Como fazer um relatório de acompanhamento de atividades?
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Um relatório de acompanhamento de atividades é um documento rico em informações sobre os processos operacionais da empresa.
Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre como fazer um relatório de acompanhamento de atividades:
Por meio dele, é possível comparar as tarefas previstas com as executadas e iniciadas durante o período analisado.
Em conjunto, o documento ainda pode conter observações sobre dificuldades encontradas na execução de um trabalho, indicadores de desempenho e informações gerais, que permitem que você, como gestor, acompanhe o progresso do time e de cada profissional.
Por meio dessa descrição de tarefas, fica mais fácil avaliar resultados e tomar decisões estratégicas para a otimização de processos, contribuindo para melhores resultados nos períodos futuros.
Em outras palavras, o relatório de acompanhamento de atividades mostra o quanto uma equipe realizou do trabalho proposto, qual o desempenho alcançado e o que precisa ser melhorado.
Ainda é muito comum que gestores usem materiais como esse apenas para ter uma visão do passado. Ou seja, do que foi feito pela equipe e, assim, cobrá-la ou reconhecer o bom trabalho.
Entretanto, o relatório de atividades também oferece uma visão de futuro, sendo um importante guia para as próximas etapas de um projeto e para a melhoria de processos de um time.
Contudo, é habitual haver incertezas sobre a forma correta de elaborar um relatório de acompanhamento de atividades. Se essa é a sua dúvida, você está no lugar certo. A seguir, organizamos um guia que apresenta:
- o que é,
- como fazer um relatório das atividades realizadas,
- qual é a importância dessa prática.
Continue lendo e tire suas dúvidas sobre o assunto.
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O que é um relatório de acompanhamento de atividades?
O relatório de acompanhamento de atividades é um documento que descreve todas as tarefas realizadas por um profissional ou por uma equipe, dentro de um período. É importante para alinhar o time e informar os gestores sobre o progresso de um projeto.
Sua execução amplia a visão sobre as rotinas de trabalho da empresa e de cada setor, bem como é essencial para realizar uma avaliação do desempenho individual mais assertiva dos colaboradores.
Uma vez que o dia a dia empresarial é pautado por listas de atividades que um profissional precisa executar, o relatório deve conter, entre outras informações, dados como:
- ações concluídas,
- tarefas iniciadas,
- atividades que não receberam atenção do profissional ou da equipe.
A partir disso, você pode analisar diferentes tipos de elementos, como o nível de produtividade do seu time e a sua capacidade de cumprir o prazo combinado com o cliente, por exemplo.
Em suma, uma boa avaliação de um relatório de acompanhamento de atividades é essencial para que você tenha uma visão clara sobre o andamento dos projetos e o desempenho da equipe que está sob sua responsabilidade.
Veja dicas do Google para ter um time de sucesso:
Como elaborar um relatório de acompanhamento de atividades eficiente?
Mas, afinal, como fazer um relatório das atividades realizadas? Saber a resposta para essa pergunta vai te ajudar a construir um documento confiável, que ofereça informações relevantes e corretas sobre o estado atual dos projetos e da capacidade produtiva de cada setor.
Ter esse conhecimento é fundamental porque erros na execução de um relatório de atividades podem causar falhas na análise, impactando a tomada de decisão e a avaliação geral de desempenho.
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Algumas práticas, todavia, contribuem para o desenvolvimento seguro de um relatório de acompanhamento de atividades.
Por isso, continue lendo e tire suas dúvidas sobre o assunto, com o passo a passo de como elaborar um relatório de acompanhamento de atividades:
- Crie um modelo de relatório de acompanhamento de atividades
- Defina uma periodicidade
- Separe as atividades de acordo com o status
- Inclua espaço para observações
- Reorganize o próximo período
- Faça uma avaliação qualitativa
- Use a tecnologia como aliada
Veja mais sobre os tipos de avaliação de desempenho:
Como elaborar um relatório de acompanhamento de atividades
1. Crie um modelo de relatório
Um elemento muito importante na gestão de tarefas é a definição de um modelo de relatório de acompanhamento de atividades que fará com que todos os envolvidos sejam direcionados a compartilhar os mesmos tipos de informação.
