Matriz RACI: organize as tarefas com os responsáveis da sua empresa

Não é de hoje que a organização e distribuição de tarefas seja uma dor presente dentro das empresas. Isso porque é comum que, quando não há uma estrutura bem definida na clareza do papel dos colaboradores, haja problemas na comunicação. Por isso, ferramentas como a Matriz RACI se tornam fundamentais para resolver muitos problemas de organização e comunicação.

Segundo a consultoria RP Holmes Report, falhas na comunicação das organizações custam anualmente US$ 37 bilhões às empresas. E isso não para apenas nos altos custos, rotatividade, má administração e até resultados negativos são algumas das consequências quando a comunicação não está acontecendo.

Assim, com o objetivo de te ajudar a superar esses desafios, escrevemos este artigo com uma ótima solução: a Matriz RACI. Quer saber mais sobre ela? Então continue a leitura!

O que é Matriz RACI, a matriz de responsabilidades?

A Matriz RACI é um acrônimo para Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Ela ainda possui outros nomes como matriz de responsabilidades ou ainda matriz de atribuição. Na prática, ela tem o objetivo de ter representado em uma matriz as funções e responsabilidades de cada profissional em um determinado projeto, garantindo que cada colaborador tenha clareza sobre as funções de cada um, durante a execução e gestão de em um projeto.

Dessa forma, ela ajuda na gestão de processos e em todas as tarefas relacionadas, garantindo que os membros da equipe tenham clareza de cada atividade.

Os papéis de cada um na matriz RACI

A Matriz RACI é uma ferramenta que ajuda a definir e documentar os papéis e responsabilidades das equipes em relação a tarefas específicas. Cada letra de RACI representa um papel distinto, são eles:

1- Responsible ou Responsável

Pode ser uma pessoa ou um grupo de trabalhadores. Essa função será atribuída para quem será o responsável de executar a tarefa definida. Caso haja mais de um executor em uma tarefa, será necessário deixar bem claro quem ficará com o que, para impedir que os executores entendam que será o outro o responsável por uma ação x.

Exemplo:
Imagine que uma fábrica precisa instalar uma nova linha de produção. Os responsáveis por instalar os equipamentos serão os técnicos de manutenção. Eles irão configurar as máquinas, realizar os testes iniciais e garantir que tudo esteja funcionando corretamente.

2- Accountable ou Aprovador

É o responsável por validar ou recusar a tarefa. Por isso, normalmente se trata de um coordenador, gerente de projeto ou outro líder do departamento. Para que a Matriz RACI funcione de fato, é importante que haja apenas um aprovador.

No mesmo projeto de instalação da nova linha de produção, o gerente de operações pode ser o aprovador. Ele revisará o trabalho dos técnicos de manutenção, assegurará que os equipamentos estão instalados conforme os padrões e aprovará a nova linha antes de entrar em operação.

3- Consulted ou Consultado

Trata-se de um especialista ou líder técnico da tarefa que está sendo executada. Durante a execução da tarefa, ele terá o papel de oferecer o seu conhecimento para que a tarefa seja executada. Por isso, ele pode ser tanto alguém de dentro da empresa, como também um terceirizado.

Continuando com a instalação da nova linha de produção, o engenheiro de processo pode ser consultado. Ele fornecerá orientações sobre como os equipamentos devem ser configurados para otimizar a eficiência da linha e garantir que o processo produtivo atenda aos requisitos de qualidade.

4- Informed ou Informado

O Informado são as pessoas que precisam ser avisadas após a conclusão do projeto. Ou seja, é uma pessoa envolvida, ou um grupo de partes interessadas, após a conclusão. É importante destacar que o Informado não funciona como o consultador, ou seja, ela não contribui para a execução do projeto. Normalmente se tratam de pessoas que serão impactadas pela conclusão da tarefa, e por isso, são apenas informadas sobre.

No projeto de instalação da nova linha de produção, a equipe de planejamento e controle de produção (PCP) pode ser informada. Eles precisam saber quando a nova linha estará operando para ajustar os cronogramas de produção e planejar a demanda de materiais, mas não participam diretamente da instalação.

Dessa forma, a comunicação acontece em uma via única quando falamos do Informado, diferente do Consultado, por exemplo.

Outras possibilidades e variações para a Matriz RACI

Ao navegar por outros sites ou pesquisas, pode ser que você encontre outras variações da Matriz RACI. Embora a maioria deles vão deixar as quatro funções principais, algumas vão adicionar outras.

Essas variações são comuns e totalmente funcionais, desde que fique claro para os envolvidos o objetivo da função. Além disso, elas são bastante aplicadas por empresas que já estão maduras o suficientes em seus gerenciamentos e precisam de algumas pequenas adaptações para que o projeto possa ser abraçado pela equipe.

