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Em tempos de transformação digital, drives compartilhados, home office e computação em nuvem, muitas empresas se viram obrigadas a estarem buscando integração entre ferramentas e informações na empresa, com o objetivo de otimizar os diferentes processos. Por isso, é necessário falar sobre integração e para que serve o ERP.
Bem, é claro que só pelo fato da empresa estar integrando todos os processos da empresa e diferentes áreas por meio de ferramentas colaborativas online e APIs (protocolos da internet que fazem duas aplicações na nuvem “conversarem” entre si) já é um grande progresso. Mas uma das coisas pra que serve ERP é exatamente integrar e padronizar sistemas, diminuindo a complexidade, tornando o fluxo de informações muito mais transparente e acessível.
Neste artigo, você vai entender melhor para que serve o ERP e se já não está na hora de sua empresa aposentar as planilhas compartilhadas e adotar, de uma vez por todas, um sistema de gestão empresarial integrada.
Está interessado em saber mais? Então continue a leitura!
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ERP significa em inglês Enterprise Resource Planning, que poderia ser traduzido como Planejamento dos Recursos da Empresa. Realmente, a mera tradução não deixa claro do que se trata um software ERP.
Dessa forma, podemos afirmar que um ERP é um sistema – normalmente dividido em módulos – que tem o objetivo de integrar as informações de diversas áreas da empresa para auxiliar na tomada de decisões táticas e estratégicas, trazer mais eficiência e controle aos processos e, consequentemente, reduzir custos operacionais.
Ele é dividido em módulos exatamente para que pequenas empresas, que não podem investir de uma vez só na integração de todos os sistemas que já opera, façam isso em etapas.
Os módulos mais comuns são o financeiro, Recursos Humanos, gestão de estoques, produção e compras, por exemplo. Dessa forma, é possível estruturar um sistema integrado de gestão focado em ter um banco de dados robusto e que ajuda os todos os colaboradores na tomada de decisão diariamente.
ERP é um dos sistemas de gestão muito utilizados por grandes empresas, mas, atualmente, existem ERPs acessíveis para PMEs, baseados na nuvem e com preços que podem caber no bolso de menores empresários.
Antes de falarmos das vantagens de adotar um ERP, vamos entender direitinho do que se trata essa tão famosa ferramenta.
Embora a aplicação e o entendimento para que serve o ERP seja bastante atual, o primeiro sistema começou a ser desenvolvido há mais de 100 anos, pelo engenheiro Ford Whitman Harris.
De lá para cá, muita coisa se aperfeiçoou e hoje, entender para que serve o ERP é fundamental para gestores, afinal essas ferramentas são capazes de otimizar a rotina empresarial.
A lógica é que ao permitir que cada área da empresa utilize softwares diferentes para trabalhar as informações, muitos erros nos dados podem acontecer quando precisar que essas informações trabalhem juntas, impactando toda a capacidade produtiva.
No entanto, mesmo com softwares diferentes, é possível permitir (por meio de ERPs) que as ferramentas dialoguem entre si, aumentando a eficiência da gestão.
Dessa forma, dados do time jurídico, que são importantes para o RH (como notas fiscais) podem ser trocados de maneira eficiente em tempo real. Além disso, esse tipo de solução pode ser aplicada para todas as áreas, desde que os softwares possuam esse modelo de integração.
Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma suíte ERP composta por módulos integrados ou aplicativos empresariais que se comunicam entre si e compartilham um banco de dados comum.
Além disso, os módulos do ERP são capazes de abranger a maioria das áreas funcionais da organização, como financeiro, contábil, produção, vendas, manufatura, relações com o cliente, armazém e logística, bem como outros módulos funcionais específicos, como por exemplo, otimização de conhecimentos, software de gerenciamento de projetos, software de recursos humanos e contabilidade de projetos.
Dessa forma, esses módulos estão conectados por um sistema de banco de dados central que permite que os usuários acessem, atualizem e compartilhem informações entre os diversos módulos do sistema.
O sistema ERP permite que os dados de todos os módulos sejam atualizados automaticamente, ajudando a garantir que todos os departamentos mantenham informações precisas e consistentes. Além disso, os usuários podem acessar dados de qualquer módulo a qualquer hora, melhorando a agilidade e eficiência na tomada de decisões.
Agora que você entendeu melhor que um ERP pode fazer pela empresa, veja as vantagens que uma organização terá ao integrar todas as suas informações em um único sistema de gestão:
Imagine que o time de marketing tenha seu próprio sistema para acompanhar a evolução das vendas e que o financeiro, com o objetivo de gerenciar os fluxos de valores, também tenha o seu.
É bastante provável que esses números nunca “batam”, caso os sistemas não estejam integrados adequadamente ou façam parte de um ERP. Seja por falhas humanas, na hora de preencher uma planilha, ou mesmo porque o entendimento de cada equipe sobre esses dados seja diferente.
No entanto, com uma solução ERP capaz de integrar essas duas equipes, os números passarão a ser únicos e a empresa inteira estará falando “o mesmo idioma”.
Esta é uma regra básica do uso do ERP: seja o pessoal de finanças, de vendas ou de marketing, a entrada dos dados será feita uma única vez no sistema, que disponibilizará, (para seguir o exemplo do item anterior) todas os dados sobre as receitas de vendas para os departamentos que necessitem deles, de forma transparente e, melhor de tudo, idêntica!
Esse benefício se estende para qualquer área ou informação do negócio. Evidentemente, pode haver restrição de níveis de acesso para executivos e diretores, além do fato de que qualquer ação no sistema é rastreável, podendo-se descobrir quando e quem deu entrada, modificou ou teve acesso a qualquer dado.
Acontece em várias empresas. Um clima saudável de competitividade entre áreas e equipes acaba se transformando em uma disputa de interesses.
Nesses casos, informações valiosas, muitas vezes, são mantidas para uso exclusivo do próprio departamento. Marketing, vendas, financeiro e outras áreas, acabam sonegando informações umas das outras.
Com um sistema ERP, isso é impossível.
Em vez de diversos softwares diferentes em cada departamento, o que obriga a dupla entrada de dados, uma tecnologia única é usada pela empresa, reduzindo custos com licenças, treinamentos, manutenção e assistência técnica.
Este é o principal benefício de um ERP: permitir o acesso em tempo real à dados confiáveis. Se a empresa quiser, ela pode até disponibilizar grandes telas com dashboards nas áreas de seu interesse, mostrando o desempenho do negócio instantaneamente (ou quase) para que os colaboradores saibam exatamente o que está acontecendo, de forma muito transparente.
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Se você está buscando entender para que serve o ERP, é fundamental ter em mente os diferentes módulos disponíveis para que seja possível escolher um conforme as necessidades da sua organização.
No mercado, alguns dos principais módulos disponíveis são:
Nos módulos de RH, por exemplo, com o intuito de apoiar na gestão de pessoas, as empresas tem conquistado excelentes benefícios ao integrar diferentes necessidades, como cargos e salários por a avaliação de desempenho, por exemplo. Seja por meio de uma solução como a 9 Box ou uma outra.
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