Historicamente falando, a burocracia surgiu como uma forma de criar limites entre o público e o privado. Em seu início, foi um processo essencial e era vista com olhar positivo, como algo que trazia ordem à desorganização. No entanto, no atual contexto de transformação digital em que vivemos, a burocracia assume novos papéis e é um dos principais desafios enfrentados dentro das empresas.
Um estudo encomendado pela FIESP mostrou que 90% das empresas entrevistadas apontaram a burocracia interna como um dificultador do desenvolvimento econômico e da competitividade do negócio.
Por isso, hoje nós vamos falar um pouco dos principais malefícios que a burocracia causa nas empresas, bem como ações que você pode adotar para combater essa prática que tanto prejudica os processos internos do negócio.
A burocracia é muito conhecida como o excesso de procedimentos, ressalvas, autorizações, etapas, especificações e outros obstáculos. No entanto, ela pode assumir diversas formas dentro dos processos de um negócio e é aqui que mora o perigo: o fluxo de trabalho fica extremamente ineficiente, sem que você perceba.
Uma burocracia interna que é mais observada atualmente dentro das empresas é a centralização dos processos nos gestores. Claro que um bom líder precisa estar a par dos projetos que sua equipe está executando no momento, porém, será que há a necessidade de tudo passar pela aprovação da gerência? Até mesmo as pequenas entregas?
Em consequência do citado acima, temos uma equipe dependente de seu gestor e que não tem autonomia para exercer os próprios projetos. Como já é de se imaginar, isso prejudica não só o desempenho da equipe, mas da empresa como um todo, uma vez que a integração entre os setores da empresa também será consideravelmente dificultado.
Por fim, é importante ressaltar que a burocracia é ainda muito importante, e não estamos defendendo sua extinção. O ponto aqui é justamente não deixar que ela se torne um empecilho no crescimento da empresa. Na maioria das vezes, ela vem da necessidade de controle dos gestores; que é essencial, mas pode ser muito prejudicial se não usada estrategicamente.
Como já citamos anteriormente, o excesso de burocratização interna gera equipes extremamente dependentes de seus gestores, o que acaba por criar travas e, consequentemente, atrasar prazos e entregas.
Como já é de se imaginar, trabalhar em um local em que a produtividade é baixa e que os processos não fluem de maneira efetiva, deixa os colaboradores insatisfeitos. Com uma equipe desmotivada e de criatividade limitada, você provavelmente terá um alto turnover, fato que pode trazer grandes problemas para a saúde financeira do negócio.
Não apenas os seus colaboradores, você, como gestor, também ficará sobrecarregado, uma vez que será muito solicitado e provavelmente não terá o devido tempo para traçar as estratégias de crescimento da equipe.
Além disso, o excesso de processos burocráticos também dificulta a inserção da empresa no contexto de transformação digital, uma vez que um de seus principais pilares é a otimização de processos internos.
Mas, afinal, como alcançar a tão almejada agilidade no trabalho sem a perda na qualidade do serviço? Bem, é isso que vamos te contar agora.
Agora que você já de todos os problemas que a burocratização pode acarretar, vamos te dar algumas dicas para que você combata essa prática dentro da sua empresa.
Antes de adotar novas metodologias de gestão, truques ou investir em alguma ferramenta, você precisa saber exatamente com o que está lidando. Para isso, você precisará fazer um estudo aprofundado e mapear seus processos internos, para redesenhá-los e começar o processo de implantação; que não será fácil.
No momento de redesenhar os fluxos, tenha sempre em mente e dê prioridade à integração de processos e à definição de um organograma de trabalho claro. Com isso, você vai conseguir otimizar o tempo da sua equipe, bem como facilitar suas tarefas, visto que cada um saberá exatamente quais são suas funções.
Uma das principais táticas para combater a burocracia nociva dentro das empresas é investir em equipes bem treinadas e que consigam gerenciar pequenas entregas. Dando autonomia aos seus colaboradores, você verá os processo fluírem com uma eficiência muito maior, fator que será refletido nas suas avaliações de desempenho.
Ademais, um funcionário que tem autonomia para realizar os próprios projetos, estará muito mais satisfeito com seu trabalho, diminuindo o turnover da empresa. Além disso, essa liberdade conferida fará com que a produtividade da sua equipe aumente, uma vez que gera um ambiente profissional mais saudável.
Além de ser um dos principais pilares da transformação digital nas empresas, o investimento em tecnologia pode ajudar muito na desburocratização interna. Existe um mito no mercado em que as empresas ainda têm receio em automatizar processos, uma vez que pode gerar uma burocracia interna ainda maior.
No entanto, tudo depende do software que você escolheu para te ajudar nessa jornada. Treinar os colaboradores e investir capital em algo que não dá retorno é o pesadelo de todo gestor. Por isso, é necessário ser estratégico no momento de escolher qual processo você irá automatizar e qual programa você irá escolher para te apoiar.
Um estudo de tendências organizacionais mostrou que o Brasil pode se tornar um líder de soluções anti burocracia e a Siteware não fica fora dessa tendência.
O STRATWs One é um software que te confere muito mais agilidade na tomada de decisões. Com o objetivo de simplificar processos e trazer melhor análise de desempenho para a gestão, o STRATWs chega nas empresas como valiosa ferramenta para auxiliar a reduzir a burocracia interna e, assim, criar um fluxo de trabalho muito mais efetivo dentro do negócio.
Estamos sempre procurando estreitar a relação entre colaboradores e gestores e diminuir a burocracia dos processos internos. Por isso, nesse primeiro trimestre de 2020, fizemos melhorias em nosso sistema, exclusivamente pensadas nisso.
As mudanças foram no nosso módulo Programa de Resultados. Nesse módulo, é possível traçar seu próprio plano de metas, bem como o de seus colaboradores, visando o crescimento da equipe e alinhamento com as ambições da empresa. Dessa forma, o organograma de trabalho fica ainda mais claro e você conseguirá desenvolver uma equipe de alto desempenho.
A novidade é que agora, dentro do Programa de Resultados do STRATWs One, é possível fazer alterações no Plano de Metas a qualquer momento, mesmo que ele já tenha sido enviado para aprovação do responsável em questão. Assim, a maior flexibilidade conferida a esse processo, aumenta a eficiência e facilidade da definição de metas individuais.
Levando pessoas e empresas mais longe.
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