Quem já saiu de uma sala de reuniões com a sensação de ter perdido algumas horas do dia? Essa situação se repetirá enquanto suas reuniões não forem planejadas corretamente. Para poupar seu tempo e ter um dia de trabalho tranquilo e produtivo, você precisa promover reuniões eficientes.
As dicas que separamos para você são indispensáveis para organizar encontros objetivos, que tragam resultados. Fique atento!
Estabelecer um objetivo para o encontro é uma excelente forma de torná-lo produtivo. Uma pauta definida permite que todos os participantes tenham conhecimento sobre o assunto que será discutido e prepare anteriormente seu posicionamento. Além disso, as pessoas presentes estarão focadas para atingir o objetivo esperado e, consequentemente, obter resultados. Uma reunião sem assunto pré-definido acontece de maneira aleatória e sem comprometimento, gerando perda de tempo.
Reuniões devem ser marcadas em horários estratégicos do dia. Momentos próximos ao horário do almoço, final do expediente e dias próximos ao final de semana devem ser evitados. Essas situações tornam as reuniões improdutivas e fazem com que todos os envolvidos fiquem dispersos durante a discussão do tema.
Um software eficiente para gerenciar suas reuniões é uma boa opção para mantê-las eficientes. Ele será capaz de realizar o convite dos encontros, registro da pauta, distribuição de tarefas, entre outras utilidades. E mais, as ferramentas de gestão de reuniões são fáceis de usar, gerando economia de tempo na rotina de trabalho.
Uma reunião deve conter o menor número de pessoas possível. Por isso, selecione apenas participantes que tenham algo a contribuir para o assunto em pauta. De preferência, convoque somente os líderes de cada setor e atribua a eles a função de repassar as informações aos demais colaboradores. Essa é uma forma de otimizar o tempo do encontro, evitar desvios do assunto e conversas paralelas.
Ao término de cada reunião, é importante designar as tarefas que cada um deverá cumprir após as decisões tomadas no encontro. O plano de ação dará continuidade ao processo e deverá ser cumprido para que as questões sejam solucionadas.
Pronto! Agora você já pode colocar essas dicas em prática e passar a promover encontros produtivos juntamente com a sua equipe. Compartilhe essa ideia com os colegas de trabalho, pois é muito importante que todos estejam alinhados na realização de reuniões eficientes.
A Siteware possui uma excelente ferramenta de gestão de reuniões. O Gestão de Reuniões é muito fácil de usar e, com certeza, ajudará sua empresa a alcançar os resultados almejados.
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