A seguir, separamos algumas outras possibilidades da Matriz RACI:

• Manager ou Gerente: diferente do Aprovador, o Gerente tem o papel de gerenciar as entregas. Ou seja, garantir que os prazos estejam sendo cumpridos e os responsáveis contam com todas as ferramentas necessárias para executar a sua tarefa.
• Backup ou Suplente: funciona como um reserva para um eventual problema que precise trocar um dos responsáveis. Embora esse suplente deva ser utilizado em última ocasião, ter ele definido ajudará que o projeto não seja interrompido. 
• Notify ou Notificado: diferente do Informado, o Notificado está presente na execução do projeto e é informado sempre que a tarefa passa por alguma atualização ou progresso.
• Originator ou Criador: diferente do Consultado, o Criador busca esclarecer dúvidas sobre o briefing em si e não sobre uma questão técnica. Na prática, se trata de pessoas que estão mais por dentro do projeto e podem apoiar os demais de diferentes maneiras.

História da Matriz RACI

Não existe uma única definição de como e onde surgiu a Matriz RACI. Alguns apontam que ela surgiu após os eventos da Segunda Guerra Mundial, quando acabar com os desperdícios era fundamental para uma produção mais enxuta dentro das linhas de produção.

Outros afirmam que três noruegueses inventaram a matriz no início dos anos 80, em uma publicação científica.

No entanto, independente de onde surgiu, o fato é que a ferramenta de gerenciamento ajuda muitos profissionais atuais a gerenciarem seus projetos, norteando os envolvidos ao longo da execução.

As 4 regras da Matriz RACI

É importante que toda Matriz RACI respeite essas 4 regras para que não haja problemas de gestão:

• Cada atividade tem que ter pelo menos um responsável: isso vai permitir que a tarefa seja executada de fato;
• É importante que haja apenas um aprovador: existe um ditado que cachorro com dois donos, ou engorda ou morre de fome e a lógica é a mesma. Existem vários problemas recorrentes quando há dois aprovadores em um projeto;
• É comum haver vários consultados e informados: há também casos de nenhum deles;
• Há casos em que o responsável também poderá assumir o papel de aprovador: principalmente se a tarefa for com times mais enxutos.

Para que ela serve?

A Matriz RACI tem o principal objetivo de facilitar a comunicação, oficializando o papel dos colaboradores dentro de um projeto ou rotina, por meio da gestão de projetos. Pode parecer simples, mas em organizações que não possuem esses papéis bem definidos, costumam acontecer problemas de desenvolvimento e execução de cada tarefa.

Um funcionário novo, por exemplo, ele com certeza terá dúvidas sobre quem ele deve perguntar se tiver uma dúvida técnica, quem irá aprovar a primeira entrega dele e quem será impactado pela sua tarefa. Dessa forma, se isso não ficar claro para ele nos primeiros dias, com o passar do tempo, não estará claro para ninguém e é aí que muitos problemas de entregas acontecerão.

Benefícios da Matriz RACI

Por outro lado, empresas que possuem as atribuições das suas tarefas bem definidas, contam com uma série de benefícios, que incluem:

1- Redução de ruídos na comunicação

Se todos sabem o que precisam fazer e quem são os responsáveis pela execução e aprovação, a chance de haver ruídos na comunicação são minimizados, já que todos sabem quem precisa ser consultado em caso de dúvidas, por exemplo.

Esse simples fato ainda contribui para um ambiente mais fácil de conviver e de trabalhar.

2- Maior colaboração

Cientes que não precisam assumir tarefas que fogem do seu escopo, os seus colaboradores estão mais propícios a estarem engajados em um ambiente menos competitivo e mais colaborativo.

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3- Menos chances de haver sobrecarga

Um dos grandes benefícios da Matriz RACI é que ela apresenta um fluxo de trabalho visual. Dessa forma, um colaborador com muitos R, por exemplo, pode ser facilmente identificado e acompanhado, para garantir que ele não está sobrecarregado de entregas.

4- Maior transparência

Empresas que ainda não adotam uma matriz de responsabilidades, com certeza lidam com líderes que querem aprovar ou recusar um projeto em que ele não deveria estar envolvido, colaboradores com acúmulos de função e outros problemas mais.

Com a Matriz RACI, esse tipo de situação deixa de ser um problema e garante que todos sabem bem quais são os seus papéis.

5- Mais autonomia

Microgerenciamento são problemas bastante comuns dentro das empresas. No entanto, se seu colaborador sabe para quem ele deve perguntar em uma dúvida técnica, o gestor deixa de ser um resolvedor de problemas e passa a gerir de fato a sua equipe, dando a ela muito mais autonomia para resolver seus conflitos técnicos.

Quando usá-la?

A Matriz RACI pode ser aplicada por qualquer projeto. No entanto, ela costuma ser mais aplicada em grandes projetos, com o objetivo de eliminar incertezas e deixar claro para todos os envolvidos quais são as responsabilidades e funções de cada um.

Além disso, como ela se trata de uma ferramenta bastante visual, em projetos em que falta clareza para ver as tarefas como um todo, ela também pode ser importante para a equipe. Outro ponto é que ajuda a identificar lacunas de responsabilidades que não estão sendo preenchidas.

