Como priorizar tarefas quando seu gerente não o faz

Se você já se viu atolado de demandas, sem saber como priorizar tarefas e sentindo que tudo é urgente, saiba que não está sozinho. Em muitas empresas, a alta liderança delega responsabilidades sem fornecer diretrizes claras, deixando analistas e gestores intermediários sobrecarregados.

Então, como priorizar tarefas quando seu gerente não estabelece o que é mais importante? boa notícia é que existem formas eficientes de organizar seu trabalho, definir o que realmente merece sua atenção e garantir que você entregue valor sem se sentir constantemente apagando incêndios.

Uma pesquisa realizada por Robert Kaplan e David Norton mostra que mais de 90% dos empregados não entendem completamente a estratégia da empresa em que trabalham e não sabem o que é esperado deles para ajudar a atingir os objetivos da companhia. Mas isso pode ser resolvido.

Compondo o problema, uma pesquisa recente mostra que executivos globais dizem que eles possuem muitas prioridades conflitantes.

Por isso, neste artigo, te ajudo a entender tudo sobre como priorizar tarefas aí na sua empresa e como fazer disso, uma norte para todas as tomadas de decisão. Continue a leitura que eu te conto!

O que é priorização de tarefas?

A priorização de tarefas é o processo de organizar e classificar as demandas do seu dia a dia com base na sua importância e urgência. Em um mundo corporativo onde tudo parece ser prioridade, entender como priorizar tarefas corretamente faz toda a diferença para evitar sobrecarga, melhorar a produtividade e garantir que você está focando no que realmente traz impacto.

Mas priorizar tarefas não significa apenas criar uma lista de afazeres. O verdadeiro desafio está em saber o que merece sua atenção agora e o que pode esperar, especialmente quando a sua liderança não define isso para você.

Quando as expectativas não estão claras e as demandas vêm de várias frentes, é comum sentir que todas as tarefas têm o mesmo peso – e aí começa a frustração.

Como priorizar tarefas aí na sua empresa?

Existem diferentes ferramentas e frameworks para apoiar em como priorizar tarefas dentro das organizações.

O primeiro ponto em comum de todas elas é listar as pendências, seja elas do dia ou da semana, por exemplo. A partir daí, é possível aplicar diferentes formas de priorizar, levando em consideração parâmetros e cenários diferentes.

Por isso, a seguir, te apresento algumas dessas ferramentas, que vão te ajudar como priorizar tarefas no passo seguintes:

1- Matriz GUT

Se você trabalha em um ambiente onde há diversas demandas simultâneas e precisa tomar decisões de forma criteriosa, a Matriz GUT pode ser uma ótima aliada. Ela ajuda a priorizar tarefas com base em três fatores: Gravidade, Urgência e Tendência.

Para utilizar esses frameworks, você pode se orientar com o passo a passo a seguir:

Passo 1: Liste todas as tarefas ou problemas que você precisa resolver.

Passo 2: Para cada um deles, atribua uma nota de 1 a 5 para os seguintes critérios:

• Gravidade: O impacto que a tarefa tem caso não seja resolvida.
• Urgência: O tempo disponível para resolver a demanda.
• Tendência: A possibilidade de o problema piorar com o tempo.

Passo 3: Multiplique os valores atribuídos a cada critério para obter uma pontuação final.

Passo 4: As tarefas com as pontuações mais altas devem ser tratadas com prioridade.

Esse método é muito útil quando se precisa de um critério objetivo para definir como priorizar tarefas em um cenário onde tudo parece crítico.

2- Matriz de Eisenhower: o que é urgente e o que é importante?

A Matriz de Eisenhower é uma das ferramentas mais populares para quem quer aprender como priorizar tarefas de forma estratégica. Ela divide as demandas em quatro quadrantes, ajudando a diferenciar o que precisa de atenção imediata e o que pode ser delegado ou até mesmo descartado.

Para construir a ferramenta, você deve:

Passo 1: Construa uma Matriz que usa dois parâmetros: Urgência e Importância

Passo 2: Pegue sua lista de tarefas e avalie cada uma com base em dois critérios. Ao longo do processo, vá colocando elas dentro de cada um dos quatro quadrantes, que são:

• Importante e Urgente: Faça imediatamente.
• Importante, mas não Urgente: Agende para um momento apropriado.
• Urgente, mas não Importante: Delegue para alguém sempre que possível.
• Nem Urgente nem Importante: Considere eliminar.

