Dashboard para gestão de projetos: como usar + 6 dicas de ferramentas

Na complexa esfera da gestão de projetos, líderes se deparam com o desafio de manter uma visão clara de seus múltiplos projetos. É aqui que entra o dashboard para gestão de projetos: uma ferramenta essencial para melhorar a visualização e a eficiência na administração de um portfólio de projetos. Este artigo é dedicado a você, líder de projeto, que busca otimizar a gestão dos seus projetos.

Exploraremos como um dashboard pode ser um aliado no sucesso dos seus projetos, destacando seus benefícios, o que é e como utilizá-lo eficazmente. Também abordaremos softwares que oferecem dashboards robustos para gestão de projetos, ajudando você a escolher a ferramenta mais adequada às necessidades da sua equipe.

Se você procura aprimorar a gestão do seu portfólio de projetos, junte-se a nós nesta imersão!

O que é um dashboard para gestão de projetos? 

Um dashboard para gestão de projetos é uma ferramenta interativa de visualização de dados que proporciona uma visão abrangente do status e do desempenho dos projetos em andamento. Ele é essencial para líderes de projetos e equipes, pois oferece insights cruciais e facilita a tomada de decisões baseada em dados. Aqui estão alguns elementos-chave que definem um dashboard de gestão de projetos:

Visão Consolidada: Um dashboard reúne informações de diversos projetos em um único local, oferecendo uma visão geral e facilitando o acompanhamento do progresso, prazos e recursos.

Indicadores de Desempenho: Utiliza métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar o progresso dos projetos. Isso pode incluir elementos como percentual de conclusão, recursos utilizados, prazos, custos, e qualidade do trabalho.

Atualização em Tempo Real: Muitos dashboards oferecem atualizações em tempo real, permitindo que os gestores vejam o status mais recente dos projetos e façam ajustes conforme necessário.

Personalização: Eles podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de uma equipe ou projeto. Isso significa que você pode escolher quais dados exibir, como eles são organizados e como são visualizados.

Facilita a Comunicação: Ao proporcionar uma fonte de verdade única, os dashboards melhoram a comunicação dentro das equipes e com os stakeholders. Eles simplificam a apresentação de informações complexas de forma compreensível.

Suporte à Tomada de Decisões: Ao fornecer dados relevantes e atualizados, os dashboards ajudam os líderes de projetos a tomar decisões informadas, como realocar recursos, ajustar prazos ou mudar estratégias.

Integração com Outras Ferramentas: Muitos dashboards podem ser integrados a outras ferramentas de gestão de projetos, sistemas de ERP, CRM e outras fontes de dados, para centralizar informações e automatizar a entrada de dados.

Em resumo, um dashboard para gestão de projetos é uma ferramenta poderosa que oferece uma visão instantânea e integrada do status dos projetos, ajudando gestores e equipes a permanecerem informados, alinhados e eficientes em suas iniciativas de projeto.

Você sabe qual a diferença entre projetos e processos? Confira:

6 Ferramentas com dashboard para gestão de projetos

Neste capítulo, vamos explorar o universo das ferramentas de dashboard para gestão de projetos, destacando como elas podem ser fundamentais no sucesso dos seus empreendimentos. Com o avanço tecnológico e a crescente complexidade dos projetos, a escolha da ferramenta certa tornou-se mais crucial do que nunca. 

1. STRATWS One:

Esta ferramenta oferece um módulo específico para a gestão de portfólio de projetos, permitindo a vinculação de projetos ao planejamento estratégico da empresa. Ela fornece uma visão consolidada do portfólio, com destaque para pontos de atenção e prioridades. Além disso, o STRATWS One fornece clareza nos cronogramas, facilitando o acompanhamento dos projetos e a comunicação com stakeholders.

