Você sabe como fazer gestão de mudanças? Entendo o que é GMUD e como fazer

Aproveite e ouça nosso conteúdo sobre a Gestão de Mudanças (GMUD)!

Todas as empresas enfrentam mudanças. Sejam tecnológicas, de processos ou até mesmo culturais, o ambiente corporativo exige adaptabilidade e inovação. No entanto, muitas organizações acabam sofrendo mais do que precisariam durante essas transições. É aí que entra a GMUD (Gestão de Mudanças).

Ineficiência, resistência da equipe e até impactos negativos nos resultados são alguns dos sintomas quando a gestão de mudanças não é realizada corretamente. Nesse caso, a GMUD, envolve uma abordagem estratégica e sistemática para guiar a organização por meio das transformações necessárias de forma controlada e com o mínimo de resistências.

Para os líderes, entender a importância dessa abordagem e aplicá-la corretamente pode ser a diferença entre um processo de mudança bem-sucedido e um cheio de desafios.

Por isso, neste post, eu te explico mais sobre o que é GMUD, como fazer gestão de mudanças e o planejamento mudanças nas organizações, entre outras informações extremamente relevantes. Continue a leitura que eu te conto tudo sobre!

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O que é GMUD – gestão de mudanças?

GMUD, ou gestão de mudanças, é o conjunto de procedimentos e ações necessárias para detectar, implementar e controlar as mudanças necessárias em uma mesa e se certificar de que estão sendo executados corretamente e aceitas pelos colaboradores.

Em termos mais práticos, a GMUD analisa e planeja para que as mudanças dentro de uma empresa (como a impletação de um software que será utilizado por toda a organização) sejam aplicadas, mitigando problemas e dificuldade de adaptação da equipe.

Dessa forma, a gestão de mudança nas empresas é uma disciplina reconhecida há mais de meio século. No entanto, apesar dos grandes investimentos que as empresas fizeram em ferramentas de gestão de mudanças, treinamentos e milhares de livros (mais de 83.000 na Amazon), a maioria dos estudos ainda mostra uma taxa de fracasso de 60-70% de projetos de mudança organizacional – uma estatística que se manteve constante de 1970 até o presente momento.

Por que a GMUD é importante?

Você com certeza já ouviu aqueles termos Mundo Vuca ou Mundo BANI… independente de qual você acha que mais faz sentido nos dias atuais, o ponto é que o cenário global é volátil e as mudanças são inevitáveis, seja pela necessidade de acompanhar novas tecnologias, mudanças no mercado ou até mesmo ajustes internos

Por isso, a GMUD se torna essencial para que as organizações possam realizar essas transformações de uma maneira sem ruídos e que possam impactar diretamente seus resultados e a cultura organizacional.

Quem já precisou passar por uma mudança na empresa, sabe que mudanças pode gerar resistência por parte dos colaboradores, que muitas vezes ficam inseguros ou desmotivados diante de transformações mal planejadas.

Dessa forma, sem a devida comunicação e preparação, o medo do desconhecido toma conta, dificultando a aceitação da mudança. Isso pode resultar em quedas de produtividade, aumento de erros operacionais e até mesmo um aumento na rotatividade de funcionários (turnover).

Como fazer a gestão de mudança nas empresas

Todos nós já passamos por aquelas fases em que uma nova tecnologia, processo ou metodologia é introduzido e, no início, parece um campo de batalha.

A seguir, compartilho com você um passo a passo baseado na minha própria experiência sobre como fazer essa gestão de forma eficaz.

1- Entendendo o cenário e preparando o terreno para a GMUD

O primeiro passo é entender o que está acontecendo dentro da sua empresa. A gestão de mudanças só pode ser bem-sucedida se você, como líder, entender onde sua organização está e para onde quer levá-la. Isso significa que a GMUD começa com uma análise minuciosa do cenário atual.

Em minha experiência, essa análise envolveu reuniões com as lideranças para entender as dificuldades operacionais, as expectativas em relação à mudança e até mesmo as resistências. Perguntas como “O que está funcionando bem hoje?” e “Onde estão os maiores desafios?” são essenciais para desenhar um plano de mudança alinhado com as reais necessidades da empresa.

Além disso, o diálogo constante com os colaboradores ajuda a criar uma mentalidade aberta para a mudança. Isso facilita a comunicação e torna as futuras fases do processo de mudança mais fluídas.

2- Planejando a base da GMUD

Planejar não é apenas listar tarefas e prazos. Por isso, a GMUD exige que você crie um plano claro, com objetivos bem definidos, etapas delimitadas e indicadores de sucesso.

Aqui, a primeira dica é ser bem realista e estratégico. Em minha trajetória, sempre que precisei implementar mudanças, destinei tempo para mapear as etapas com precisão. Isso significa definir quem são os responsáveis, qual o prazo para cada tarefa e qual o impacto esperado.

