O que é otimização do tempo: como aumentar a produtividade?

Ouça o nosso conteúdo sobre otimização do tempo e acelere os seus processos!

A otimização do tempo  é uma técnica que usa o mapeamento das atividades executadas e a identificação e eliminação de falhas e padronização das rotinas. Dessa forma, gera-se uma otimização de processos do dia a dia, permitindo que a organização caminhe em busca dos melhores resultados.

Além disso, é por meio dessa otimização de processos que tarefas desnecessárias, erros e desperdícios são consideravelmente reduzidos, melhorando os métodos de trabalho e proporcionando resultados mais satisfatórios.

Essa prática garante diversos benefícios para a empresa, mostrando maneiras de como aumentar a produtividade e melhorando a gestão do tempo.

Confira essa relação com a leitura deste artigo e diminua o desperdício de tempo dentro da sua empresa.

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O que é a otimização do tempo? Por que ela é importante?

A otimização do tempo refere-se ao processo de organizar e planejar como dividir o tempo entre várias atividades para trabalhar de forma mais inteligente do que mais difícil. Isso permite que indivíduos e empresas maximizem a eficácia e a eficiência, alcançando mais com menos esforço e em menos tempo.

Alguns conceitos-chaves envolvem priorização, delegação, eliminação de desperdícios e automatização.

Nesse cenário, a otimização de processos é o refinamento de processos existentes para melhorar a eficiência e a eficácia. O objetivo é tornar os processos mais rápidos, menos custosos e mais qualitativos.

Embora a otimização do tempo esteja frequentemente focada no nível individual ou de equipe e a otimização de processos no nível organizacional, ambos estão interligados. Processos otimizados podem liberar tempo para os funcionários, e uma boa gestão do tempo pode levar a processos mais eficientes. A chave é uma abordagem holística que considera tanto as necessidades individuais quanto as organizacionais.

Como a otimização do tempo pode ser realizada na empresa?

Existem diversas formas de aprimorar a execução das atividades em uma empresa, são os chamados processos de melhoria da produtividade. A grande vantagem disso é que eles podem ser aplicados em conjunto, tornando as medidas ainda mais eficazes.

A lógica é que seja construída uma cultura  de melhoria contínua, buscando sempre pontos a serem desenvolvidos  em cada processo. Dessa forma, é possível mirar sempre em objetivos cada vez maiores e desafiadores.

A seguir, confira um passo a passo para planejar a otimização do tempo  dentro da sua organização:

1. Mapeie os processos

Quando falamos em otimização do tempo, o primeiro passo está no mapeamento  das atividades realizadas, de ponta a ponta em um processo, além da identificação das entradas e saídas.

Com isso, realiza-se um desenho do fluxo dessas tarefas, o que aumenta a compreensão de como o trabalho é realizado. Isso facilita, por exemplo, a identificação de erros e implementação de melhorias.

A lógica é que fica mais fácil otimizar aquilo que está mapeado. Isso porque, com a saída ou troca de colaboradores, processos novos são adicionados ou retirados e, com o passar do tempo, cria-se  um cenário que ninguém compreende de fato a lógica, apenas que está ali.

2. Identifique e elimine as falhas

Quando o processo está mapeado, se torna mais fácil e precisa a identificação das falhas e dos gargalos que afetam a produtividade e o resultado final. 

Nesta etapa, não basta identificar o problema e os seus impactos: é crucial apontar qual é a sua raiz e o que precisa ser feito para cortá-la.

Assim, os esforços aplicados são muito mais eficazes, no sentido de eliminar a falha e seus sintomas. Nesta etapa, é fundamental considerarmos dois pontos muito importantes.

Primeiramente, para identificar as falhas, é preciso que os reais envolvidos sejam convidados a participar. Afinal, são eles que estão presentes no dia a dia e saberão apontar quais são as dificuldades  no processo.

O segundo ponto é identificar essa causa, a raiz do problema. Para isso, existem muitas ferramentas que podem ajudar, como o Diagrama de Ishikawa.

3. Elimine as etapas desnecessárias

Outra questão que afeta diretamente a produtividade é a execução de atividades que não têm um impacto positivo no processo, mas que ainda são realizadas. O mesmo serve para tarefas repetitivas — como o deslocamento do colaborador para buscar um material ou informações, por exemplo.

Em empresas em que ainda não há uma otimização de processos rotineiros, é bastante comum haver etapas que foram necessárias em um período anterior, mas que hoje não fazem  sentido, só que costumam ser executadas. Eliminar essas etapas pode ser o primeiro passo para melhorar a gestão e otimização do tempo.

Na otimização de tempo , esses pontos podem ser identificados e eliminados, tornando a atividade mais enxuta e objetiva.

4. Melhore a utilização dos recursos

Desperdícios de recursos podem ser considerados o de materiais — o mais comum —, de tempo e de ferramentas. Contudo, também é preciso considerar que um processo engessado ou ineficaz, que afeta a produtividade, também é um desperdício. Nesse caso, o de mão de obra.

Logo, ao avaliar as perdas do processo, também é preciso estudar como a produtividade pode ser aumentada — o que pode ser feito por meio da modificação do layout, melhorias no processo de comunicação, integração entre setores e mudança no método de execução, por exemplo.

