Como criar indicadores de desempenho e alinhar esses KPIs à estratégia da empresa?

A grande maioria das empresas com certa maturidade de gestão usa indicadores de desempenho.

No entanto, uma decepção comum entre os gerentes a respeito de medir a performance de uma empresa ou de sua equipe é que, na prática, os indicadores-chave de desempenho (KPIs) monitorados não parecem relevantes.

Isso acontece porque que não estão conectados , em muitos casos, à estratégia do negócio.

Mas como, afinal, criar indicadores de performance que realmente ajudem a acompanhar o desempenho do negócio?

Se você procura resposta para essa pergunta, chegou ao lugar certo!

Neste post você vai ver como elaborar indicadores, alguns tipos de indicadores de desempenho e ainda como fazer o alinhamento estratégico organizacional desses KPIs.

Vamos lá?

Leia também: Gestão por indicadores: porque e como usar KPIs na sua gestão de performance

Ante de descobrir como definir indicadores de desempenho que promovam o alinhamento estratégico organizacional, que tal relembrar o conceito de KPI e alguns exemplos?

Então, confira este vídeo de nosso canal no YouTube:

Como criar indicadores de desempenho e promover o alinhamento estratégico organizacional

É fundamental saber como elaborar indicadores de desempenho, se você pretende fazer uma gestão estratégica de seu negócio.

Por isso, selecionamos um passo a passo de como criar indicadores. Confira essas etapas e passe a usar na hora de penar no tipos de indicadores que ai usar. Assim, o acompanhamento será mais preciso e alinhado com sua estratégia.

Como criar indicadores de desempenho passo a passo:

1. Defina indicadores que agreguem valor ao negócio. Lembre-se: eles devem estar diretamente relacionados as metas definidas no planejamento estratégico. Além disso, essas metas devem ser realizáveis e possíveis de serem medidas.
2. Classifique os KPIs conforme os tipos de indicadores: de produtividade, de capacidade, de qualidade, estratégicos, táticos ou operacionais.
3. Defina com clareza o que seu KPI mede e como. Em seguida, explique detalhadamente a todos os envolvidos nesse processo que está sendo monitorado pelos indicadores de desempenho.
4. KPIs são flexíveis e evoluem junto com a empresa. A mudança das estratégia e dos planos organizacionais podem requerer novos KPIs.
5. Portanto, acompanhe e atualize os indicadores de desempenho sempre que necessário.

Quer entender ainda melhor como elaborar indicadores de desempenho? Então, dê uma olhada neste vídeo:

Veja também: Gráficos para indicadores de desempenho: 7 exemplos e 7 dicas de como construí-los e interpretá-los

Falamos, há pouco, de alguns tipos de KPI. Vamos entender cada um desses tipos de indicadores de performance organizacional?

Os 6 principais tipos de indicadores de desempenho empresarial

Falamos que um dos passos na hora de criar indicadores de performance organizacional é selecionar seu tipo.

Mas como saber a qual tipo casa um deles pertence? Veja como identificar os 6 principais tipos de indicadores de desempenho de negócios.

1. Indicadores de produtividade

Indicadores de produtividade medem a relação entre a quantidade produzida e os recursos empregados na produção.

Assim, quanto mais for produzido e quanto menso for gasto, maior a produtividade.

Assim, um caminhão que gasta 20 litros de combustível por quilômetro rodado ao fazer entregas para a empresa, é mais produtivo que outros que gasta 25 litros e roda a mesma distância para fazer suas entregas.

Outra maneira de medir a produtividade desse processo seria medir quantas quilômetros de entregas cada caminhão faz por hora. Como dissemos, tudo vai depender dos objetivos estratégicos da empresa.

Veja mais: Como calcular a produtividade de um funcionário? E seu desempenho?

2. Indicadores de capacidade

Indicadores de capacidade são aqueles que medem o quanto sua empresa, um setor, uma máquina ou outro elemento do negócio é capaz de produzir, no máximo, em relação a um parâmetro.

Esses indicadores são importantes para evitar que a empresa se comprometa com algo que não poderá entregar.

Um bom exemplo desse tipo de indicador de desempenho seria o número máximo de ligações atendidas por dia pelo SAC da empresa. Assim, quando ela perceber que sua capacidade é insuficiente, terá que promover a ampliação do atendimento.

Isso pode se dar com a contratação de novos atendente, um melhor treinamento, a implantação de softwares etc.

3. Indicadores de qualidade

Indicadores de qualidade são fundamentais para que a empresa mantenha o nível de satisfação de seus clientes.

Uma forma de medir a qualidade é verificando, por exemplo, a porcentagem  de peças produzidas com defeito por uma máquina.

Mas existem outras formas de se fazer isso, como medindo a quantidade de mercadorias devolvidas por clientes insatisfeitos, ou de chamados para a assistência técnica da empresa antes do final do período de garantia.

Saiba mais: FMEA: exemplo prático para identificar falhas e melhorar a qualidade de processos e produtos

4. Indicadores estratégicos

Indicadores estratégicos estão ligados ao planejamento do negócio. Assim, se a empresa determinou que deve ampliar seu mercado, o market share (fatia de mercado) é um bom KPI estratégico.

5. Indicadores táticos

Os indicadores táticos da empresa se referem ao nível gerencial. Assim, seguindo o exemplo dado acima, um KPI da tático da área de vendas de uma empresa que quer ampliar seu mercado pode ser o número de novos clientes conquistados a cada mês.

6. Indicadores operacionais

O sindicadores operacionais se relacionam a um indivíduo ou equipe específica.

