O público consumidor está cada vez mais dinâmico, gerando novas demandas com frequência. Essas demandas surgem com as mudanças ocorridas na cultura mundial recentemente, especialmente devido aos efeitos da tecnologia e da internet.
Isso afeta diretamente as empresas, que precisam encontrar novas formas como engajar equipes, mantendo-as produtivas e adaptadas. Para atender bem seus clientes, um método para alcançar seus resultados é a gestão à vista.
De forma simples, esse tipo de gestão é focado na transparência de dados e tarefas dentro de um projeto/setor. Em vez de ter uma equipe reativa às ordens de um gestor, todos terão acesso completo às informações de seus colegas e suas próprias. Esse método é implantado por meio de um recurso visual como um quadro, telão ou agenda compartilhada.
Ela é classificada como “à vista” devido ao seu caráter transparente, claro e objetivo para toda a equipe. É uma metodologia de gestão focada na exposição completa de todos os indicadores de performance, tarefas e informações necessárias.
Essa metodologia já é aplicada em várias organizações e demonstra bons resultados. Para esclarecer melhor a importância da gestão à vista no panorama atual da maioria das empresas, neste artigo serão expostas algumas vantagens desse método e como ele pode ser aplicado. Acompanhe!
A característica central desse método é a transparência. Isso significa que é feito um esforço ativo para que todos os envolvidos tenham acesso a indicadores, variáveis, agendas e outras informações necessárias para a execução mais eficiente de suas tarefas.
Para tanto, são usados métodos de compartilhamento de dados e classificação de tarefas. Com a gestão à vista, todos os colaboradores envolvidos podem acompanhar mudanças no direcionamento do projeto, adaptando seus planejamentos de acordo.
Consequentemente, os demais profissionais podem acompanhar essas adaptações, garantindo maior sintonia entre todas as tarefas em execução e entre todos os setores da empresa. Isso evita problemas como retrabalho e atrasos que acontecem por causa da interdependência das tarefas.
Garantir que todos os colaboradores de uma equipe estejam em sintonia é fundamental para assegurar o seu rendimento. Praticamente todas as tarefas de alta importância em um negócio dependem do esforço de mais de uma pessoa. Assim, se o trabalho em equipe não for exercitado, a probabilidade de falhas no processo é bem maior.
Com o auxílio de recursos visuais, todos os colaboradores podem identificar mais facilmente as tarefas que devem ser priorizadas e como podem auxiliar seus colegas. Além disso, a própria metodologia estimula a comunicação entre os membros, facilitando a atuação em conjunto ao longo do tempo.
Outra característica fundamental dessa metodologia de gestão é o seu foco no desempenho concreto, destacando os resultados obtidos — em vez de projeções não realizadas. Por meio de uma observação precisa dos resultados você pode avaliar melhor o desempenho geral do time, além da atuação individual de cada profissional e pode ter uma noção mais clara do verdadeiro engajamento de equipe.
Com uma coleta mais precisa desses dados, é possível realimentar as informações fornecidas na gestão à vista, permitindo que todos atuem para reorganizar os processos e melhorar os indicadores. O constante refinamento do processo e a adaptação de seus diferentes estágios aumentam as chances de sucesso do projeto no médio e longo prazo.
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Outra vantagem desse método é a maior facilidade em encontrar os pontos fracos do processo. Com todas as métricas apresentadas de forma clara para a equipe, será mais fácil verificar quais setores estão com problemas para cumprir suas tarefas e identificar as causas mais prováveis dessas dificuldades.
Consequentemente, também se torna mais fácil tomar uma atitude efetiva com relação a essas dificuldades. Além disso, muitos problemas podem ser resolvidos pelo próprio engajamento de equipe, antes que eles se agravem, já que os próprios colaboradores terão autonomia suficiente para compreender e resolver certas dificuldades.
5- Para identificar gargalos na operação, pode-se, também, contar com ferramentas como a Análise de Pareto. Elas ajudam a enxergar onde estão os problemas e facilitam seu tratamento.