Um bom planejamento envolve, também, a identificação dos recursos necessários e a capacitação das pessoas para lidar com a mudança.

Nesta etapa, ferramentas como o 5W2H pode te dar um norte de como tocar o seu plano de ação, garantindo que todos os envolvidos estejam cientes dos seus respectivos papéis.

Na prática, divida a mudança em pequenos ciclos de implementação. Isso não só facilita o controle, mas também gera um sentimento de realização à medida que os objetivos são atingidos.

3- Comunicação transparente para todos os envolvidos

Como alguém que já passou por processos de mudança que tiveram resistência, posso dizer com certeza: a GMUD sem uma boa comunicação não vai funcionar. Durante a implementação de mudanças, a transparência na comunicação é vital.

Isso não significa apenas informar sobre o que está mudando, mas explicar por que essas mudanças são necessárias, como elas serão implementadas e quais benefícios trarão.

No meu caso, a maior resistência surgiu quando as equipes não entenderam claramente o motivo da mudança. Por isso, um dos passos que sempre adoto é criar canais abertos de diálogo, como reuniões regulares ou newsletters para manter todos atualizados e à vontade para levantar dúvidas. Quanto mais clara e objetiva for a comunicação, mais fácil será vencer as barreiras da resistência.

4- Implementando a GMUD

Agora que você tem o cenário mapeado, o plano estruturado e a comunicação alinhada, é hora de colocar a GMUD em prática. E aqui está o segredo: a implementação deve ser feita de maneira gradual e monitorada. Não tente mudar tudo de uma vez. Isso gera um impacto muito grande e pode causar caos.

Pessoalmente, sempre implementei mudanças por etapas, dando prioridade ao que impacta diretamente as operações da empresa. Por exemplo, quando a empresa decidiu adotar um novo sistema de gestão, começamos com uma equipe piloto, testando a ferramenta por um mês e ajustando conforme necessário.

Ao longo desse período, conseguimos corrigir falhas, adaptar o sistema e preparar o restante da empresa para a adoção total.

Além disso, sempre foi crucial garantir que todos os envolvidos tivessem o suporte necessário, seja por meio de treinamentos, webinars ou tutoriais. Isso ajudou a reduzir a frustração e aumentou a confiança da equipe no novo processo.

5- Acompanhamento e suporte

A mudança não acaba após a implementação, e é fundamental manter o acompanhamento para garantir que ela seja bem-sucedida. A GMUD deve incluir etapas de avaliação contínua, ajustes e, se necessário, replanejamento.

Quando implementei uma mudança em uma equipe que estava adotando um novo processo de trabalho, percebi que o acompanhamento pós-implementação era fundamental. Criei um sistema de feedback onde as equipes poderiam compartilhar o que estava funcionando e o que não estava.

Isso não só facilitou a identificação de pontos de melhoria, mas também fez com que todos sentissem que a mudança não estava sendo imposta, mas sim ajustada conforme as necessidades reais do time.

Além disso, a revisão contínua dos indicadores de desempenho permitirá que você saiba se a mudança está alcançando os resultados esperados ou se ajustes precisam ser feitos. Sem esse acompanhamento, as mudanças podem perder o rumo, e a empresa pode acabar voltando aos velhos hábitos.

Os grandes desafios e armadilhas da GMUD

Implementar a GMUD em uma organização pode ser um grande passo para a evolução, mas, como qualquer processo significativo, ela traz consigo desafios e armadilhas que precisam ser cuidadosamente evitadas.

Alguns deles são:

1- Falta de alinhamento entre líderes e colaboradores

Em minha experiência, já vi muitas empresas onde os líderes tentaram impor mudanças sem comunicar claramente a visão. Isso gerou frustração nas equipes, com um resultado negativo no desempenho geral da organização.

Para evitar esse problema, sempre procurei envolver as lideranças desde o início. Eles precisam não só entender a mudança, mas também acreditar nela. Dessa forma, a comunicação flui melhor e a adesão à mudança tende a ser mais forte.

2- Falta de transparência

Muitas empresas cometem o erro de não manter um fluxo constante de informações, deixando os colaboradores no escuro sobre o que está acontecendo, o porquê das mudanças e qual será o impacto de tudo isso.

Eu aprendi que na GMUD, quando a comunicação é escassa ou vaga, surgem rumores, inseguranças e até desconfiança.

3- Subestimar a resistência à mudança

Resistência à mudança é um desafio universal em qualquer processo de GMUD. As pessoas naturalmente se sentem desconfortáveis com o desconhecido, e muitas vezes, mudanças — mesmo que benéficas — podem ser vistas com ceticismo ou até rejeição. Subestimar essa resistência pode ser uma grande armadilha.

Para evitar isso, aprendi que a melhor abordagem é antecipar as possíveis resistências, dialogar sobre as preocupações e envolver os colaboradores no processo desde o início. Quanto mais preparados estiverem para o que está por vir, menor será a resistência.

