para empresas que desejam promover uma cultura de melhoria contínua. Isso porque, ao ser incorporado nas rotinas organizacionais, capacita as equipes a identificar oportunidades de melhoria, implementar mudanças de forma controlada, monitorar os resultados e ajustar as estratégias conforme necessário.

Se você está interessado em saber tudo sobre o método PDCA, como fazer e incorporar na sua empresa, continue a leitura deste conteúdo que eu te explico tudo sobre!

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O que é o Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é um método dividido em quatro etapas e dentro delas há oito passos ao todo. O método é utilizado para solucionar problemas que não são facilmente visualizados na solução de problemas nas empresas e é uma das práticas mais usadas em empresas de médio e grande porte.

Em muitos cenários, é bastante comum que os problemas levados para rodar dentro do PDCA, já sofreram diversas tentativas falhas de solução. Dessa forma, ao aplicar o método PDCA na rotina da empresa, é possível acelerar e aperfeiçoar as atividades dos times, por meio da identificação dos problemas, das causas e das possíveis soluções de forma metódica.

Você pode entender mais sobre o PDCA neste vídeo também:

A ideia, é que ao aplicar o PDCA, de maneira metódica, é possível identificar a raiz de um problema, planejar um plano de ação para solucioná-lo, testar se os resultados são satisfatórios e por fim refletir se o que foi alcançado era o esperado e assim padronizar para uma escala maior, por exemplo.

Ao longo deste conteúdo, eu te conto quais são as 4 etapas, os 8 passos e como utilizar o método PDCA na prática.

Ficou claro para você o que é Ciclo PDCA? Então, confira as 4 etapas do PDCA:

Como o Ciclo PDCA surgiu?

O Ciclo PDCA também é chamado de ciclo de Shewhart ou de Ciclo de Deming, nomes que atribuem crédito aos seus idealizadores.

O engenheiro Walter Shewhart foi o criador do método do Ciclo PDCA, nos anos 1920. Mas o modelo do Ciclo PDCA foi se tornar famoso mesmo apenas nos anos 1950, principalmente no Japão, graças ao professor americano William Deming. Ele é considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos.

Seus criadores foram inspirados principalmente pelos americanos Clarence Irving Lewis e John Dewey, que foram dois dos fundadores da escola filosófica do pragmatismo, além de outros diversos filósofos que escreveram sobre a geração de conhecimento.

Dewey refletiu sobre a solução de problemas em cinco passos, os quais foram essenciais para a criação do Ciclo PDCA que hoje conhecemos, sendo eles:

1. Perceber a dificuldade;
2. Localizar o problema;
3. Definir o problema;
4. Sugerir possíveis soluções e desenvolver por meio do raciocínio as influências sugeridas;
5. Observar posteriormente as soluções aplicadas, que levam a sua aceitação ou rejeição.

Inicialmente, o ciclo foi desenvolvido para ser aplicado na administração da qualidade da gestão, sendo a ferramenta de Qualidade PDCA um método recomendado para o aprimoramento contínuo da qualidade dos produtos e serviços da empresa.

Mas seu uso foi aprimorado. Assim, hoje o método PDCA é uma das principais ferramentas para a compreensão dos processos e para a solução de problemas.

De lá para cá, o método do Ciclo PDCA passou por diversas alterações durante seus mais de 90 anos de existência. E pode ser adaptado para ser utilizado em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação.

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Exemplo prático da aplicação do PDCA

Imagine que uma empresa do setor automotivo estava enfrentando um problema com o alto índice de desperdício de materiais em uma de suas linhas de produção de peças metálicas. Isso estava afetando diretamente o custo de produção e reduzindo a eficiência da linha, o que exigia uma ação rápida para melhorar os resultados.

Vou então, simular como seria rodar uma possível possível aplicação do método PDCA.

1. Planejar (Plan)

Primeiramente, a equipe de gestão de qualidade reuniu dados sobre a quantidade de material desperdiçado e identificou as principais causas, como o uso inadequado das máquinas e falhas no treinamento dos operadores. Com base nessa análise, definiram como objetivo reduzir o desperdício em 20% nos próximos três meses.