Existem várias maneiras de promover uma gestão transparente e focada no desempenho. Métodos como o Dashboard e o Kanban já são amplamente utilizados em várias equipes. Porém, todos eles possuem alguns pontos e estratégias em comum, que caracterizam esse tipo de gestão.
Veja aqui algumas dessas estratégias e como elas podem ser aplicadas.
Todo processo de gestão envolve o uso de uma ou mais métricas — variáveis que podem ser usadas como parâmetro para determinar se uma ação teve sucesso ou não. Esses números também devem ser acompanhados por todos os profissionais envolvidos, já que eles são indicativos do progresso geral do projeto.
Porém, nem todas as variáveis que podem ser medidas são, na prática, relevantes. Por isso, é feita uma seleção dos indicadores mais importantes no início de cada projeto. Dessa forma, todos poderão focar nos dados que mais afetam o seu desempenho, evitando métricas de vaidade e recolhendo dados mais úteis para a tomada de decisões.
O compartilhamento de agendas é um elemento recorrente na gestão à vista. No modelo de Kanban, por exemplo, todas as tarefas e orientações relacionadas são separadas em três categorias: pendentes, em execução e cumpridas. Essa divisão ajuda a compreender melhor quais são as pendências do projeto e quais tarefas são interdependentes.
Com uma observação rápida do quadro, é possível identificar e estimar quais tarefas estão mais próximas de serem cumpridas. Isso pode ser utilizado para criar planejamentos e ajustar os objetivos atuais.
O desenvolvimento de uma linguagem e de uma metodologia não possui efeito prático se não houver total compreensão por parte de todos os membros do time e um real engajamento de equipe. Por isso, o primeiro passo para que uma gestão à vista gere resultados positivos é a realização de um treinamento conjunto.
Esses treinamentos devem ser aplicados enquanto também ocorre a implementação do novo método. Dessa forma, ele poderá ser melhor reforçado no dia a dia da equipe, evitando atrasos na transição.
Da mesma forma, é importante que todos os colaboradores tenham acesso a essas informações a partir de outros meios. Por exemplo, você pode retificar os dados em um documento. Dessa forma, é possível evitar contradições e preservar esses processos para os futuros membros.
Habilidades de liderança podem ser adquiridas com treino ou podem ser resultado de um talento natural. Em ambos os casos, essas habilidades são de alto valor para qualquer organização, pois esses indivíduos podem contribuir para aumentar o engajamento de equipe e assegurar maior produtividade.
Lembrando sempre que liderar é dar suporte à equipe, não distribuir ordens diárias. Em muitos casos, a figura do líder surge naturalmente dentro da equipe. Ao perguntar para os colaboradores a quem eles mais costumam recorrer para buscar auxílio e orientações, o nome mais citado provavelmente possui características de liderança.
Esses indivíduos são, portanto, os mais capacitados para coordenar e promover o engajamento de equipe. Ao observar esses colaboradores, encontre formas de capacitá-los e oficializar sua posição. Isso ajudará a reforçar sua gestão à vista.
Uma gestão à vista requer a manutenção da transparência, mas nem sempre todos os membros da equipe terão tempo útil para fazer os registros. Por isso, é indicado deixar uma pessoa ou um pequeno grupo como responsável. Essa pessoa fará o registro das mudanças, atualizações de indicadores e outras informações importantes no quadro.
Não é sempre necessário contratar uma única pessoa para fazer a administração de todas essas informações. Alguns membros podem revezar na elaboração de uma ata ou relatório, que pode ser catalogado e incluído em um sistema de compartilhamento e distribuído para a equipe. Dessa forma, não haverá perda de informações ou progresso e a autenticidade dos dados não será comprometida.
Agora que você já entende melhor os benefícios da gestão à vista, seus efeitos sobre o engajamento de equipe e sabe como aplicá-la, você pode começar a promover maior transparência nos projetos da sua empresa.
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