4- Não reconhecer os sucessos e celebrar as conquistas

Celebrar as vitórias, sejam grandes ou pequenas, é fundamental para manter a moral da equipe alta e engajada na GMUD. Se você não celebrar os marcos conquistados durante o processo de mudança, pode perder a motivação da equipe e, com isso, os resultados que deseja alcançar.

Aprendi que reconhecer as vitórias, mesmo que pequenas, ajudam a consolidar a mudança e cria um ciclo positivo de engajamento.

5- Ignorar a importância da cultura organizacional

Por último, uma das maiores armadilhas na sua gestão de mudanças pode ser ignorar a cultura organizacional. A mudança precisa ser alinhada com os valores e a cultura da empresa. Caso contrário, mesmo a melhor estratégia de GMUD pode fracassar.

Em minhas experiências, percebi que mudanças impostas sem levar em conta a cultura organizacional podem ser um tiro no pé. As equipes precisam ver a mudança como algo alinhado aos valores da empresa, e não como algo externo ou forçado.

O fator humano na gestão de mudanças

A GMUD, muitas vezes, é complexa, porém, necessária e decisiva para o sucesso de uma empresa. Existem muitos fatores que desencadeiam mudanças, como crises, fusões de empresas e até mesmo o próprio desenvolvimento da organização.

Para que a mudança obtenha resultados satisfatórios, é necessário avaliar sua importância na gestão e os impactos e riscos que ela pode trazer. Para facilitar essa análise, ilustramos sete perguntas essenciais para a reflexão da equipe, que irão ajudar a decidir o rumo das mudanças da organização com maior segurança.

É importante respondê-las visando todos os setores afetados e as diversas perspectivas da empresa.

Após a decisão de mudança ser avaliada, o plano de execução precisa estar lado a lado com o impacto causado nas pessoas que irão exercê-las.

Um dos grandes desafios na gestão e na liderança organizacional é conseguir o engajamento dos Stakeholders – os grupos afetados indireta ou diretamente pelas mudanças e resultados da gestão.

A influência desses públicos-alvo nos projetos é determinante para o sucesso ou para o fracasso dos mesmos, e é por isso que o diálogo e a estratégia se mostram importantes no engajamento dos colaboradores.

É fundamental trazer uma visão mais humanizada para a gestão, tendo em vista que os colaboradores precisam de tempo e espaço para processarem e se adaptarem aos avanços e alterações que se resultam de cada necessidade da empresa.

É aí que a gestão de mudanças entra como fator decisivo no sucesso da mudança, auxiliando e fornecendo apoio na transição, como um agente de suporte, para que a equipe não reaja contra e volte para sua zona de conforto.

Conheça o guia de Gestão de Mudanças HCMBOK

Um bom exemplo de plano de gerenciamento de mudanças é seguir o HCMBOK. Pensando nessa abordagem importante, o guia HCMBOK (Human Change Management Body of Knowledge) é um exemplo de como devemos lidar com a gestão de mudanças considerando o fator humano nas organizações, utilizando as boas práticas e ferramentas que contribuam para o sucesso do projeto.

O guia contém macroatividades que ajudam a desenvolver essa cultura organizacional, toda mudança deve ser encarada como um projeto e para tal precisa de um planejamento.

O HCMBOK está estruturado para que seja planejado a mudança humana, pois só assim o projeto conseguirá atingir a mudança organizacional.

O Guia traz atividades que vão desde o mapeamento correto dos Stakeholders até atividades de sustentação da mudança no pós projeto. Estas, em conjunto com a Gestão de Projetos, irão potencializar o sucesso da mudança e diminuir os boicotes dentro da empresa.

Portanto, se você procura um exemplo de plano de gerenciamento de mudanças, siga a metodologia HCMBOK.

Com o apoio de métodos que auxiliam na gestão de mudanças e se encaixam na cultura organizacional, fica mais fácil sair do status quo para colocar em prática atividades que beneficiem o desenvolvimento da empresa a longo prazo.

Dessa forma, é possível sistematizar e refletir sobre diversos aspectos relevantes que são facilmente esquecidos, focando no crescimento do grupo e incentivando os stakeholders a se tornarem mais envolvidos e produtivos.

Próximos passos

O STRATWs One é uma plataforma desenvolvida para ajudar empresas a gerenciar seus processos estratégicos de forma eficaz e integrada.

Ao incorporar funcionalidades robustas como planejamento estratégico, acompanhamento de metas e análise de resultados em tempo real, o STRATWs One permite que os líderes tenham uma visão clara de todos os aspectos da operação, desde a definição de objetivos até a execução e monitoramento contínuo das ações.

Além disso, o STRATWs One oferece uma gestão de mudanças mais tranquila e controlada, integrando-se facilmente a outros sistemas utilizados pela organização.

A plataforma facilita a implementação de mudanças estratégicas, fornecendo dados precisos para tomada de decisão, além de ferramentas que ajudam na comunicação interna e na adesão de novos processos.