Dessa forma, voltando mais uma vez ao nosso exemplo, os vendedores podem ter sua performance medida em função da porcentagem de aumento de clientes que tiverem a cada mês.

Leia também: Tudo sobre a gestão de indicadores estratégicos, táticos e operacionais nas empresas

Como fazer o alinhamento estratégico organizacional dos indicadores de desempenho

Agora que você já sabe como criar indicadores de desempenho, é hora entender como fazer seu alinhamento com a estratégia da sua empresa.

Só dessa forma eles serão realmente úteis para o seu negócio. Porque medir um processo ou usar uma medida que não tem relação com seus objetivos estratégicos não faz nenhum sentido.

No entanto, é muito comum que isso aconteça nas organizações. As pessoas acabam medindo por medir, sem entender a razão disso.

Por isso, para você entender melhor como resolver este problema, temos que identificar, primeiro, as possíveis causas.

Por que, afinal, esse distanciamento dos KPIs e dos objetivos do planejamento estratégico da empresa acontece?

Veja, a seguir, algumas das possíveis razões para isso.

1. A estratégia não é traduzida em objetivos claros

Hoje em dia a maioria das organizações tem um plano estratégico para curto e longo prazo.

No entanto, esses planos estratégicos podem não ter uma característica importante: a habilidade de transmitir claramente o que precisa ser feito e o que é sucesso para a empresa.

Para ter clareza, os objetivos estratégicos devem ser concisos.

Por exemplo: aumentar a satisfação dos stakeholders, otimizar o processo de entregas, reduzir custos com reciclagem ou garantir a expansão de mercado.

• Solução: Desenvolver metas que sejam SMART. Além de inserir informações relevantes como duração, responsável e KPIs para medir a conclusão do objetivo.

2. A seleção dos indicadores é feita independentemente da estratégia da empresa

Insistimos no fato de que não tem como criar indicadores de desempenho de processos organizacionais sem ter as estratégias da empresa em mente!

Mas o que acontece é que durante o processo de seleção dos indicadores, os KPIs não são escolhidos para refletir o alcance dos objetivos estratégicos do negócio.

• Solução: Considere estas três perguntas quando for medir a performance:

1. O que quero alcançar?
2. Como vou alcançar?
3. Quais as melhores maneiras de medir e refletir o progresso dos meus objetivos?

A terceira pergunta indica quais indicadores são ideais para seus objetivos.

Na maioria dos casos, há mais de uma maneira de mensurar suas metas estratégicas. Para medir o objetivo “Aumentar satisfação do cliente”, por exemplo, o gestor do Marketing pode escolher acompanhar a porcentagem de clientes satisfeitos ou o número de clientes satisfeitos.

A decisão por um indicador ou por outro vai depender da verba alocada para ativação do KPI e do prazo para reunir as informações necessárias, entre outros pontos.

Você pode usar qualquer critério de seleção do indicador que preferir, mas lembre-se sempre de que os KPIs devem estar ligados a um objetivo estratégico.

3. KPIs deixam de ser relevantes quando medimos o que é fácil medir

Esta é uma armadilha comum que acontece durante a seleção de indicadores de desempenho: escolher aqueles com os quais estamos mais familiarizados ou que são os mais fáceis de mensurar.

• Solução: Tenha em mente que o esforço para medir um indicador não deve ser maior do que os benefícios gerados pela mensuração, mas o critério-chave continua sendo a relevância dele para sua Estratégia.

4. Gestores podem ficar tentados a mensurar os mesmos indicadores que seus competidores

Benchmarking é muito útil em mensuração da performance, mas deve ser usado com sabedoria em qualquer empresa.

Comparar uma empresa com a outra do mesmo mercado, da mesma indústria e até do mesmo tamanho pode ser irrelevante se elas têm estratégias empresariais ou modelos de negócio diferentes.

• Solução: Use as informações do benchmarking, quando disponíveis, como ponto de referência para suas atividades, mas certifique-se de que as comparações que está fazendo sejam relevantes.

5. KPIs não são revisados após cada ciclo estratégico

Estratégias mudam o tempo todo, seja de forma estruturada, como durante revisões anuais da estratégia; ou de maneira informal, quando gestores respondem a mudanças no mercado começando novos projetos.

Todas as mudanças que acontecem em uma empresa podem distanciar os indicadores de desempenho criados das atividades do negócio.

• Solução: A revisão da estratégia deve acontecer de modo organizado, para que garanta que os indicadores sejam realinhados às novas direções estratégicas e que exista, também, consistência entre o que mensuramos e o que queremos alcançar. Revisões estratégicas devem acontecer uma vez por ano, ou mais, para empresas muito dinâmicas, e realinhar os KPIs deve ser parte deste processo.

A organização evolui, assim como seus indicadores. Portanto, alguns deles podem ser suplantados (quando a empresa está madura o suficiente para mensurar KPIs mais complexos), outros podem ser suspensos à medida em que o problema que apontavam for resolvido e outros ainda apenas adaptados, alterando a metodologia de seus cálculos.

O valor gerado pelo uso dos KPIs é influenciado diretamente pela relevância que a informação obtida pelo processo de mensuração da performance tem para o planejamento do negócio e para a tomada de decisão.

Assim, a análise dos problemas citados neste texto pode melhorar muito a estrutura de estão da performance organizacional existente em sua empresa!

E lembre-se: não adianta nada saber como criar indicadores de performance organizacional se eles não refletirem aspectos relevantes dos objetivos estratégicos da empresa.

Texto adaptado daqui.

Vale a pena ler também em nosso blog: [QUIZ] Qual é a maturidade de gestão empresarial do seu negócio?

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