Essa abordagem permite que você tenha mais controle sobre o que realmente merece sua atenção e evita que você passe o dia inteiro apagando incêndios sem avançar em projetos estratégicos.

3- Método MoSCoW

Quando se trabalha com projetos ou iniciativas de longo prazo, pode ser difícil decidir o que precisa ser feito primeiro. O método MoSCoW facilita esse processo ao classificar as tarefas em quatro categorias:

• Must Have (Essencial): Tarefas indispensáveis para a entrega.
• Should Have (Importante, mas não essencial): Tarefas importantes, mas que podem ser ajustadas ou adiadas se necessário.
• Could Have (Desejável): Tarefas que agregam valor, mas não são prioritárias.
• Won’t Have (Não necessário no momento): Demandas que podem ser descartadas ou reavaliadas futuramente.

Como aplicar o método MoSCoW:

1. Liste todas as tarefas do projeto ou do seu fluxo de trabalho.
2. Classifique cada uma dentro de uma das quatro categorias.
3. Concentre-se primeiro nas tarefas Must Have e vá avançando conforme o tempo e os recursos disponíveis permitirem.

4- Priorização por Impacto x Esforço: o que traz mais resultado?

Se você está constantemente lidando com diversas demandas e sente que algumas tarefas consomem muito tempo sem trazer um grande retorno, o método Impacto x Esforço pode ser a solução ideal.

Esse modelo ajuda a identificar quais atividades valem a pena ser priorizadas, considerando o impacto que elas geram e o esforço necessário para realizá-las.

Como utilizar o método Impacto x Esforço para priorizar tarefas?

Depois de listar todas as suas tarefas, desenhe uma matriz de parâmetros Esforço x Impacto. A ideia é ter parâmetros para entender o quanto de esforço todas as tarefas vão te demandar e quanto de impacto para a sua área ou empresa ela vai gerar.

Depois, individualmente estime cada uma delas levando em consideração:

O impacto que cada uma gera para o seu trabalho ou equipe.

O esforço necessário para executá-la.

Classifique as tarefas em quatro grupos:

• Alto impacto, baixo esforço → Prioridade máxima.
• Alto impacto, alto esforço → Planeje bem para executar.
• Baixo impacto, baixo esforço → Faça se houver tempo.
• Baixo impacto, alto esforço → Considere evitar.

E depois de priorizar as demandas?

Saber como priorizar tarefas é um passo essencial para lidar com um fluxo intenso de trabalho, mas a verdade é que só definir o que vem primeiro não basta. O grande desafio vem depois: garantir que as demandas priorizadas sejam realmente executadas, acompanhadas e concluídas dentro do prazo.

A primeira armadilha comum após priorizar demandas é deixá-las se perderem no meio de novas solicitações. No dia a dia das empresas, é muito fácil ser puxado para tarefas inesperadas, atender pedidos de última hora e acabar desviando do plano original.

Por isso, além de definir como priorizar tarefas, é essencial ter um sistema claro para acompanhar a execução. Isso pode ser feito com ferramentas de gestão como STRATWs One, Trello, Asana ou mesmo uma boa e velha planilha.

Outro ponto crucial é estabelecer checkpoints para revisão do progresso. Se você priorizou uma demanda porque ela era importante e urgente, mas semanas depois ela continua na sua lista sem avanço, significa que algo está travando a execução.

O ideal é criar uma rotina de acompanhamento, seja com reuniões rápidas para alinhamento ou revisões individuais ao final de cada semana.

Também é fundamental ter clareza sobre os próximos passos. Priorizar é decidir o que vem primeiro, mas para garantir que o trabalho flua, é preciso transformar decisões em ações concretas.

Uma tarefa mal definida, sem detalhamento sobre o que precisa ser feito e quais são os responsáveis, tem grandes chances de ficar estacionada.

Próximos passos

O STRATWs One é uma ferramenta poderosa e diferente de métodos manuais ou planilhas dispersas, a plataforma permite que as empresas alinhem suas demandas com o planejamento estratégico, garantindo que cada tarefa esteja conectada aos objetivos da organização.

Além da priorização, o STRATWs One também facilita o acompanhamento contínuo das tarefas. Dentro da plataforma, é possível transformar as decisões em planos de ação concretos, atribuindo responsáveis, prazos e indicadores de progresso.

Com isso, as equipes conseguem visualizar claramente o que precisa ser feito, evitando que atividades críticas fiquem esquecidas ou sejam atropeladas por novas demandas. Essa transparência na gestão melhora a produtividade e reduz o retrabalho, garantindo que nada se perca no meio do caminho.

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