O plano de ação incluiu:

• Revisão do processo de operação das máquinas;
• Treinamento específico para os operadores sobre o manuseio correto do equipamento;
• Ajustes nos parâmetros das máquinas para garantir maior precisão no corte dos materiais.

2. Executar (Do)

Posteriormente, a equipe implementou o plano de ação em uma fase piloto na linha de produção, treinando os operadores e ajustando as máquinas conforme planejado.

Para isso, foi definido quem faria o que, o prazo para realizar os acordos e os custos que envolveria os treinamentos.

Essa fase incluiu ainda uma semana de testes para garantir que todas as mudanças estavam sendo corretamente aplicadas. A produção foi monitorada para verificar o impacto dessas mudanças.

3. Verificar (Check)

Ao final do período de testes da etapa anterior, os resultados foram avaliados.

A equipe de gestão de qualidade analisou os dados coletados sobre o desperdício de materiais antes e depois da implementação das mudanças.

Os resultados mostraram uma redução de 15% no desperdício, o que indicava uma melhoria, mas ainda abaixo da meta estabelecida, que era de 20%.

4. Agir (Act)

Por fim, com base nos resultados, a equipe percebeu que ainda havia espaço para novas melhorias, especialmente em relação à calibração das máquinas.

Eles decidiram refinar o treinamento dos operadores e fazer ajustes adicionais nos equipamentos.

Por isso, o ciclo PDCA foi repetido novamente para continuar monitorando e aprimorando o processo até que a meta de 20% de redução no desperdício fosse atingida.

Quais benefícios o ciclo PDCA traz para seu negócio?

São muitos os benefícios que o ciclo PDCA traz para uma empresa. Logo abaixo eu vou citar os principais deles:

• Melhoria contínua: o ciclo PDCA um método de melhoria contínua, por isso, permite identificar e solucionar problemas de maneira em formato de ciclo. Por meio dela é possível que as equipes trabalhem de maneira sistemática e estruturada para alcançar objetivos de melhoria.
• Solução eficaz de problemas: com essa metodologia os gestores conseguem identificar as causas raízes de problemas e desenvolver soluções efetivas. Isso resulta em processos mais eficientes e na resolução de problemas que estejam prejudicando a qualidade do produto ou o desempenho do negócio.
• Aumento da eficiência: o ciclo PDCA permite identificar desperdícios em processos e eliminá-los, gerando em uma melhoria na eficiência do negócio.
• Melhoria da qualidade: é possível monitorar continuamente a qualidade dos produtos ou serviços e fazer ajustes para garantir que os padrões de qualidade sejam mantidos.
• Envolvimento da equipe: com essa metodologia o gestor consegue envolver toda a equipe na melhoria contínua, gerando um ambiente de trabalho mais positivo e colaborativo.
• Tomada de decisão informada: como Ciclo PDCA as equipes baseiam suas decisões em dados e mensuração, o que pode resultar em decisões mais informadas e efetivas.

Quando usar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA pode ser usado em qualquer situação em que se deseje alcançar a melhoria contínua de processos ou resultados. Ele é aplicável tanto em pequenas empresas quanto em grandes organizações, em setores de produção ou de serviços.

Algumas das situações em que o ciclo PDCA é frequentemente utilizado incluem:

• Identificação e solução de problemas: ajuda a identificar a causa raiz de problemas e desenvolver soluções para eles.
• melhoria de processos: é útil para melhorar processos existentes, seja na produção, nos serviços ou na gestão da empresa.
• implementação de novos projetos ou iniciativas: o ciclo PDCA é usado para planejar, implementar e monitorar novos projetos ou iniciativas, garantindo que eles alcancem seus objetivos e resultados esperados.

Ele é uma ferramenta flexível e versátil que pode ser aplicada em várias situações diferentes, dependendo das necessidades da empresa.

Como aplicar o Ciclo PDCA na sua empresa?

A seguir, te ajudo em um passo a passo para você construir e aplicar o método PDCA dentro da sua empresa:

1ª etapa: PLANEJAMENTO

O primeiro passo do ciclo é o planejamento. O planejamento em si, é dividido em 4 etapas (que falarei mais adiante).

Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na identificação e análise do problema e proposição de uma solução (plano). O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer propostas para resolver o problema e/ou melhorar os resultados.

As quatro fases da etapa de planejamento são:

Passo 1: Identificação do problema

Nessa fase, é fundamental definir o problema e reconhecer a importância dele para o desenvolvimento da atividade. Pergunte-se “O que está acontecendo?”.

Levante o histórico do problema, mostre as perdas causadas pelo problema e proponha uma data para o problema ter sido solucionado.

Para ter uma melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas como o Brainstorming.

Passo 2: Observação do problema

Agora, o problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas para identificar se ele é realmente um problema.

Essa pode ser a fase mais demorada do processo a depender do cenário. Nesta etapa procura-se estratificar os dados para permitir uma melhor análise do problema, e identificar focos de atuação. Afinal, as características do problema devem ser analisadas por vários pontos de vista, além de observar o problema nos locais onde acontecem.

Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a essa etapa. Quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema (na etapa 4) bem como a meta a ser atingida com a sua solução.

Passo 3: Análise do problema

A pergunta a ser feita durante a análise PDCA é “Por que esse problema está acontecendo nos focos que eu entrei?”

É nessa fase que as possíveis causas serão levantadas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as mais prováveis. Além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis fazem parte da seleção de causas do problema.

É importante destacar aqui que a provável solução do problema só será de fato confirmada após o teste, que será na última etapa. A ideia aqui é levanta as possíveis soluções e testá-las.

Aqui, por exemplo, podem ser usadas ferramentas como: o “5 Porquês”, o Teste de Hipóteses ou o Diagrama de Causa e Efeito / Ishikawa.

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Passo 4: Plano de ação

Depois de identificadas as possíveis causas do problema, é hora de propor planos de ações para resolver as causas do problema.

É importante ressaltar que nessa etapa é apenas construído o plano de ação. Ele só vai começar a ser de fato executado, na etapa seguinte.

Assim, alguns modelos de Plano de Ação, como o 5W2H, são as ferramentas ideais para essa etapa. Pois permitem descrever claramente “O Que precisa ser feito”, “Quem será o responsável”” e Quando deverá ser concluída” cada tarefa planejada.

Preparamos um vídeo sobre plano de ação completo para ajudar na hora de passar essa etapa:

Leia também: Acompanhe os Planos de Ação da sua empresa de forma simples! Conheça o STRATWs One

2ª etapa: EXECUÇÃO

Na fase DO, ou Execução, é onde efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação criado.

Essa é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser acompanhada de perto. Assim, as ações serão executadas conforme planejado.

Aqui, será importante anotar e evidenciar os resultados (bons ou ruins) de cada tarefa concluída. Isso permite um aprendizado necessário ao time envolvido durante o processo.

3ª etapa: VERIFICAÇÃO

No CHECK do ciclo PDCA, é onde acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação. Essa fase pode ser documentada ao longo da execução do Plano de Ação ou, então, formalmente ao término do mesmo, podendo inclusive envolver pessoas ou grupos externos ao time responsável para a apresentação deles.

Essa verificação consiste em confirmar se o que foi planejado já está implantado, além de comparar os resultados entre o antes e o depois e o alcance da meta proposta.

4ª etapa: AÇÃO

Nesta última etapa, em função dos resultados checados na etapa anterior, define-se se será necessário executar novamente o método (um novo “Giro do PDCA”) (no caso dos resultados não terem sido  alcançados) ou se as boas práticas identificadas serão padronizadas.

É importante compartilhar o aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes.

1- Padronização

Se a resolução do problema tiver sido satisfatório, o caminho aqui é da padronização o que deu certo no Plano de Ação. Evitando-se, assim, que o problema corra risco de reaparecer em outras áreas da empresa.

Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões).

Além disso, no ciclo PDCA, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões, etc. Para essa padronização ser efetiva, a equipe deve estar apta a desenvolvê-la, o que demanda treinamento e educação para os envolvidos na mudança.

