As reuniões fazem parte da rotina de qualquer empresa, e as reações a elas variam. Tem quem adore encontrar a equipe para discutir pontos diversos e tem quem deteste. Independentemente da opinião, a verdade é que esses encontros são fundamentais. Mas você sabia que existem diferentes tipos de reuniões corporativas?
Não só no modo como as reuniões são feitas, mas também na composição da equipe e na frequência, os tipos de reuniões variam bastante. Para manter essas ocasiões sempre produtivas e positivas, é importante ter consciência do seu papel na rotina organizacional.
Nas reuniões, é possível resolver de forma rápida questões que levariam dias ou semanas, caso cada integrante da equipe estivesse trabalhando sem essa troca de ideias. Mas há algumas técnicas e truques para que esse momento seja realmente agregador.
Reuniões não são todas iguais. Saber disso é importante para você poder programar e planejar encontros objetivos, que prezam pela produtividade e pela solução real de problemas. Do contrário, essas ocasiões serão apenas um momento de desperdício de tempo e desmotivação para a sua equipe.
Além disso, cada tipo de reunião corporativa demanda um planejamento específico. É preciso organizar materiais, estabelecer prioridades, ter um fio condutor que vai orientar o encontro. Tudo isso precisa ser pensado antes, para que você e a equipe tirem o maior proveito possível do momento. A seguir, apresentamos os principais tipos de reuniões corporativas, acompanhe.
Algumas decisões podem ser tomadas em conjunto. Outras, mais estratégicas, são decididas pelo chamado “C-Board”, ou os diretores da empresa, e repassadas para os demais colaboradores. É nas reuniões informativas que esse repasse das orientações é feito.
Nessas reuniões também é possível solicitar informação. Nesse caso, são os colaboradores que precisam munir o gestor de informações e dados sobre o andamento de um processo. Esse tipo de reuniões corporativas precisa ser comunicado com antecedência, para que os profissionais possam coletar e organizar o material necessário para a sua intervenção.
Esse tipo de encontro é fundamental, para que todos caminhem na mesma direção. Por isso, deve ser realizada sempre que houver novidades na empresa, ou periodicamente, dependendo do projeto em questão. Nas metodologias ágeis, é comum as equipes adotarem uma reunião informativa por semana, para que todos saibam qual o status do projeto no que tange a ação dos colegas.
As decisões das quais falamos no tipo de reuniões corporativas anterior são tomadas aqui. Normalmente, as reuniões de decisão são realizadas entre profissionais-chave da empresa, com autonomia para definir o planejamento estratégico da organização.
As reuniões de feedback são uma ótima oportunidade tanto para os gestores quanto para as equipes. Esses momentos são importantes para que o gestor faça uma avaliação completa dos profissionais da sua equipe e traga críticas construtivas aos seus liderados. Essa é a forma mais sistematizada de dar retorno e fazer sugestões de como melhorar os pontos fracos e também de reconhecer os pontos fortes e aqueles nos quais a pessoa demonstrou melhorias.
Ainda é muito comum que as reuniões de feedback sejam de mão única — ou seja, só o gestor faz a avaliação do colaborador. Mas é interessante avaliar também a possibilidade de fazer esse feedback de mão dupla. Certamente, os colaboradores têm observações importantes a fazer sobre o gestor que fornecem relevantes oportunidades para melhorar.
Para serem eficientes, as reuniões de feedback devem ser feitas periodicamente, a cada seis meses, por exemplo.
As reuniões de treinamento ou formativas são tipos de reuniões empresariais que devem acontecer em momentos pontuais. Mais especificamente, quando houver a necessidade de treinar a equipe em uma habilidade ou ferramenta nova.
Normalmente, essas reuniões são realizadas com um profissional externo, especialista na tal ferramenta. Nessas ocasiões, as equipes devem aproveitar o treinador para esclarecer todas as possíveis dúvidas e experimentar com a nova tecnologia, pois depois podem não ter essa chance quando o projeto estiver em andamento.
Este é, talvez, um dos tipos de reuniões corporativas mais divertidos de participar. É nas reuniões criativas que são discutidos os desafios da organização e são propostas soluções inovadoras. Muito frequentemente, utilizam-se técnicas de brainstorming, como o Scamper ou outras.
Aprenda a fazer um brainstorming efetivo assistindo ao nosso vídeo sobre o assunto:
As reuniões criativas tendem a ter uma atmosfera menos formal, e o uso da imaginação está liberado. O único cuidado que é necessário ter aqui é para que o encontro não perca o foco e acabe não surtindo os efeitos esperados.
Agora que já falamos dos tipos de reuniões corporativas que devem ser organizados e planejados nas empresas, é importante falar também daquelas que devem ser evitadas. Nem todas as reuniões são boas, e a seguir você confere de quais tipos é melhor ficar longe.
Para ser produtiva, uma reunião precisa ter uma pauta bem definida. Antes mesmo de marcar o encontro com os integrantes da equipe, é preciso ter claro o que será tratado e quais são os pontos específicos a serem resolvidos. Do contrário, você pode ter a famosa reunião para marcar uma reunião.
A boa reunião tem hora para começar e também para terminar. Senão, corre-se o risco de perder um tempo precioso em divagações sobre assuntos que não são prioritários.
Não existe um número mágico para saber qual é a quantidade ideal de pessoas em uma reunião. Mas todos os presentes devem estar diretamente envolvidos nos assuntos que serão tratados. Quando você tem pessoas a mais, além de desperdiçar o tempo desses profissionais, ainda corre o risco de ter divagações por parte de pessoas que não compreendem bem o que está sendo tratado ou têm outras prioridades.
Você pode se inspirar a organizar reuniões melhores assistindo ao vídeo abaixo, em que David Grady dá dicas divertidas de como sobreviver a reuniões chatas:
Agora que você já sabe quais são os tipos de reuniões corporativas mais comuns e também aqueles dos quais fugir, que tal começar a planejar reuniões mais produtivas. Para isso, você pode ter a ajuda da STRATWS One, ferramenta da Siteware que transforma em processos a sua metodologia de gestão.
A plataforma é compatível com uma série de metodologias diferentes, como SWOT, Lean e outras. Atualmente, atendemos a cerca de 160 mil usuários em mais de 20 países. Algumas das empresas que já utilizam a nossa ferramenta são Unimed, Dotz e Centauro. Junte-se a elas solicitando agora mesmo uma demonstração gratuita!
Levando pessoas e empresas mais longe.
A Siteware
Aprenda
Sua parceira de tecnologia para te conectar com o que realmente importa.