Para que uma empresa funcione de forma organizada e saudável, é essencial ter um plano de contas bem estruturado que organiza suas finanças. Ele diz respeito ao sistema de contabilidade da empresa e é fundamental para que ela consiga controlar os seus custos e receitas de maneira eficiente.
Neste artigo, vamos explicar o que é um plano de contas e como criar um em 6 passos, ajudando você a tomar as decisões corretas para o crescimento e sucesso da sua empresa.
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Um plano de contas é um documento de referência contábil que lista e classifica todas as contas de débito e crédito da empresa. Ele define a função e a forma como essas contas serão usadas para rastrear as transações da empresa, acompanhar os fluxos de caixa, análises financeiras, relatórios contábeis e estabelecer os equilíbrios contábeis de forma precisa.
Por meio dele, é possível que uma empresa organize seu livro contábil e aproveite alguns dos benefícios da contabilidade. Se uma empresa não tiver um bom plano de contas, não será capaz de gerar relatórios contábeis com precisão, levando à tomada de decisões equivocadas.
Além disso, ele é essencial para assegurar que todas as contas estejam corretamente documentadas e sejam auditadas adequadamente.
O Plano de Contas é uma ferramenta útil para organizar as finanças de sua empresa. Ele ajuda classificar os gastos e os recebimentos e permite gerir melhor as contas e apoia na tomada de decisões financeiras.
Dessa forma, criar e manter esse documento é fundamental para a gestão de qualquer negócio. Além disso, esse plano é importante para preparar as demonstrações contábeis de sua empresa e para a boa gestão dos seus recursos financeiros.
Um Plano de Contas bem definido fornece informações úteis para entender melhor os números e controlar as finanças, melhorando o controle orçamental. Este documento é essencial para determinar qual é o real grau de rentabilidade da sua empresa.
Por fim, quando bem estruturado, permite a elaboração de orçamentos a médio e longo prazo, o que é extremamente vantajoso para as organizações.
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Agora você já sabe o que é um plano de contas e como ele é essencial para a saúde financeira e o sucesso da sua empresa.
Para te ajudar, preparamos um passo a passo com 6 etapas para a criação desse documento. Vamos lá:
O primeiro passo para criar um Plano de Contas de sucesso é planejar os tipos de contas. Existem classificações padronizadas que ajudam a identificar as principais categorias financeiras que sua empresa precisa ter em conta.
Estabelecer qual o conteúdo de cada uma delas ajuda a organizar e controlar as finanças. Uma boa maneira de começar é criando contas para ativos, passivos, renda, despesas e patrimônio líquido. Além disso, é importante criar um processo de verificação e detalhamento para que a contabilidade não se torne enfadonha.
O segundo passo para criar um Plano de Contas é definir a estrutura das contas. Isso significa decidir como as contas serão categorizadas. Você deve levar em conta a necessidade de detalhar bastante as informações quando decidir a estrutura.
O documento deve cobrir os principais agrupamentos de contas. Para isso, muitas vezes é útil usar códigos para facilitar a busca e a análise dos dados
Por exemplo, o código 1100 pode identificar contas do ativo circulante, códigos 1200 para contas de ativo não circulante e assim por diante. Esta estrutura de códigos ajuda a tornar o documento profissional e fácil de usar.
Defina e categorize todas as contas que serão incluídas no seu plano de contas. Uma boa categorização ajuda a gerenciar o fluxo financeiro e otimizar o tempo gasto com a contabilidade.
As categorias mais comuns incluem Receita, Despesa, Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido e Lucros ou Ganhos. Por exemplo, uma conta de salário é classificada como Despesa, enquanto uma conta de caixa é classificada como Ativo.
O quarto passo para criar um Plano de Contas efetivamente é incluir os saldos iniciais. É necessário verificar se há algum saldo inicial em anos anteriores para que não haja qualquer divergência nos números.
Os saldos iniciais para cada conta devem ser adicionados da mesma forma que os lançamentos básicos.
O penúltimo passo para criar um Plano de Contas de sucesso é realizar um teste para avaliar se o plano criado está funcionando como esperado. Para isso, é importante determinar o que será testado, como a qualidade dos registros contábeis, a divisão correta dos custos, a atualização da contabilidade etc.
A partir daí, é possível identificar quais dados devem ser monitorados para garantir que o plano de contas criado esteja funcionando corretamente. Além disso, é recomendado que sejam realizados ajustes manuais, caso haja algum erro. Dessa forma, à medida que o plano de contas for sendo atualizado e testado, a qualidade da sua contabilidade também aumenta.
O sexto passo é documentar o plano de contas. Isso porque a documentação ajuda a entender como as contas se relacionam, já que os grupos de contas devem se encaixar na estrutura do plano de contas.
Além disso, permitirá que outros possam compreender, acompanhar e aprimorar o desenvolvimento do plano de contas. Documentar o plano de contas significa obter informações detalhadas, criar relatórios e estabelecer processos de controle que mantenham o plano de contas atualizado.
Saber elaborar um plano de contas é importante para o sucesso de qualquer empreendimento. Afinal, é por meio dele que todos os movimentos financeiros são registrados e controlados. Para ajudar a entender melhor como realizar esse processo, listamos alguns exemplos de plano de contas. Entenda como eles podem ser aplicados de acordo com as necessidades da sua empresa.
Um Plano de Contas básico costuma conter os seguintes grupos:
As contas de ativo são usadas para registrar recursos que serão utilizados no futuro, enquanto o passivo é o local para armazenar todas as obrigações da empresa.
O patrimônio líquido corresponde ao capital de terceiros, incluindo ações e operações de financiamento. As contas de receita são usadas para registrar entradas de dinheiro, enquanto as contas de despesa abrangem as saídas. Os custos são despesas que geralmente são fixos. Por fim, o resultado refere-se ao lucro ou prejuízo da empresa ao longo do tempo.
O Plano de Contas pode ser personalizado de acordo com as necessidades da sua empresa, mas é importante ter em mente que ele não deve ser muito complexo, para que possa ser gerenciado com facilidade.
Existem diferentes versões do Plano de Contas, como o Plano de Contas de Varejo, que é usado por lojas e supermercados, e o Plano de Contas de Fabricantes, que deve ser utilizado por empresas que produzem produtos.
Além do mais, existem planos criados especificamente para negócios que vendem serviços, imóveis, transportes, restaurantes e transporte coletivo. Por exemplo, o Plano de Contas para Transporte Coletivo na Cidade de São Paulo é um dos mais completos e detalhados.
Uma boa gestão financeira é essencial para o sucesso de qualquer empresa. O plano de contas ajuda a melhorar o controle financeiro, dando informações sobre o fluxo de caixa, o desempenho dos ativos, os incentivos fiscais, entre outras.
É aqui que a tecnologia de gestão entra para ajudar. Ela pode ajudar a criar planos de contas estruturados de modo que sejam fáceis de analisar e interpretar. Além disso, o uso do software de gestão reduz o tempo para o registro e acompanhamento dos dados, gerando relatórios precisos e confiáveis.
Além disso, a tecnologia de gestão ainda conta com a segurança e a precisão da contabilidade, proporcionando maior controle sobre os recursos financeiros. Assim, ela ajuda as empresas a verificarem os seus resultados financeiros, tomarem decisões mais informadas e gerenciarem melhor os seus planos de contas.
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