Para conhecer mais sobre o módulo de Gestão de Portfólio de Projetos do STRATWs One, que conta com um dashboard para gestão de projetos, acesse a nossa página ⭢

Confira também um tour pelo nosso módulo de Gestão de Projetos:

Confira outras ferramentas com dashboard para gestão de projetos: 

2. Trello: Conhecido por sua interface de quadro Kanban, o Trello é ótimo para gerenciar tarefas e projetos de forma visual. Ele permite personalizar quadros, listas e cartões para se adaptar a diferentes necessidades de gerenciamento de projetos.
3. Asana: Esta ferramenta é conhecida por sua flexibilidade e capacidade de gerenciar tanto tarefas diárias quanto objetivos de longo prazo. Oferece recursos para estabelecer cronogramas, atribuir tarefas e acompanhar o progresso dos projetos.
4. Monday.com: Oferece uma plataforma de trabalho operacional baseada em nuvem que é bem adaptada para a gestão de projetos. Sua interface visual e recursos de personalização tornam fácil o rastreamento de projetos e colaboração em equipe.
5. Microsoft Project: Uma solução clássica para gerenciamento de projetos, oferece recursos abrangentes para planejamento, programação e controle de projetos. É particularmente útil para projetos grandes e complexos.
6. Smartsheet: Combina elementos de planilhas com ferramentas de gerenciamento de projetos. É útil para rastreamento de projetos, colaboração e relatórios.

Cada uma dessas ferramentas oferece funcionalidades distintas que podem atender a diferentes necessidades de gerenciamento de projetos, dependendo do tamanho da empresa, da complexidade dos projetos e das preferências individuais.

Elementos comuns em Dashboards de Gerenciamento de Projetos

O dashboard para gestão de projetos é uma ferramenta visual que fornece uma visão geral de todo o ciclo de vida de um projeto, permitindo o acompanhamento em tempo real de seu progresso. Embora os dashboards possam variar dependendo da empresa e da ferramenta utilizada, existem alguns elementos comuns que são fundamentais para garantir a clareza e a eficácia na gestão de projetos:

1- Cronograma e status do projeto

Um dos elementos centrais é o cronograma do projeto, que mostra o andamento de cada fase e tarefa. Gráficos de Gantt são comumente usados para ilustrar visualmente o progresso das atividades em relação às datas planejadas. O status geral do projeto também é exibido, destacando se ele está no prazo, atrasado ou adiantado.

2- Acompanhamento de metas e marcos

Marcos (milestones) são pontos críticos que indicam a conclusão de fases importantes do projeto. Dashboards de gerenciamento de projetos frequentemente incluem uma visão clara desses marcos e se estão sendo atingidos conforme o planejado.

3- Gestão de riscos

A gestão de riscos é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Dashboards eficazes geralmente incluem uma seção que lista os principais riscos identificados, seu status atual e as ações mitigadoras sendo tomadas para minimizá-los.

4- Recursos e alocação de equipes

Um elemento chave é o acompanhamento dos recursos alocados, como equipes e materiais, assim como o monitoramento da carga de trabalho. É comum que os dashboards mostrem gráficos de alocação de recursos, alertando quando há sobrecarga ou falta de pessoal em uma tarefa específica.

5- Orçamento e custos

Manter o controle dos custos é essencial para evitar estouros de orçamento. Dashboards de gerenciamento de projetos normalmente incluem uma comparação entre o orçamento planejado e os gastos reais, além de indicadores como o custo previsto e custo por tarefa. Isso permite ajustes rápidos se o orçamento começar a ficar comprometido.

6- KPIs e Indicadores de Desempenho

Indicadores de desempenho chave (KPIs), como produtividade, percentual de conclusão de tarefas e qualidade, são frequentemente monitorados para garantir que o projeto esteja atingindo os objetivos estabelecidos. Esses KPIs ajudam a equipe de gestão a tomar decisões baseadas em dados e identificar áreas que precisam de melhorias.

7- Comunicação e relatórios

Dashboards também podem incluir métricas de comunicação, como a frequência de reuniões, status das entregas e feedbacks recebidos. Alguns sistemas de gerenciamento de projetos permitem até mesmo a emissão de relatórios automáticos diretamente do dashboard para manter todas as partes interessadas informadas.

