Técnicas de gestão do tempo: a solução para melhorar seu rendimento

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Economizar tempo, atualmente, virou uma verdadeira necessidade. Afinal, é muito comum ouvirmos (e dizermos!) que o dia precisaria ter mais de 24 horas para conseguirmos cumprir todas as obrigações, certo?

No campo profissional, não é à toa que a máxima “tempo é dinheiro” continua sendo tão reafirmada. Além disso, ter mais períodos para descansar e conseguir se dedicar à vida pessoal impacta também diretamente em sua produtividade e qualidade de vida no dia a dia.

A real solução para essas questões não é apenas acelerar cada vez mais a realização de suas tarefas ou o impossível sonho de “parar o relógio”. É muito mais simples: gerenciar adequadamente seu tempo. Mas como? Técnicas de gestão do tempo!

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de priorização de tarefas que pode ajudar na gestão do seu tempo. A Siteware preparou um template 100% gratuito. Baixe agora:

Como economizar tempo?

Atualmente, existem várias técnicas de gestão do tempo, das mais simples até as mais sofisticadas. Para aplicá-las, você pode usar desde um lápis e um papel, até mesmo adotar softwares especializados que irão te ajudar no seu dia a dia.

As soluções podem ser bem práticas e simples de adotar.

Conheça algumas técnicas de gestão do tempo

1- Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower, criada pelo ex-presidente dos Estados Unidos da América Dwight Eisenhower, é uma das técnicas de gestão do tempo mais utilizadas.

Grande parte dos desafios nesse sentido são provenientes da falta de priorização das tarefas. Assim, o profissional não sabe o que deve fazer primeiro, as demandas viram uma bola de neve e se torna impossível administrá-las.

A Matriz de Eisenhower ajuda nesse processo, definindo o que você deve fazer primeiro com base em duas variáveis: urgência e importância. Assim, você consegue executar todas as tarefas na prioridade correta.

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2- Método GTD

A metodologia GTD (do inglês, “Getting Things Done”) parte do princípio de que obter a tranquilidade a partir do controle sobre as coisas trará melhores resultados. Sua aplicação se dá em 5 passos:

1. Capturar: nesse primeiro passo, o objetivo é coletar tudo o que merece sua atenção e organizar. Exemplo: pense nas atividades que realmente precisa realizar e faça uma lista de tarefas – no computador, smartphone ou no próprio papel.
2. Esclarecer: agora, analise com bastante foco cada informação que coletou e decida se cada uma demanda uma ação, ou não.
3. Organizar: organize os itens que permaneceram da etapa anterior da maneira de sua preferência. Faça listas e separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre elas.
4. Refletir: revise com frequência todas as listas feitas para garantir que não está esquecendo nenhuma tarefa. No mínimo, você deve fazer essa revisão uma vez por semana.
5. Engajar: é o momento de executar, de fato, as tarefas selecionadas em suas listas, executar o que precisa ser feito.

O método GTD é uma das técnicas de gestão do tempo mais populares em todo o mundo!

3- Método Pomodoro

A chamada técnica Pomodoro (tomate, em italiano) é outra opção dentre as técnicas de gestão do tempo consideradas eficientes.

O método, inclusive, é bastante utilizado por alunos que buscam um melhor aproveitamento em seu tempo de estudos.

Criada na década de 1980, a técnica prega a divisão de fluxos de trabalho em intervalos de tempo (chamados de “pomodoro”, cada qual de 25 minutos), prometendo estimular o foco e agilidade do funcionamento do cérebro. As etapas do método seriam:

1. Listar: Crie uma lista de tarefas que precisa realizar
2. Cronometrar: programe um cronômetro para 25 minutos
3. Trabalhar sem pausas: da lista inicial, selecione uma tarefa para realizar primeiramente e trabalhe nela sem quaisquer interrupções (é essencial não pausar a tarefa nesse período!)
4. Pausa: assim que os 25 minutos acabarem, faça uma pausa de 5 minutos, aproveitando esse tempo para fazer algo que te relaxe.
5. Retomada: depois do intervalo, retome as atividades por mais um “pomodoro”. Realize intervalos ao final de cada um.
6. Pausa Longa: após quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa –  de 30 minutos –  e, depois, recomece a tarefa.
7. Tarefa concluída: apenas ao terminar, risque a tarefa de sua lista inicial.

4- Método Kanban

O método kanban é mais do que uma das técnicas de gestão do tempo, é uma técnica de gerenciamento de projetos amplamente empregada em grandes empresas, mas que você pode usar também, de forma simplificada, para se planejar melhor em seu dia a dia.

Essa metodologia consiste em agrupar tarefas em um quadro dividido por listas. Manualmente (ou com ajuda de um software), cada tarefa deve ser escrita em um cartão e transferida de acordo com o andamento de seu processo.

Por exemplo: criar um quadro com listas intituladas “em andamento”, “concluído” e “a iniciar” e ir posicionando as tarefas em cada divisão, à medida que vão sendo realizadas.

Softwares para gerenciar melhor o seu tempo

Muito além do papel e da caneta, há softwares de técnicas de gestão do tempo que irão te ajudar a otimizar seu tempo e aumentar sua produtividade no dia a dia. Muitos, inclusive, podem utilizar e combinar métodos como os citados acima de maneira mais simples e rápida.

Por exemplo:

1. Trello: software que utiliza a metodologia kanban, ideal para gestão de projetos.
2. Evernote: na nuvem, oferece opções como criar listas, lembretes e anexar documentos, além de poder compartilhar esses conteúdos com outras pessoas.
3. Google Calendar: um calendário digital que indica quais são suas tarefas e quando deverão ser entregues.
4. Softwares de comunicação interna: em uma organização, uma comunicação interna efetiva é essencial para se economizar tempo. Opções como Slack,  HipChat, Azendoo e até redes sociais (corporativas ou não) podem colaborar nesse processo.
5. Drives na nuvem: compartilhar arquivos em drives na nuvem é uma ótima solução para aumentar a eficiência. Softwares como Google Drive, DropBox  e OneDrive são opções úteis.

Outras dicas importantes

• Automatize tarefas repetitivas: utilize softwares para auxiliarem em atividades feitas com muita frequência, como emitir notas fiscais, por exemplo.
• Comece pelas tarefas “menos animadoras”: os deveres mais desagradáveis são os que geralmente nos demandam mais tempo e energia. Assim, começar por eles pode ser mais eficiente que deixá-los para o final do dia, quando o cansaço estará normalmente maior.
• Tarefas importantes ou urgentes? Saiba dividir quais tarefas são importantes e quais são urgentes, afinal, é preciso entender que elas não são sinônimas. A partir disso, delegue deveres não importantes e priorize as que são urgentes. A Matriz de Eisenhower é uma técnica de gestão do tempo que irá te ajudar nesse caso.
• Saiba delegar atividades: saber delegar tarefas a pessoas de confiança e supervisioná-las te fará economizar o tempo que gastaria tentando fazer tudo sozinho.
• Hábitos saudáveis: adotar hábitos saudáveis, como separar uma parte do dia para fazer exercícios e manter um sono regulado, é comprovadamente uma das chaves para melhorar sua produtividade e, sobretudo, ter uma vida equilibrada.

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