Gestão de emails: 6 dicas valiosas para otimizar seu tempo e melhorar a produtividade

Quanto tempo você gasta olhando seus emails todos os dias? 30 minutos? Uma hora? Duas? Metade do expediente?

Muitas pessoas têm uma relação de amor e ódio com a caixa de entrada de email. Embora o email corporativo tenha o objetivo de facilitar a comunicação, às vezes ele pode se tornar uma ferramenta contraprodutiva se você dedica muito tempo gerenciando-o.

Em vez de ajudar, os emails acabam se tornando uma distração, tirando de você o foco em outras atividades mais importantes.

Pensando nisso, separamos aqui 6 dicas de como fazer uma gestão de emails eficiente. Confira e saiba como otimizar o seu tempo e melhorar sua produtividade.

Saiba mais: O que é comunicação integrada: conceito, como funciona e principais benefícios

6 dicas de como fazer uma eficiente gestão de emails

Gerenciar emails é uma forma de ganhar tempo.

Quer algumas dicas nesse sentido? Então, confira este vídeo de nosso canal do YouTube:

Veja também: Técnica Pomodoro: como gerenciar seu tempo de forma mais inteligente e ser mais produtivo

1 – Verifique sua caixa de entrada uma vez por dia

Quantas vezes você aperta o F5 na página da sua caixa de entrada para conferir se não há um e-mail novo? É até compreensível, pois vai que tem uma mensagem nova muito urgente, não é mesmo?

No entanto, esse hábito só serve para te distrair. Portanto, separe um momento do seu dia para checar seus emails e faça isso apenas no período reservado, pela manhã ou à noite, por exemplo.

Se você recebe muitos emails de caráter mais sensível, ainda é possível colocar essa dica em prática.

O objetivo é não deixar que os emails atropelem sua vida. Lembre-se de que esta é uma ferramenta para ajudar você a fazer seu trabalho; ela não é o seu trabalho em si.

2 – Priorize seus emails

Tão importante quanto reservar um período de tempo diário para verificar seus emails é saber priorizá-los. O objetivo é não perder tempo olhando mensagens menos importantes em detrimento daquelas de conteúdo mais relevante.

Você pode priorizar, por exemplo, emails sobre solicitações de clientes, oportunidades de negócio, resposta de algum fornecedor, agendamento de reuniões etc. Ou seja, tenha como filtro o valor que cada email pode agregar ao seu negócio.

Outra forma de priorizar seus emails é utilizando a regra de 1 minuto para responder.

É bem simples: se o email que você recebeu consumir até 1 minuto do seu tempo para respondê-lo, faça isso imediatamente; caso contrário, arquive-o e responda mais tarde. Isso ajudará a limpar sua caixa de entrada.

Leia também: Como excluir colegas de trabalho de reuniões, e-mails e projetos?

3 – Organize seus emails por pasta

Nesta importante dica de gestão de emails, você consegue separar em pastas os emails que você recebe, categorizando-os por assunto ou por nível de importância.

Em vez de deixar que os emails se misturem na caixa de entrada, você pode fazer com que eles sejam direcionados para a pasta que você quiser.

Por exemplo: quando um cliente super importante te mandar um email, ele vai direto para a pasta que você criou exclusivamente para os emails desse cliente.

Assim, a mensagem não se perderá na caixa de entrada, evitando que você não veja o email e fique sem responder.

4 – Crie um template para respostas semelhantes

Se você analisar sua pasta de mensagens enviadas, é bem provável que você encontre um padrão nas suas respostas quando se trata de determinados assuntos.

Emails de agradecimento, por exemplo, nem sempre precisam ser personalizados. Você pode criar um modelo padrão, anexá-lo ao corpo da mensagem e disparar, trocando apenas o nome do destinatário. Isso te ajudará a economizar tempo nas respostas.

5 – Defina um limite para o tempo que você gasta na caixa de entrada

Se lá na dica número um você decidiu que vai verificar o seu email na parte da manhã, aqui é preciso definir de que hora até que hora isso vai ser feito. O que não pode acontecer é você perder a manhã inteira só checando seus emails.

Na próxima vez que você verificar seu e-mail, veja quanto tempo você leva para processar, ler, responder e classificar seus e-mails. Então, pergunte-se quanto desse tempo é bem gasto.

As chances são de que a maior parte não serviu absolutamente a nenhum propósito.

Às vezes, você receberá emails muito longos. Nesses casos, analise e verifique se há algo relevante para você e processe-os de acordo.

Se você for responder, não sinta a necessidade de escrever um email igualmente longo. Acredite, a última coisa que você vai querer é a sua caixa de entrada repleta de testamentos.

6 – Cancele a inscrição de coisas que você não lê

Já parou para pensar em quantas newsletters você já assinou? Desse total, quantas você realmente lê e quantas você exclui da sua caixa de entrada sem ao menos abrir a mensagem?

Portanto, reserve um tempo para cancelar todas as inscrições que não te interessam mais. Faça isso e perceba quanto tempo você irá economizar na sua gestão de emails.

Gostou das nossas dicas? Temos certeza de que agora você fará uma gestão de email mais eficiente.

Quer parar de usar e-mail em sua empresa? Então, confira este vídeo do canal Viver de Blog que fala tudo sobre o Slack. O aplicativo de comunicação interna preferido das startups vai acabar com os e-mails em um time de trabalho?

O STRATWs One é um software de gestão de performance corporativa que torna sua comunicação mais ágil e transparente. Ele compartilha seus indicadores de desempenho, organiza reuniões e projetos.

Revolucione a gestão da sua empresa com o STRATWs One

Quer organizar melhor suas reuniões para que sejam realmente produtivas? Então, baixe nosso e-book gratuito: Como conduzir uma reunião de resultados