8- Problemas e pendências

Problemas e pendências que afetam o andamento do projeto devem ser visíveis no dashboard. Isso ajuda a equipe a focar na resolução rápida de obstáculos para que o cronograma não seja comprometido.

10 Benefícios em acompanhar um dashboard para gestão de projetos

Acompanhar um dashboard para gestão de projetos traz uma série de benefícios significativos que podem melhorar a eficiência, a comunicação e o sucesso geral dos projetos. Aqui estão os principais benefícios:

1. Visão Centralizada do Projeto: Um dashboard fornece uma visão unificada de todos os aspectos do projeto, incluindo prazos, status, orçamento e recursos. Isso elimina a necessidade de verificar múltiplas fontes de informação, economizando tempo e reduzindo a complexidade.
2. Tomada de Decisão Baseada em Dados: Com informações atualizadas e confiáveis ao alcance, os gestores podem tomar decisões informadas e rápidas. Isso é particularmente útil em ambientes dinâmicos onde as condições mudam rapidamente.
3. Detecção Precoce de Problemas: Dashboards com recursos de alerta e monitoramento em tempo real permitem que gestores identifiquem e respondam a problemas e desvios do plano antes que eles se tornem críticos.
4. Melhoria na Comunicação e Colaboração: Dashboards facilitam a comunicação dentro da equipe e com os stakeholders, ao fornecer uma fonte de informação clara e acessível para todos os envolvidos.
5. Aumento da Produtividade e Eficiência: Ao centralizar informações e automatizar a atualização de dados, os dashboards reduzem o trabalho manual e permitem que as equipes se concentrem em tarefas mais estratégicas.
6. Monitoramento de KPIs e Métricas: Os dashboards permitem o acompanhamento contínuo de indicadores-chave de desempenho, ajudando a avaliar se os objetivos do projeto estão sendo atingidos e onde são necessárias melhorias.
7. Gerenciamento Eficaz de Recursos: A visualização de como os recursos estão sendo utilizados nos diversos projetos ajuda na otimização da alocação e utilização de recursos.
8. Maior Transparência: A disponibilidade de informações em tempo real e facilmente acessíveis promove uma maior transparência em todas as etapas do projeto.
9. Flexibilidade e Escalabilidade: Dashboards podem ser adaptados e escalados de acordo com as necessidades do projeto, permitindo que sejam igualmente úteis em pequenos projetos ou em grandes portfólios de projetos.
10. Relatórios e Análises Aprimoradas: A capacidade de gerar relatórios detalhados e análises a partir dos dados do dashboard pode oferecer insights valiosos para a melhoria contínua.

Em suma, o acompanhamento de um dashboard de gestão de projetos pode significar uma melhoria substancial na maneira como os projetos são gerenciados, contribuindo para uma gestão mais eficaz, transparente e orientada a resultados.

A tecnologia como aliada para a gestão de projetos

Ao longo deste artigo, exploramos a importância crítica dos dashboards na gestão de projetos, destacando como eles podem ser uma força transformadora na maneira como líderes e equipes navegam pelos desafios de projetos complexos.

Vimos os benefícios tangíveis de uma visão centralizada, aprimorada pela tomada de decisão baseada em dados e a eficiência operacional. Além disso, discutimos uma variedade de ferramentas, desde o versátil STRATWS One até outras plataformas adaptáveis, cada uma capaz de atender a diferentes necessidades e estilos de gestão de projetos.

Lembre-se, a escolha da ferramenta certa pode ser o diferencial na condução do seu projeto ao sucesso. Portanto, é essencial avaliar as opções disponíveis e escolher aquela que melhor se alinha às necessidades específicas da sua equipe e projetos.

Para aqueles interessados em experimentar diretamente os benefícios do STRATWS One, convidamos você a agendar uma demonstração gratuita. Descubra como o STRATWS One pode otimizar a gestão do seu portfólio de projetos, trazendo eficiência, clareza e controle para as suas mãos: