Em 2020, o mundo passou por uma grande transformação em virtude da chegada da pandemia de Covid-19. O trabalho à distância cresceu, aumentando a necessidade da gestão de equipe remota.
Só para você ter uma ideia, de acordo com reportagem da Folha de S.Paulo, no período pré-pandemia, apenas 7% das organizações trabalham com modelo à distância. Já em 2022, o número cresceu para 33%.
Ainda que o modelo já aparecesse como uma tendência nos últimos anos, foi acelerado pelo contexto, fazendo com que muitas organizações, não acostumadas com o formato, tivessem que se reinventar.
Diante da perspectiva de ter times trabalhando remotamente, muitos gestores se depararam com a dúvida: como gerir uma equipe à distância? Como liderar e motivar os colaboradores remotamente?
Diversos líderes passaram a aprimorar o seu conhecimento para tentar responder às questões que, em um primeiro momento, pareciam bastante complexas.
Se esse é o seu caso, saiba que você veio ao lugar certo. Nós separamos, neste artigo, 7 dicas essenciais sobre gestão remota que vão ajudar na sua jornada.
Além disso, selecionamos 7 ferramentas on-line que podem colaborar na hora de coordenar a equipe e se comunicar com os funcionários em home office.
Quer mais? Pois também falaremos sobre a questão da experiência em gestão de equipes.
Boa leitura!
A gestão de equipe remota, também conhecida como “gestão à distância” ou “liderança remota”, refere-se à supervisão e à coordenação de equipes ou indivíduos que trabalham fora do local tradicional de trabalho, como em suas casas, escritórios satélites ou coworkings ao redor do mundo.
Esta forma de gestão tornou-se particularmente relevante com a popularização do trabalho remoto, impulsionada por avanços tecnológicos e, mais recentemente, pelas necessidades decorrentes da pandemia da Covid-19.
Esse tipo de gestão é particularmente desafiador, principalmente para os gestores mais tradicionais que sempre foram acostumados ao trabalho presencial.
Dentre os principais desafios de uma gestão remota. estão:
Os gestores devem garantir que a equipe esteja bem informada e se sinta conectada, apesar da distância física. Para tanto, devem fazer uso de algumas ferramentas, sobre as quais falaremos mais adiante neste artigo.
Todavia, muitos são os desafios para que se tenha uma comunicação eficaz, como internet de banda larga boa no local de trabalho dos funcionários e facilidade em manusear as tecnologias por parte de todo o time.
Sem a interação face a face diária, construir e manter a confiança entre gestores e equipe pode ser mais desafiador. É vital estabelecer expectativas claras e confiar que os membros do time irão cumprir seus papéis.
Monitorar o progresso e a produtividade pode ser diferente em um ambiente remoto. Em vez de supervisionar horas trabalhadas, muitos gestores focam em metas e resultados.
Tal mudança é particularmente difícil para quem está acostumado ao modelo tradicional, porém, a adaptação é absolutamente necessária nesse novo formato de trabalho.
Manter a cultura da empresa e garantir que os colaboradores se sintam conectados à missão e aos valores da organização é um desafio quando se está distante.
Para tentar superá-los, iniciativas como reuniões virtuais regulares, eventos de team building on-line e reconhecimento regular podem ajudar.
Os gestores devem garantir que os funcionários tenham oportunidades de desenvolvimento, mesmo trabalhando remotamente.
Na prática, quer dizer que o investimento em treinamentos e aperfeiçoamentos deve continuar, embora deva-se pensar em aulas on-line e não presenciais nesses casos em específico.
A saúde mental e o bem-estar do time podem ser preocupações quando se trabalha isoladamente.
Dessa forma, os gestores devem estar cientes dos desafios que o trabalho remoto pode apresentar e oferecer apoio quando necessário.
Como é possível ver, os desafios estão aí para serem superados. No entanto, não pense que a jornada do trabalho à distância é composta apenas por obstáculos. Há uma série de benefícios na adoção da gestão da equipe remota, e falaremos sobre cada um no próximo tópico.
A gestão de equipe remota proporciona benefícios que não se limitam somente à empresa, se estendendo aos próprios colaboradores. Vamos entender quais são as vantagens para cada um dos agentes envolvidos?
As empresas não estão mais limitadas a contratar talentos em sua localidade imediata. Nesse sentido, as organizações podem recrutar os melhores profissionais de qualquer parte do mundo, permitindo a diversificação e o enriquecimento das equipes.