Como montar uma Matriz de Responsabilidades?

Como comentado anteriormente, a Matriz RACI pode ser aplicada em qualquer projeto, como:

• Desenvolvimento de um software;
• Acompanhamento de projetos em geral;
• Implantação de uma tecnologia;
• Organização da rotina de trabalho;
• Realização de metas pessoais.

Primeiro passo: Defina um objetivo

Dessa forma, o primeiro passo para montar uma Matriz RACI é estabelecer um objetivo. Lembre-se que objetivos são diferentes de metas. O objetivo é como esses citados anteriormente, as metas (que são a próxima etapa) são os degraus que farão o objetivo ser alcançado.

Segundo passo: Defina as metas

As metas serão as tarefas que precisarão ser executadas para alcançar o objetivo. Nesse caso, serão as metas que irão aparecer em sua Matriz RACI e serão elas que precisarão ser bem executadas pelos respectivos responsáveis.

Em um objetivo como “organização da rotina de trabalho”, as metas podem ser:

• Levantamento de 5 softwares de gerenciamento;
• Testes dos softwares escolhidos;
• Validação de investimento;
• Definição do software.

Nesta etapa, será importante também definir as atividades do projeto, já que isso irá te ajudar justamente com a próxima etapa, que é identificar quem serão as pessoas responsáveis.

Além disso, lembre-se de usar a lógicas das Metas SMART, garantindo que elas sejam especificas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com um prazo para serem concluídas.

Terceiro passo: Defina o time responsável

A próxima etapa será definir quem irá participar do projeto. Lembre-se de levar em consideração as ações listadas anteriormente e garantir que para cada uma delas, tenha pelo menos um Responsável.

Quarto passo: Estruture a tabela

De maneira organizada, liste todas as atividades, uma debaixo da outra, verticalmente. Na horizontal, organizando a tabela, liste todos os responsáveis que você listou anteriormente.

Os responsáveis podem estar separados por nome, cargos ou demais atribuições que façam sentido para a sua organização.

Quinto passo: Defina as atribuições

O penúltimo passo é definir quem será o Responsável, Aprovador, Consultado e Informado, de acordo com a tabela. Nesse momento, pode haver tarefas sem nenhum preenchimento, como por exemplo um Consultado, mas desde que faça sentido.

Sexto passo: Analise o que foi desenvolvido 

O último passo é mais uma dica: garanta que todos os envolvidos têm suas tarefas bem definidas e estão cientes delas. Isso evitará complicações futuras.

Além disso, analise junto dos responsáveis como ficou a diagramação e divisão das tarefas. Existem algumas dicas que vão te ajudar como:

Análise vertical

• Nenhum espaço em branco: será que todas essas pessoas precisam estar em todas essas atividades?
• Uma pessoa sem R ou A: será que essa pessoa precisa participar do projeto?
• Uma pessoa com muitas letras A: essa pessoa vai conseguir aprovar tudo ou poderia dividir com alguém?

Análise horizontal:

• Uma atividade que não tem nenhuma letra R: quem executará a tarefa?
• Nenhuma letra A: quem será o dono dessa tarefa?
• Muitas letras C: será que todas essas pessoas precisam ser consultadas?

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3 exemplos práticos de aplicação da Matriz RACI

A Matriz RACI especifica os papéis e responsabilidades em relação a um objetivo ou tarefa proposto, o que leva à melhoria dos processos e aumenta a eficiência dos projetos. Para ajudar a demonstrar como a Matriz RACI pode ser usada em um projeto, aqui estão 3 exemplos de aplicação:

1- Desenvolvimento de um software

Primeiro, a matriz RACI pode ser usada para gerenciar um projeto de desenvolvimento de software. Neste caso, o responsável é o desenvolvedor de software, o acionador é o cliente, o consultor é o gerente de projetos e os informados são os membros do time de desenvolvimento.

2- Campanha de publicidade

O segundo exemplo é em uma campanha de publicidade. O RACI neste caso definirá quem é responsável por cada parte da campanha. O Responsável fará a criação do material promocional, enquanto o Consultor fornecerá informações relevantes.

O Aprovador terá o poder de aprovar ou rejeitar o material criado, enquanto o Implementador implementará a campanha. Por último, o Informativo manterá todos os envolvidos atualizados sobre o processo.

3- Implementação de uma solução em nuvem

Por fim, o terceiro exemplo é a implantação de uma solução em nuvem. O RACI ajudará a definir quem possui o conhecimento necessário para implementar a solução. O Responsável estará à frente do projeto, tendo acesso à informação relevante para realizar a tarefa. O Consultor apoiará a tarefa fornecendo informações adicionais e feedbacks relevantes.

O Aprovador autorizará a solução e o Implementador será responsável por implementar a solução. Por último, o Informativo manterá os envolvidos na mesma página sobre o processo de implementação da solução em nuvem.

Próximos passos

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