Métodos de organização no trabalho: 4 dicas para entregar todas as sua tarefas!

Parece que a cada dia você se esforça mais, mas não consegue produzir tudo que deseja?

Calma! Existe solução para isso!

Veja: já parou para pensar em quanto tempo perdemos no trabalho quando temos a falta de organização reinando?

Não saber qual é a próxima tarefa importante que devemos fazer ou onde está determinado documento pode atrapalhar muito o desenvolvimento das atividades.

E é por isso que você precisa conhecer os métodos de organização no trabalho.

Os métodos são, na verdade, dicas e ações que você pode aplicar para mudar esse cenário e construir um ambiente de trabalho realmente organizado. Assim você pode otimizar não só o espaço, mas também sua rotina de trabalho do dia a dia e de cada pessoa em sua equipe, caso seja um líder de equipe.

Se é isso que está buscando, está no lugar certo. Neste conteúdo, vamos apresentar uma lista com 4 métodos de organização no trabalho para que você possa aplicar o quanto antes na sua rotina e começar a colher os frutos.

Ah, e, no final, uma dica extra, de um famoso especialista em métodos de organização no trabalho!

Veja também: 4 modelos de gestão para otimizar seus processos

Benefícios da organização no trabalho

Antes de conhecer a série de ações que você pode realizar para conseguir manter a organização no trabalho, é importante conhecer os benefícios que elas podem trazer para o seu negócio.

Alguns benefícios de usar métodos de organização no trabalho:

• Aumenta a produtividade;
• Reduz o tempo na execução de cada tarefa;
• Eleva o nível de motivação no trabalho;
• Melhora os resultados das avaliações de desempenho;
• Traz conforto para desenvolver as atividades;
• Ajuda a tomar decisões mais rápidas e precisas.

4 métodos de organização no trabalho

Confira agora a lista de dicas para você conseguir aplicar no dia a dia e manter a organização no trabalho.

1- Crie uma rotina de limpeza no local de trabalho

É um fato que ninguém consegue focar bem nas atividades que precisa cumprir se estiver trabalhando em um ambiente sujo e desorganizado.

É por isso que um dos melhores métodos de organização no trabalho é criar uma rotina de limpeza para cada colaborador.

Você pode definir o primeiro horário da segunda-feira para isso. Esse será um período onde todos focam em deixar o ambiente agradável para ter uma semana organizada.

Ter esse período também ajuda a identificar os erros que podem ser evitados na semana seguinte, como deixar vários copos de água na mesa ou juntar pequenos montinhos de lixo e papeizinhos, ao invés de descartar de imediato.

Você conhece a metodologia 5S?

Confira este infográfico criado pela Metra:

2- Crie uma lista de tarefas

O método da lista de tarefas é bem popular para manter a organização no trabalho. É a maneira como você vai organizar e gerenciar suas tarefas definindo seus respectivos prazos de entrega e observações.

Existem dezenas de ferramentas de gestão, aplicativos e programas que usam esse método para organizar suas tarefas.

O ideal é ter uma ferramenta como o Trello, que já usa a metodologia Kanban para ajudar a identificar qual o foco atual.

3- Defina as prioridades

Pode soar muito simples, mas definir as prioridades de cada equipe dentro do ambiente de trabalho pode ser a sua principal saída para conseguir aumentar a produtividade de todos.

O problema existente hoje é que a falta de organização no trabalho passa muito pela dificuldade de decidir qual passo dar depois de concluir determinada atividade.

Mas definir o caminho principal que uma equipe precisa seguir vai ajudar a criar um padrão de organização. Os colaboradores vão eliminar qualquer opção inviável, criando um consenso dentro da equipe sobre o que priorizar, ajudando também a economizar tempo.

Se o seu foco está em trazer novos clientes, não faça tarefas que fogem desse escopo principal.

Veja mais algumas dicas aqui: Técnicas de gestão do tempo: a solução para melhorar seu rendimento

4- Crie categorias para seus e-mails

Os e-mails, hoje, são um pesadelo para a organização no trabalho.

Você precisa parar várias vezes no dia para verificar uma nova mensagem que recebeu. Por isso, é preciso criar uma série de categorias que vão ajudar a selecionar o que realmente precisa ser visto com urgência e o que pode esperar para ser lido depois.

Você pode definir uma categoria de “urgentes” para as mensagens principais que tem relação com seu trabalho e outras como “ver no fim do dia” e “promocionais” para ficar despreocupado e ver quando tiver um tempo sobrando.

Alguns webmails permitem fazer isso rapidamente, usando estrelas coloridas e outros sinais, como é o caso do Gmail.

Outra método de organização no trabalho é saber gerenciar corretamente seu tempo. Confira o vídeo:

Dica EXTRA: Método Ivy Lee

Para fechar nossa série de dicas, não poderíamos deixar de fora uma dica extra muito especial.

Trata-se do Método Ivy Lee. Já ouviu falar dele?

Esse é um dos métodos de organização no trabalho mais antigos, datado de 1918. Foi nesse ano que Ivy Lee, consultor renomado na área da produtividade, utilizou seu método para ajudar a Bethlehem Steel, empresa de Charles M. Schwab que atuava em áreas relacionadas à indústria naval e também com a produção de aço.

O método consiste em 5 passos simples:

1. No fim do expediente de trabalho, anote 6 tarefas, nunca acima disso, para fazer no próximo dia;
2. Utilize um critério para definir a ordem de prioridade das 6 tarefas e depois coloque elas em ordem, seguindo uma sequência da mais importante para a menos importante;
3. Comece o dia seguinte sempre pela primeira tarefa. E você só vai trabalhar na seguinte até concluir essa primeira, não importa o tempo que leve;
4. Se terminar o dia e alguma das tarefas não tiver sido concluída, coloque na lista das 6 atividades para o dia seguinte;
5. Repita os mesmos passos todos os dias.

O resultado foi tão positivo para a produtividade que Ivy Lee recebeu como recompensa um cheque de US$ 25 mil, que hoje equivale a US$ 400 mil.

Acesse o manual: Fatores de produtividade: como aumentar o desempenho da sua empresa? — e veja como se beneficiar ainda mais de todos esses métodos.

Então o que está esperando? Comece a aplicar agora os métodos de organização no trabalho, quem sabe não consegue uma recompensa gorda, como a de Ivy Lee?