Na gestão remota, ao permitir que os funcionários trabalhem remotamente, as organizações podem economizar em custos operacionais, como aluguel, utilidades (eletricidade, água), material de escritório, entre outros.
A capacidade de operar em diferentes fusos horários pode ser benéfica para os empreendimentos que têm clientes ou parceiros globais, permitindo a cobertura das solicitações e tickets de clientes por quase 24 horas, se necessário.
Ao oferecer opções de trabalho flexíveis, a retenção de funcionários tende a aumentar, reduzindo os custos de rotatividade e treinamento.
Em situações imprevistas, como desastres naturais ou pandemias, as companhias que já adotam a gestão remota podem continuar operando sem grandes interrupções.
Os funcionários podem ter uma melhor qualidade de vida ao evitar deslocamentos diários, além de terem flexibilidade para gerenciar suas próprias horas de trabalho, na gestão de equipe remota.
Eliminar o deslocamento diário significa menos tempo gasto no trânsito e menos dinheiro despendido com transporte, alimentação e vestuário profissional.
Os funcionários têm a liberdade de criar seu próprio espaço de trabalho, o que pode levar a um aumento na produtividade e no bem-estar.
Embora trabalhar em casa possa gerar suas próprias distrações, muitos funcionários acham que o ambiente residencial é menos perturbador do que um escritório tradicional, onde conversas paralelas e interrupções são comuns.
Com a possibilidade de trabalhar para empresas em diferentes localidades, os trabalhadores têm mais oportunidades de crescimento profissional e exposição a diferentes culturas e práticas de trabalho.
No entanto, ainda que traga inúmeros benefícios, é preciso tomar alguns cuidados para evitar erros bastante comuns com o modelo de trabalho remoto.
Os principais erros que não podem ser cometidos são:
Os membros da equipe precisam saber exatamente o que é esperado deles, desde prazos até padrões de qualidade e métricas de desempenho. Não ter tal definição é um erro vital na gestão de equipe remota.
Também conhecido como “microgerenciamento”, monitorar cada movimento dos funcionários pode diminuir a confiança e prejudicar a autonomia e a iniciativa de cada um.
É crucial ter as ferramentas e os softwares adequados para facilitar a colaboração e a comunicação eficaz em um ambiente remoto. Sem a tecnologia certa, o trabalho pode ficar aquém do esperado.
A construção de relações de trabalho fortes é fundamental, mesmo em um ambiente remoto. Líderes devem incentivar interações sociais, mesmo que virtuais. Não adotar a prática é um erro drástico.
Cada colaborador é único, com diferentes necessidades e preferências. Alguns podem prosperar no ambiente remoto, enquanto outros podem ter mais dificuldade em se adaptar.
Personalizar a abordagem de gestão pode ser mais eficaz do que tratar todos os colaboradores de maneira igual.
É vital ter canais abertos para feedback, permitindo que os trabalhadores compartilhem suas preocupações, ideias ou desafios.
Muitas empresas, quando adotam o trabalho remoto, esquecem de se atentar a esse ponto, o que gera uma grande frustração para os funcionários.
O que funciona em um ambiente de escritório tradicional pode não ser adequado para o trabalho à distância. Líderes devem estar dispostos a ajustar e otimizar processos conforme necessário.
Erros como estes podem ser cruciais para o sucesso ou o fracasso de um time.
Agora que você já sabe os erros que não pode cometer, vamos mostrar 7 dicas para adquirir mais experiência em gestão de equipes.
Conforme vimos até aqui, a tecnologia e a pandemia de Covid-19 aceleraram a transformação digital nas empresas, fazendo com que grande parte dos negócios adotassem o trabalho remoto.
Para te ajudar a ter sucesso neste formato, separamos 7 dicas (e um bônus) para reduzir os impactos em relação à produtividade, e ganhar mais bagagem e repertório em sua experiência de gestão de equipes à distância.
Confira!
A transição do trabalho presencial para o home office pode gerar muita confusão entre os colaboradores, colocando em risco os resultados da empresa.
Nesse sentido, busque ser o mais claro possível na hora de redefinir os processos e de comunicar os novos objetivos considerando o novo formato de gestão à distância.
Para entender como gerir uma equipe à distância, é fundamental garantir que todos estejam plenamente cientes do que é preciso fazer e dos resultados esperados de cada colaborador ou equipe de trabalho.
Uma reunião de metas pode ajudar bastante nessa hora. Veja como fazer uma: Reunião de metas: 8 passos para discutir resultados e alinhar expectativas
Dificilmente será possível manter à risca o mesmo planejamento que era feito em um ambiente presencial. Por isso, é importante reformulá-lo e adaptá-lo para o trabalho remoto.
