Antes de você entender como apresentar indicadores de desempenho, é importante saber o que são esses indicadores.
Key Performance Indicators (conhecidos por KPIs) são uma parte importante da informação necessária para determinar e explicar como uma organização avança em direção aos seus objetivos de negócios e de marketing, entre outros.
Um indicador-chave de desempenho é uma medida quantificável que uma empresa usa para determinar em que medida os objetivos operacionais e estratégicos estão sendo atingidos.
Isso significa que diferentes empresas têm diferentes KPIs, dependendo de seus respectivos critérios de desempenho ou prioridades.
Sem esses indicadores e sem as indicações que eles fornecem às empresas, é praticamente impossível atingir seu pleno potencial.
Para criar um bom indicador é importante entender o objetivo a que se quer chegar, digamos: aumenta vendas em 30% até o final do semestre.
Em seguida, definir uma medida que possa indicar se esse objetivo está sendo alcançado, por exemplo: número de vendas mensais.
Por fim, com base na sazonalidade, são definidas as metas de vendas para cada mês, de forma que se consiga atingir um pouco a mais do que o 30% do objetivo, digamos 40%, como margem de segurança.
Ao avaliar esse número de vendas mês a mês, é possível saber se as metas estão sendo atingidas e se é preciso mudar alguma coisa para aumentá-las.
Uma metodologia muito usada com este objetivo é a OKR, saiba mais sobre ela: Objetivo e resultados-chave: 13 exemplos de OKR para se inspirar
Mas além dos números em si, a forma de como apresentar indicadores de desempenho tem uma função muito importante e deve ser bem-feita.
Trouxemos algumas dicas para você.
Veja também: Os objetivos do KPI: como criar indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho da empresa são, portanto, o objetivo final da atividade de análise.
Por isso, todo empreendedor deve se esforçar para entender bem o que acontece em sua empresa e deve saber transmitir as informações facilmente e com clareza,.
O responsável pela apresentação precisa ter em mente qual será o seu público-alvo. Por isso, nesse tópico de como apresentar indicadores de desempenho entendemos que a didática fica melhor se dividirmos duas situações:
De acordo com o seu direcionamento do público, você pode escolher por mostrar diferentes informações do seu negócio e em diferentes formas.
Geralmente, no primeiro caso (público externo) o importante é mostrar os números positivos da empresa através de formas mais fáceis possíveis:
Mas mostrar números fora de contexto não vai persuadir as pessoas. É importante apresentar as ações responsáveis pelos resultados.
No segundo caso, da comunicação interna, pode-se utilizar um pouco mais de informações técnicas e conteúdos específicos que demonstrem como cada fator influenciou no resultado.
É fundamental que cada colaborador da empresa entenda como seu trabalho individual está contribuindo para se atingir os resultados da organização.
Além de engajar os funcionários, é só dessa forma que todos trabalharam em busca dos mesmos objetivos, sem dúvidas ou indecisões.
No entanto, existem alguns números, algumas informações, que independentemente do público-alvo são obrigatórios no checklist de como apresentar indicadores de desempenho.
Confira: Como fazer gestão à vista e trazer mais transparência e engajamento para seu negócio
Indicadores de desempenho são números, estatísticas, dados áridos.
Por isso, sua apresentação deve ter um cuidado com o visual.
Use cores suaves, tipologias atraentes, fáceis de ler, e ilustre com imagens, mas sem que elas chamem mais atenção do público do que os KPIs.
Não tem como apresentar indicadores de desempenho e manter a atenção do público com um monte de números em “Times New Roman” uma série de slides de fundo branco.
DICA: existem empresas especializadas em transformar suas apresentações cheias de dados em slides interessantes. A Casulo é uma delas.
Ao contrário de um filme ou livro, saber como apresentar indicadores de desempenho não tem nada a ver com suspense.
Ninguém vai a uma reunião desse tipo para ter uma surpresa final e descobrir a “trama” por trás dos números nos últimos minutos.
Um dos slides iniciais deve dizer exatamente porque estão todos reunidos e quais KPIs serão apresentados.
Pode-se até jogar uma boa notícia logo de cara, por exemplo: superamos nossas metas de vendas em 15%.
E aí, ao longo da apresentação, se explica como conseguiram chegar lá.
É uma forma de mostrar onde se quer chegar e ajudar todos a manterem o foco.
O número de slides deve ser proporcional ao tempo disponível.
Mas, com certeza, apresentações gigantescas vão espantar sua audiência.
Os slides devem ser um roteiro, uma referência.
Quem fizer a apresentação deve ter o discurso na cabeça, ou anotações à mão para complementar os dados.
DICA: se quiser incluir um monte de slides de anexo no final da apresentação e suar dados mais detalhados, caso questionado, essa é uma excelente forma de como apresentar indicadores de desempenho sem massacrar seu público com números.
Ajuda visual significa usar pequenos elementos, como ícones e símbolos, que ajudam o público a entender mais rapidamente o significado dos números apresentados.
Além disso, como mencionado, gráficos, tabelas e esquemas facilitam demais a compreensão dos indicadores de desempenho.
No máximo um parágrafo curto, de 3 ou 4 linhas, ou 5 a 6 bullets.
Sempre que se apresentar um número, um resultado alcançado, explicar os planos de ações que permitiram isso.
Não adianta saber apenas o que aconteceu, é preciso entender também como aconteceu e porque deu certo.
O fechamento da apresentação deve trazer um ensinamento, uma fato relevante que deixe claro como os KPIs foram usados tanto no planejamento como no acompanhamento e ajuste das ações, e como isso contribuiu para o sucesso (ou falha, eventualmente) em alcançar as metas da empresa
Contar com um software específico para gestão de performance corporativa, que não apenas traga dados confiáveis e em tempo real, mas já disponibilize gráficos e tabelas fáceis de assimilar, é a melhor maneira de tornar sua apresentação de indicadores mais efetiva.
Na verdade, esses números podem estar acessíveis para todos os colaboradores da empresa por meio da chamada gestão à vista, em que painéis de controle são colocados em locais estratégicos para que todas as equipes possam vê-los.
O STRATWs ONE é um software desenvolvido pela Siteware que oferece tudo isso.
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