2- Início de um novo ciclo

Se o resultado não tiver sido satisfatório, o time pode optar por rodar um novo ciclo PDCA para o mesmo problema, mas com um outro plano de ação.

No entanto, é bastante comum o encerramento de novas teorias também e apenas entendendo o fim do ciclo.

Porque adotar o PDCA?

Usando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos, evita tomada de decisões impulsivas tomadas pela equipe e desperdícios de recursos, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para o bom gerenciamento.

Para que essas vantagens do ciclo PDCA surjam com seu uso, é necessário que os colaboradores envolvidos no processo tenham cuidados ao formar a equipe responsável pelo desenvolvimento do PDCA, fornecendo treinamentos adequados para que as ferramentas utilizadas sejam de domínio de todos para que as etapas sejam bem-sucedidas.

Por fim, o ciclo deve ser utilizado sempre que necessário! Suas fases devem estar em constante desenvolvimento e não devem ser abandonadas. Só dessa forma as melhorias dos processos e das atividades serão cumulativas e visíveis para toda a organização.

Agora que você já sabe o passo a passo do Ciclo PDCA e sua importância, é hora de aplicar para obter melhores resultados! Veja aqui em mais detalhes um passo a passo sobre como fazer um ciclo PDCA.

PDCA e SDCA: qual a diferença?

O método SDCA (Standardize-Do-Check-Act) é uma abordagem gerencial focada na padronização e manutenção de processos já estabelecidos dentro de uma organização.

Normalmente o SDCA é utilizado após uma melhoria ser encontrada enquanto rodava o PDCA. Dessa forma, ajuda a padronizar a melhoria para o restante da empresa ou no setor.

O ciclo começa com a “Standardize” (Padronizar), onde são definidos e documentados os padrões de operação. Segue-se a fase “Do” (Fazer), na qual os processos são executados conforme os padrões estabelecidos.

Em “Check” (Checar), o desempenho é avaliado para garantir que os padrões estão sendo mantidos. Por fim, em “Act” (Agir), são feitas correções para resolver quaisquer desvios ou problemas identificados.

Dessa forma, a relação entre SDCA e PDCA é intrínseca e complementar. Enquanto o PDCA é utilizado para introduzir melhorias e mudanças nos processos, o SDCA é aplicado para manter e padronizar essas melhorias.

Uma vez que um processo é otimizado através do PDCA, o SDCA entra em ação para garantir que os novos padrões sejam consistentemente aplicados e mantidos.

Assim, o SDCA atua como um mecanismo de sustentação das melhorias alcançadas pelo PDCA, garantindo que os benefícios das mudanças sejam preservados a longo prazo.

PDCA e CAPDo: qual a diferença?

Em relação ao CAPDo, o PDCA funciona de maneira complementar, mas com uma abordagem inicial diferente. Enquanto o PDCA começa com um planejamento estruturado seguido pela implementação e análise, o CAPDo inicia com uma análise da situação atual e ações corretivas imediatas, seguidas por planejamento e implementação.

Essa abordagem do CAPDo é particularmente útil em situações onde é necessário responder rapidamente a problemas críticos ou quando uma compreensão profunda da situação atual é essencial antes de se desenvolver um plano de ação.

Em muitas empresas, o CAPDo pode ser visto como uma forma de preparar o terreno para o ciclo PDCA. Ao começar com a análise e correção imediata, o CAPDo ajuda a estabilizar o ambiente e fornece insights valiosos que podem ser usados na fase de planejamento do PDCA.

Assim, o CAPDo pode ser utilizado para lidar com questões urgentes e preparar a organização para um processo de melhoria contínua mais estruturado e de longo prazo, conforme proposto pelo PDCA.

Usando a tecnologia a seu favor

Conforme vimos neste artigo, o ciclo PDCA é fundamental para garantir a melhoria nos processos do seu negócio. Mas para ter mais eficiência é essencial contar com uma boa ferramenta de gestão.

Pois, um sistema de planejamento estratégico ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

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Com ele é possível acompanhar facilmente diversos indicadores do seu negócio. Assim, você descobre oportunidades de melhoria, usa o Ciclo PDCA e, em seguida, cria os planos de ação.

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