Isso porque, a partir da adaptação, será possível determinar prioridades, novas metas, novos prazos e novas responsabilidades. Com um bom plano para gestão à distância, todos se sentirão mais confiantes e seguros para executar suas funções.
Leia também: Passo a passo para manter o controle e a produtividade na gestão de equipes externas
Não há como liderar um time à distância se os colaboradores não tiverem uma rotina bem estabelecida.
Durante a transição do in loco para o home office, é comum que eles não consigam, em um primeiro momento, se adaptar à nova dinâmica. Por isso, cabe ao gestor auxiliar a equipe a seguir uma rotina.
Defina os horários para início e término do expediente, com pausas para almoço e descanso. Combine também um horário para reuniões de videoconferência. Peça para que seus liderados improvisem um escritório em suas residências.
Se, no trabalho presencial, você já usa indicadores para acompanhar o desempenho, na gestão à distância tais ferramentas se tornam ainda mais importantes.
É por meio dos KPIs que você sabe quais ajustes precisam ser feitos na estratégia de trabalho remoto para evitar prejuízos à produtividade da equipe. Nesse momento de transição, saber como gerenciar metas e KPIs à distância é essencial.
No entanto, sabemos que nem sempre é fácil acompanhar indicadores, por isso, trouxemos este vídeo para te ajudar:
Uma forma de compreender como gerenciar metas e KPIs à distância e também motivar a equipe é por meio de reuniões periódicas.
Nesses encontros, feitos via videoconferência, o gestor apresenta os resultados dos indicadores de desempenho, mostra para os colaboradores o que pode melhorar e esclarece dúvidas.
Além disso, é nesse momento que se deve reconhecer os esforços que têm contribuído para os resultados positivos.
Dessa forma, os funcionários se sentem mais motivados a darem o melhor de si. A prática também fortalece o relacionamento entre líderes e liderados..
As reuniões também podem ser feitas individualmente para fornecer feedbacks mais personalizados.
Leia mais: Gestão por indicadores: porque e como usar KPIs na sua gestão de performance
Quando o trabalho é feito de maneira remota, falhas podem gerar ruídos capazes de prejudicar significativamente os resultados das equipes.
Por isso, busque aperfeiçoar a comunicação com seus colaboradores, sendo mais detalhista na hora de descrever as instruções para determinadas tarefas.
Adote canais para esclarecer dúvidas e facilite seu acesso a informações relevantes sobre o fluxo de trabalho e os resultados em tempo real. E não se esqueça de incentivar a troca de conhecimento entre eles.
Conforme já falamos, o microgerenciamento é um dos erros mais graves que a maioria dos gestores comete no trabalho à distância.
Trata-se de uma prática de liderança que pode prejudicar a produtividade da equipe.
No microgerenciamento, o gestor quer fazer de tudo para garantir que todas as tarefas sejam executadas sem erros. Para isso, monitora todos os detalhes do trabalho de seus colaboradores de maneira quase obsessiva.
Esse comportamento geralmente é agravado na gestão à distância e limita demais a autonomia dos funcionários, deixando-os inseguros e pouco produtivos.
Portanto, evite microgerenciar suas equipes. Confie no talento dos seus colaboradores e deixe que eles te procurem no caso de alguma dúvida sobre suas funções.
Veja mais: Home office: como evitar a solidão quando você trabalha em casa?
Na dúvida se todos em sua equipe estão acostumados a trabalhar de forma remota? Então, veja mais algumas dicas de produtividade no home office:
Para te ajudar a manter o time alinhado com os resultados e as metas da empresa, você pode usar um software de gestão de performance corporativa, como o STRATWs One, para acompanhar e compartilhar os dados de seus KPIs. Assim, todos estarão alinhados sobre os resultados do negócio.
Dessa forma, fica mais fácil para os colaboradores perceberem se seu trabalho está ajudando na performance do negócio.
Durante o trabalho remoto e ao longo do processo de gestão à distância, você pode fazer uso de ferramentas tecnológicas para integrar melhor os colaboradores, facilitar a comunicação e acompanhar o desempenho das equipes.
Confira a seguir 10 ferramentas que você deve implementar.
O STRATWs One, sobre o qual falamos brevemente no tópico anterior, é um software de gestão de performance corporativa que ajuda a definir, acompanhar e compartilhar indicadores. Dessa forma, sua equipe saberá se seu desempenho individual e coletivo está de acordo com o esperado.