Além de garantir um certo padrão no preenchimento dos campos indicados, ele também contribui para o acompanhamento da evolução do trabalho, permitindo comparar resultados relacionados, por exemplo, à produtividade.
Para montar um modelo de relatório, crie um arquivo que funcione como molde. Depois de aprovado, estabeleça a rotina de envio aos profissionais que o preencherão periodicamente.
Compartilhe o documento e delimite um prazo de retorno, com os campos preenchidos.
Ao desenvolver o modelo de relatório, inclua áreas para o preenchimento de informações como:
- nome do colaborador;
- departamento;
- semana a qual o arquivo se refere.
Também é preciso destinar espaços para que os funcionários informem sobre:
- atividades executadas;
- tarefas em andamento,
- ações para a próxima semana.
Dessa forma, o relatório de acompanhamento de atividades será claro e conciso, simples de preencher e fácil de analisar. É isso o que devemos querer em um material como este.
2. Defina uma periodicidade
Cada empresa deve definir a periodicidade para preenchimento e análise do relatório de acompanhamento de atividades, de acordo com seu modelo de negócio, suas estratégias e rotinas.
Uma constância comum é semanal, entretanto, alguns negócios optam pelo acompanhamento diário, quinzenal ou mensal.
Identifique o que vai funcionar melhor para a sua organização, sempre considerando o que será feito a partir dos resultados apresentados no documento.
Se existe um problema de cumprimento de prazos, é importante que os relatórios permitam a rápida identificação de falhas, especialmente, aquelas que vão impactar o cliente.
Nesses casos, documentos criados mensalmente podem atrasar a avaliação e prejudicar a entrega final.
Uma sugestão é começar com uma avaliação semanal. A partir disso, observe se a empresa ganharia mais mantendo, reduzindo ou expandindo o tempo entre cada documento.
3. Separe as atividades de acordo com o status
Como falamos ao indicar a importância de criar um modelo relatório de acompanhamento de atividades, uma regra geral é organizá-lo de maneira que fique fácil a identificação do status das tarefas programadas.
Uma divisão simples de compreender é entre tarefas:
- concluídas;
- em andamento;
- enviadas para a próxima semana.
Dessa forma, será possível realizar uma avaliação geral sobre as ações planejadas, as concluídas e as que não puderam ser realizadas no período.
Isso vai ajudar a medir a produtividade da equipe e a sua capacidade de execução do que é proposto, não apenas sob a perspectiva da qualidade do que é feito, mas do tempo necessário para a finalização.
Essa informação é importante em múltiplas frentes organizacionais, entre elas, a definição de prazos realistas junto aos clientes.
4. Inclua espaço para observações
Esse espaço do relatório de acompanhamento de atividadesdeve ser uma área livre, oferecida para que os colaboradores tenham a oportunidade de explicar problemas que ocorreram ao longo do período ou para apontar as causas de atrasos na programação original.
É um espaço importante para que você avalie, de forma qualitativa, o desempenho do profissional ou da equipe, a partir da explanação feita pelos colaboradores.
As informações apresentadas podem contribuir para que você encontre mais facilmente os gargalos que possam estar prejudicando a gestão do tempo, por exemplo.
5. Reorganize o próximo período
Dentro do relatório de acompanhamento de atividades, é interessante que haja um espaço para a apresentação das tarefas que serão executadas ao longo do próximo período.
Em conjunto com as informações apresentadas pelo colaborador que preencheu o documento, cabe a você avaliar se as ações sugeridas são as mais relevantes e prioritárias para o período.
É fundamental que haja uma revisão das ações que o setor deve executar e uma reorganização das tarefas.
Em alguns casos, as atividades que não foram cumpridas no período anterior, precisarão mudar de mãos ou não ficar entre as prioridades para a semana que seguirá.
Logo, é fundamental que, antes do início do novo período, você reorganize as demandas, de acordo com o relatório e com as ações que precisam entrar na fila de trabalho.
Sem dúvida, a gestão de projetos e de processos pode ser otimizada com o relatório, mas não depende apenas dele.
Afinal, sempre existem novas obrigações chegando e precisando de espaço na rotina das companhias.
6. Faça uma avaliação qualitativa
Fazer uma avaliação qualitativa dos resultados semanais da equipe é uma das tarefas do gestor, que inclui mais do que apenas identificar as atividades executadas de acordo com o planejado.
Tirar do relatório informações importantes para a tomada de decisões estratégicas, como a mudança de um processo, necessidade de implementação de uma nova ferramenta ou mesmo a contratação de um novo colaborador, é vital para que a organização alcance a alta performance.
Como falamos na abertura deste artigo, não basta olhar para o passado. Um relatório de acompanhamento de atividades deve ser um farol para o futuro, apresentando o que deu errado e ajudando a busca contínua por melhorias.
A partir do que for visto no documento, é importante ponderar sobre o que funcionou e o que atrapalhou o andamento dos projetos.
Estabeleça o que pode ser melhorado já para a próxima semana e destaque pontos que parecem ser problemas contínuos do colaborador ou do setor.
Em conjunto, faça uma análise individual de cada talento e uma avaliação coletiva para aprofundamento do conhecimento sobre o que está acontecendo com o departamento.
Cruze as informações do relatório com as principais métricas da empresa e identifique se os objetivos organizacionais podem ser afetados pelos erros, atrasos e falhas da semana ou mês.
Por exemplo, se a execução de um projeto que precisa ser enviado ao cliente está com as tarefas atrasadas, isso pode gerar uma demora na entrega final e causar um problema de satisfação.
Se o negócio tem metas de satisfação dos clientes, o atraso pode ser um potencial impedidor de alcance do resultado desejado.
Logo, é fundamental estar atento e fazer as correções necessárias, antes que uma falha ou atraso se torne um problema ainda maior, afetando os resultados do planejamento estratégico.
7. Use a tecnologia como aliada
Chegamos a um dos pontos mais importantes do passo a passo para elaborar um relatório de acompanhamento de atividades: o uso da tecnologia.
Empresas que buscam por alto desempenho precisam, obrigatoriamente, implementar recursos que tornem suas rotinas mais ágeis, aumentando a produtividade da equipe e garantindo a qualidade das entregas.
Além de ser indispensável para o dia a dia da execução do trabalho, os recursos tecnológicos devem fazer parte do controle de resultados, coleta de dados e análise de desempenho.
Ferramentas de gestão de projetos facilitam o acompanhamento do cumprimento das atividades previstas para o período e facilitam a construção de relatórios e identificação rápida de problemas.
Já um sistema de avaliação de desempenho coletivo e individual é uma ferramenta capaz de medir os resultados da empresa e de cada colaborador a médio e longo prazo, a partir de dados e métricas inseridas ao longo do período.
O STRATWs One é uma plataforma de acompanhamento automático de indicadores individuais e coletivos, que funciona alinhando expectativas dos gestores com a equipe, bem como estabelecendo e gerindo as metas traçadas para o alcance de objetivos do planejamento estratégico.
E já que estamos falando sobre relatório de acompanhamento de atividades, o STRATWs One permite a construção de diagnósticos personalizados por meio de recursos visuais que facilitam o acompanhamento e compreensão sobre as metas e indicadores.
Em suma, o STRATWs ONE é um sistema de avaliação individual e coletivo que contribui para a construção de relatórios de desempenho completos e informativos.
Ao mesmo tempo realiza a gestão de metas, projetos, pessoas, indicadores e planejamento estratégico.
Tudo isso contribui diretamente para a busca de um negócio de alta performance, com capacidade de melhorar a assertividade na tomada de decisões.
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