É difícil quem não sinta um arrepio de horror ao ouvir a palavra “burocracia”. Ela remete a processos longos e ineficientes e, acima de tudo, a funcionários insatisfeitos e infelizes. Exemplos de empresas burocráticas servem para nos ajudar a melhorar os processos e tornar a gestão mais fluida.
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Hoje em dia, “burocracia” é um conceito que adquiriu uma conotação bastante negativa. Normalmente, associamos a empresas e instituições pouco organizadas, com um modelo de gestão verticalizado e extremamente hierárquico, que insere etapas desnecessárias na tomada de decisão.
Mas nem sempre foi assim. A burocracia é um conceito de Max Weber, um dos papas da sociologia. Ele a define como um modo de organizar as coisas para que as decisões sejam tomadas de forma técnica. Ou seja, a burocracia surge como uma forma de evitar os preconceitos e tornar a tomada de decisão mais objetiva.
O problema começa quando acontece um exagero nas etapas que envolvem a tomada de decisão. Nesses casos, o que temos são disfunções burocráticas, que atrapalham a vida de todos, principalmente do crescimento da empresa.
Você certamente já deve ter se deparado com uma situação em que o processo de uma empresa mais parece uma gincana. Formulários que não fazem sentido, carimbos que parecem impossíveis de serem obtidos, números de registro que deixaram de existir na década de 1970. Este é um clássico exemplo de empresa burocrática, no qual tudo pode ser traduzido em uma palavra apenas: ineficiência.
Processos excessivamente burocráticos têm um impacto pesado sobre a empresa, pois afetam de forma direta a produtividade. De acordo com o presidente do Conselho de Emprego e Relações do Trabalho da Fecomercio São Paulo, José Pastore, o brasileiro é cerca de 4x menos produtivo do que um trabalhador dos Estados Unidos. Mas não pense que isso se deve ao mau desempenho dos indivíduos. A culpa está mesmo na ineficiência dos sistemas.
Com processos mais transparentes, racionais e otimizados, é possível fazer mais em menos tempo. Assim, é possível melhorar não só os indicadores de cada colaborador, mas aqueles da empresa como um todo.
As disfunções burocráticas são um problema que afetam todos os níveis do mercado. Quando consideramos o cenário internacional, o Brasil é menos competitivo que países como os Estados Unidos, a Alemanha e a Coreia do Sul. Essa desvantagem deve-se à nossa baixa produtividade, fruto dos processos ineficientes de gestão estratégica.
Alguns exemplos de empresas burocráticas são bem claros e envolvem grandes estruturas. Mas há outras atitudes que também são um excesso de burocracia e estão minando a produtividade da sua empresa aos poucos. Veja alguns exemplos muito frequentes.
De tão comum, esta situação já virou até meme: um “selo” que premia pessoas que sobreviveram a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Fazer encontros regulares com os integrantes das equipes é fundamental. Mas isso não pode significar uma perda de tempo enorme na rotina e, pior, para alcançar poucos ou praticamente nenhum resultado.
A partir de um determinado ponto nas reuniões, as pessoas já começam a ficar cansadas e têm menos chances de chegar a uma solução inovadora para os desafios. Assim, é preferível que esses encontros sejam breves, com pautas muito bem definidas e contando apenas com os envolvidos diretamente no assunto.
Acredite se quiser, ainda é bastante comum ver empresas com metas genéricas e pouco claras. Some-se a isso um outro agravante: esses objetivos não são amplamente difundidos na empresa. Na urgência de cumprir com todos os passos do processo, os líderes não passam de forma clara para os colaboradores quais são os objetivos do plano estratégico.
Quando isso acontece, as equipes trabalham sem foco e sem saber para onde estão indo. É como uma pessoa que não sabe nadar quando jogada na água. Apesar de se debater e gastar muita energia, sem a orientação correta, ela acaba afundando.
Assista ao vídeo abaixo e aprenda a estabelecer metas SMART:
É um desperdício de energia e recursos implementar vários sistemas diferentes em uma mesma empresa. As organizações são organismos sistêmicos, portanto, os departamentos interagem uns com os outros o tempo todo. Quando os sistemas de gestão não são unificados, perde-se muito tempo na exportação dos dados e na geração de relatórios.
Uma hierarquia muito forte frequentemente tira dos colaboradores a autonomia. Assim, eles sempre precisam consultar o seu superior antes de tomar qualquer decisão. No dia a dia de trabalho, isso representa um forte exemplo de empresa burocrática. O líder direto dessa pessoa não estará sempre à disposição para dar o aval para cada decisão que precisar ser tomada. Essa espera por retorno e autorização implicará em perda de um tempo que pode ser precioso em negociações ou criação de oportunidades de negócio.
No caso das empresas maiores e de mentalidade mais tradicional, enxugar um pouco os excessos burocráticos e corrigir as disfunções pode levar anos. Grandes mudanças terão de ser feitas, e isso vai demandar tempo para que todos se integrem aos novos processos. Mas algumas mudanças são possíveis de serem implementadas já no dia a dia.
Para mudanças eficientes, todos os integrantes têm que estar à bordo. Todos precisam saber o que está acontecendo, quais serão as diferenças principais, como evitar possíveis problemas e lidar com imprevistos. A melhor forma de alcançar isso é fazendo treinamentos com as equipes da empresa.
Pessoas bem treinadas terão a segurança para agir, mesmo nos momentos de crise. Isso ajuda a diminuir os exemplos de burocracia nas empresas, uma vez que cada um sabe o seu papel e de que forma pode contribuir com a situação. Assim, a ação fica muito mais rápida e eficaz.
Um dos principais motivos que fazem a burocracia ser associada à lentidão e falta de eficiência é a falta de organização, tanto dos arquivos físicos quanto dos digitais. E não é para menos: em ambientes desorganizados, é muito mais fácil alguma coisa se perder, gerando retrabalho — para não falar da demora em encontrar dados e documentos.
Mesmo que não seja possível mexer nos processos de imediato, organizar o ambiente de trabalho já trará um alívio para todos. Não só será mais fácil encontrar os materiais necessários, a medida também ajuda a diminuir os níveis de estresse e melhora o clima organizacional.
Os processos são um dos maiores inimigos da burocracia. Quando existem processos bem definidos, cada pessoa sabe exatamente qual o seu papel, o lugar que ocupa na estrutura da empresa e quais tarefas deve executar. Isso evita que as pessoas precisem ficar constantemente improvisando e atrasando os resultados.
A criatividade é sempre muito bem-vinda no ambiente corporativo. Mas ela precisa ser aplicada nos momentos em que é mais necessária, e não desperdiçada sempre que é preciso reinventar a roda devido à falta de processos claros.
É nesse ponto que entra em cena o STRATWs One, software da Siteware que transforma em processos o sistema de gestão da sua empresa. Compatível com uma série de metodologias de gestão, como SWOT, Lean e outras, a plataforma promove um ganho em eficiência na gestão estratégica.
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