Funções do administrador: conheça o modelo PODC

(Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre as funções do administrador! Deixe nos comentários o que achou.) Quando se fala em administrar uma empresa, logo pensamos em uma chuva de atividades que precisam ser realizadas para que o negócio prospere de forma sustentável no longo prazo. Mas será que, na prática, é mesmo assim? Quais serão as funções do administrador? O que ele precisa fazer para que uma empresa gere valor para clientes e proprietários, além de atender às demandas da sociedade? Para facilitar a compreensão de quais são essas funções, existe um modelo chamado PODC. Ele lista as 4 funções do administrador dentro do seu modelo de atuação nas empresas.

As quatro funções do administrador pelo modelo PODC são:

• P = Planejar;
• O = Organizar;
• D = Dirigir;
• C = Controlar.

A ordem dessas funções também é importante, pois ela determina o ciclo que sempre é criado para coordenar as atividades dentro de uma organização. Para você que quer saber mais detalhes sobre como surgiu esse modelo e o que cada uma dessas funções representam, vamos contar todos os detalhes agora. Uma importante função de uma administrador é liderar (ou dirigir). Veja mais sobre ela neste vídeo de nosso canal no YouTube:

Qual a origem das funções do administrador?

É fácil perceber que essas funções do administrador no modelo PODC condizem perfeitamente com o que é realizado no dia a dia de trabalho desses profissionais. Mas como será que surgiu essa definição das funções? Henri Fayol foi a primeira pessoa a identificar elementos ou funções do administrador. Tudo começou com seu livro clássico, lançado em 1916, Administration Industrielle et Generale (Administração Industrial e Geral). Fayol era o diretor administrativo de uma grande empresa de mineração de carvão francesa. Baseou seu livro em suas experiências como praticante da administração desse empreendimento. Na época, ele definiu cinco funções de gerenciamento que ficaram conhecidas como POC3 ou até POCCC. Elas eram:

• Planejamento;
• Organização;
• Comando;
• Coordenação;
• Controle.

Ele argumentou que essas funções eram universais: todos os administradores as executam no decorrer do seu trabalho em qualquer tipo de mercado. Mas com o passar do tempo e com o surgimento das novas tecnologias, novos autores atualizaram o conceito das funções do administrador. Elas passaram de 5 para apenas 4. Isso porque houve o entendimento de que as funções de coordenação e comando poderiam ser representadas, na verdade, por uma vertente só, que é a direção. Vamos conhecer, agora, os detalhes do PODC.

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4 principais funções do administrador no modelo PODC

1. Planejamento

O planejamento, em termos de administração de um negócio, envolve ações como:

• Previsão de condições futuras;
• Definição de novos objetivos;
• Criação de metodologias para alcançar esses objetivos.

Isso significa que alguém na posição de administrador precisa ser bom na tomada de decisão. E, na prática, o planejamento é um processo que consiste em várias etapas. Os planejadores devem começar conhecendo a situação de sua empresa, em especial as mais críticas enfrentadas pela organização. Isso pode estar relacionado com as condições econômicas do momento, a força de concorrentes ou até mesmo problemas de seus clientes. Em seguida, é preciso traçar cenários e tentar prever as condições futuras. Esses dois conjuntos de informações formarão a base do planejamento. Durante seus estudos, Fayol também reconheceu que o planejamento eficaz deve levar em conta incidentes inesperados que possam surgir, e não de fixar apenas em planos rígidos e inflexíveis. Na prática, existem diferentes tipos de planejamento, que podem ser:

• Planejamento Estratégico;
• Planejamento Tático;
• Planejamento Operacional.

2. Organização

O foco da função de organização pode ser listado em pontos-chave como:

• Estruturação das atividades;
• Direcionamento dos relacionamentos dentro da empresa;
• Recrutamento;
• Avaliação e treinamento das equipes.

Organizar é a função da administração que envolve o desenvolvimento de uma estrutura organizacional e a alocação de recursos para garantir que os objetivos serão atingidos. Essa estrutura organizacional geralmente é representada por um organograma. Dessa forma, se fornece uma visão gráfica da cadeia de ações dentro da empresa. É por isso que as decisões tomadas sobre a estrutura de uma organização são geralmente chamadas de decisões de design organizacional. Além disso, organizar também envolve as divisões de trabalhos individuais dentro da organização. Decisões devem ser tomadas sobre os deveres e responsabilidades de cada colaborador, assim como a maneira que cada atividade será executada.

3. Direção

Criar um padrão e um direcionamento para todas as atividades da empresa. Essa é uma das principais funções do administrador, sendo um componente necessário para todas as outras. Direcionar pode ter o mesmo sentido de liderar. Com isso, o líder auxilia os outros componentes da empresa a alcançarem objetivos. Ele tem uma visão mais ampla e, por isso, pode coordenar os esforços de forma que todos trabalhem em conjunto, com um mesmo norte. Mas, além disso, a liderança eficaz exige que o administrador motive os colaboradores e faça uma comunicação de maneira efetiva. Se esse direcionamento for bem feito, todos ficarão entusiasmados para atingir todas as metas. Por isso, é preciso conhecer primeiro as personalidades, valores, atitudes e emoções de cada componente da empresa. Assim, será possível delegar a tarefa certa para a pessoa certa. Pesquisas de personalidade no trabalho fornecem informações importantes sobre como os administradores podem liderar e quais as melhores maneiras de motivar as equipes de trabalho.

4. Controle

Dentre as funções do administrador, a de controle tem um papel fundamental: garantir que tudo ocorra dentro dos parâmetros e dos princípios que foram definidos. O objetivo do controle é justamente identificar desvios do direcionamento, já pensando em planos para mudar esse cenário quando for necessário. Por isso, podemos dizer também que o controle consiste em três etapas:

• Estabelecimento de padrões de desempenho;
• Comparação do desempenho real com os padrões;
• Adoção de ações corretivas quando for necessário.

O controle de desempenho costumava ser expresso em termos monetários, como receita, custos ou lucros. Mas, hoje, ele também pode ser declarado em outros termos, como o nível de atendimento ao cliente e satisfação do consumidor, por exemplo. Para isso, uma série de indicadores de desempenho precisam ser criados. Mas atenção: essa função não deve ser confundida com o controle no sentido comportamental ou manipulador de personalidades, ou emoções. Em vez disso, ela diz respeito ao papel de tomar as ações necessárias para garantir que as atividades relacionadas ao trabalho sejam consistentes e contribuam para o cumprimento das metas. O STRATWs ONE é um software de gestão de performance corporativa que pode auxiliar em todas as funções administrativas. Ele traz transparências à troca de informações do negócio, integrando pessoas, processo e objetivos estratégicos.

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