Assim, desvios de rumo podem ser detectados e providências tomadas, favorecendo uma tomada de decisão baseada em fatos.
Além disso, a ferramenta permite gerenciar o portfólio de projetos e fazer a gestão de reuniões.
Veja mais sobre o STRATWs One neste vídeo:
O Google Drive é uma das melhores ferramentas para gestão à distância. Com o recurso, é possível compartilhar documentos, planilhas, apresentações e vários outros formatos de arquivo. Além disso, tudo fica armazenado na nuvem,podendo ser editado de forma colaborativa e em tempo real.
O We Transfer é excelente para quem precisa enviar arquivos muito pesados, que não podem ser transferidos por e-mail. Com a ferramenta, envia-se apenas um link para que o destinatário abra e visualize ou faça o download dos arquivos.
O Slack é uma plataforma para comunicação interna que serve como uma opção para o e-mail.
Por meio do sistema, é possível trocar mensagens instantâneas com colegas de trabalho, enviar diferentes arquivos, compartilhar projetos, visualizar relatórios e fazer reuniões.
Veja também: 8 ferramentas de gestão de equipes que vão turbinar seus resultados
O Google Chat é, também, uma ferramenta de comunicação. Com o recurso, você pode criar grupos de conversa e compartilhar arquivos do Google Drive. Você também não precisa baixá-lo no seu PC; bastando ter uma conta Google ativa. Além disso, a ferramenta é compatível com os principais navegadores.
Dentre os principais benefícios do Google Chat, está a possibilidade de fazer videochamadas com até 25 pessoas ao mesmo tempo.
Confira também em nosso blog: Home Office aumenta a produtividade? Que tal pagar para ver?
O Trello é uma plataforma muito útil para gerenciar projetos. Baseado na metodologia Kanban, a ferramenta organiza as tarefas em quadros e listas.
Com o Trello, você pode fazer integrações com outras plataformas, como o Google Drive, o One Drive e o DropBox.
Além disso, é possível criar grupos de trabalho, atualizar relatórios em tempo real, compartilhar arquivos e criar checklists. A ferramenta é simples e intuitiva, o que facilita o gerenciamento dos fluxos de trabalho.
Saiba mais: Otimize processos com a metodologia Kanban
A Asana é uma ferramenta muito útil para acompanhar projetos. Com a plataforma, é possível mapear cada tarefa e visualizar seu andamento com clareza. É possível, inclusive, criar uma linha do tempo para os projetos da sua equipe.
A plataforma é muito útil para quem deseja saber como gerenciar metas e KPIs à distância, afinal, o recurso permiteverificar o progresso das atividades em relação aos indicadores de desempenho.
Outra funcionalidade que ajuda bastante na gestão à distância é o alerta de e-mail. Você pode configurar o envio de alertas quando os prazos estiverem se aproximando. Assim, os colaboradores conseguem fazer as entregas na data combinada.
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O Operand tem, como objetivo, promover a integração entre pessoas e processos. As informações dos trabalhos e projetos ficam centralizadas em uma única plataforma, facilitando o acesso de todos os profissionais envolvidos e otimizando a gestão remota.
O Evernote é um aplicativo de anotações que permite criar notas, adicionar anexos, definir lembretes, editar arquivos, marcar reuniões e muito mais,de maneira colaborativa. Com o Evernote, é possível compartilhar insights criativos.
O Whereby surge como uma alternativa para o Skype. A ferramenta permite fazer videoconferências com até oito participantes.
O que achou das nossas dicas de como fazer uma gestão remota mais eficiente? Coloque-as em prática e veja os resultados das equipes que trabalham à distância melhorarem de maneira significativa.
Agora que você já sabe quais são as dicas e as principais ferramentas para gerenciar uma equipe à distância, chegou a hora de colocar a mão na massa. E para isso, você precisa de uma excelente ferramenta de apoio.
Um sistema de comunicação interna é uma excelente opção para obter relatórios personalizados que podem ser conectados diretamente com as fontes de informações para reuniões mais produtivas.
Por meio de um bom sistema de gestão empresarial, você pode monitorar e centralizar os indicadores estratégicos, táticos e operacionais para um melhor embasamento na tomada de decisões.
E o STRATWs One, que você conheceu ao longo deste artigo, é um excelente software de performance corporativa que ajuda a aumentar a sua produtividade fornecendo informações ricas para o planejamento estratégico e operacional.
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