Uma forma simples de melhorar a utilização dos recursos e trabalhar na otimização de tempo  é criar um plano de ação para essas melhorias. Com os problemas mapeados, a lógica é criar uma ou várias tarefas para resolvê-los . Como fazer isso? Bem, existem várias formas de organizar isso e uma delas é com a Matriz 5W2H.

5. Formalize o novo método

Quando um processo é otimizado, certamente ele sofre mudanças na maneira como é executado. Para garantir que isso seja adotado na prática, é necessário formalizar esses ajustes e torná-los  conhecimento dos colaboradores.

Isso é essencial também no caso de treinamento de novos funcionários, que já aprendem o trabalho de acordo com o método mais adequado.

Benefícios da otimização do tempo : como aumentar a produtividade?

1. Entregas mais confiáveis

A otimização do tempo  envolve a adoção de melhores práticas dos métodos de trabalho e da formalização, que ocorre por meio de um documento — que especifica como a atividade deve ser realizada, o tempo estimado e os recursos necessários para sua execução.

Com isso, a incidência de erros e dúvidas com relação ao processo são reduzidas consideravelmente, além do fato de que, independentemente do colaborador que fará o trabalho, o método é uniforme, proporcionando os resultados esperados.

Essa é uma ideia  de como aumentar a produtividade, que não fica comprometida com tarefas desnecessárias ou retrabalhos para corrigir os erros.

2. Atividades mais integradas

Outro ponto forte da otimização de processos é o sequenciamento das atividades. Ele é feito devido à importância de saber de onde uma tarefa vem e para aonde ela vai. Assim como o conhecimento a respeito de quais dados  e materiais devem ser recebidos, bem como qual é o resultado ideal para o bom desempenho da próxima ação. 

Além de delimitar de forma clara quais são as responsabilidades de cada colaborador, as atividades se tornam mais integradas e fluidas, com um compartilhamento maior de informações e o aumento da cooperação entre os  envolvidos. Ou seja, problemas como atrasos, por exemplo, são facilmente evitados.

3. Criação de soluções mais acertadas

O mapeamento de processos torna as atividades de trabalho mais estruturadas — em etapas bem-definidas —, o que faz com que a identificação das falhas seja feita com maior precisão. Além de aumentar a capacidade de intervenção do gestor, a determinação das causas dos problemas são apontadas com maior facilidade e agilidade.

Em vez de fazer com que a equipe sempre gaste tempo implementando ações que minimizem os “sintomas”, o gestor pode elaborar uma ação definitiva para o gargalo. Isso torna o trabalho da sua equipe mais produtivo e eficaz.

4. Aumento da agilidade na conclusão das tarefas

Como dito anteriormente, a otimização de processos permite identificar quais atividades não agregam valor ao resultado final e eliminá-las — sem consequências negativas. Além disso, com o estudo das tarefas e a avaliação de alternativas, torna-se possível elaborar métodos mais ágeis e mais eficientes de trabalho.

Isso também proporciona uma redução de custos satisfatória, visto que a necessidade da utilização de recursos torna-se bem menor, além do tempo total de execução da tarefa. 

5. Redução de erros e necessidade de retrabalho

Como se sabe, um dos grandes benefícios dessa otimização é a redução dos erros que acometem o processo produtivo. Quando essas falhas ocorrem, impactam na qualidade e ainda tornam necessária uma rotina de retrabalho.

O problema disso é que, em vez de estar fazendo uma outra atividade de rotina, o colaborador acaba gastando tempo e recursos em algo que não deveria estar sendo feito. Ou seja, o gestor passa a não ter 100% da sua mão de obra focada nas metas.

6. Maior controle das informações

A otimização de processos requer um fluxo de informações mais fluido. Porém, ao mesmo tempo, é possível manter maior controle sobre ele, uma vez que, com a estruturação das etapas das atividades, é possível saber  exatamente de onde cada dado sai, para aonde vai e o que será feito com ele.

Principais erros na otimização dos processos

Ao buscar a otimização do tempo e dos processos, as empresas podem cair em várias armadilhas que comprometem a eficácia de suas iniciativas. Aqui estão alguns erros comuns que devem ser evitados:

1. Falta de Planejamento Estratégico

Erro: Implementar mudanças sem um plano claro ou objetivos definidos.

Solução: Definir metas claras e um roteiro estratégico para a otimização, garantindo que todos os esforços estejam alinhados com os objetivos de negócios da empresa.

2. Ignorar a Cultura Organizacional

Erro: Não considerar como as mudanças afetarão a cultura e os colaboradores.

Solução: Envolver a equipe desde o início e comunicar a importância e os benefícios das mudanças para obter buy-in e facilitar a adoção.

3. Resistência à Mudança

Erro: Subestimar a resistência natural à mudança por parte dos funcionários.

Solução: Gerenciar a mudança de forma proativa, oferecendo treinamento e suporte adequados para ajudar os colaboradores a se adaptarem às novas práticas.

5. Falta de Métricas de Desempenho

Erro: Não medir o desempenho antes e depois das iniciativas de otimização.

Solução: Estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar a eficácia das mudanças e fazer ajustes conforme necessário.

Próximos passos

A otimização do tempo  proporciona diversas vantagens que provocam um impacto positivo, além da redução de custos e de desperdícios e melhorias na rotina de trabalho.

Ou seja, também é possível aumentar a produtividade e ganhar mais tempo para focar em outras atividades — ou produzir mais.

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