A gestão de tarefas é uma das atividades principais dentro de uma empresa que envolve diversas ações com o objetivo de atingir uma meta desejada.
Nesse sentido, pode-se dizer que ela é essencial para o alinhamento da equipe com as demandas da organização, evitando as multitarefas e aproveitando os colaboradores em suas principais habilidades.
Quando bem executada, ela garante mais produtividade para o negócio, uma vez que cada membro do time sabe exatamente o que se espera dele.
E se você quiser saber mais sobre a gestão de tarefas, veio ao lugar certo. Nesse artigo falaremos mais profundamente sobre o tema, assim como os principais tipos e a melhor forma de implantar na sua empresa. Confira!
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A gestão de tarefas é o gerenciamento das ações executadas pelos colaboradores a fim de garantir mais padronização, produtividade, controle e rapidez na execução dos processos da empresa com a finalidade de maximizar o lucro do negócio.
Ao adotar a automatização das atividades em sua gestão, você diminui a sobrecarga do seu time. Assim, ele trabalha mais feliz, o que, por sua vez, contribui para a melhora de produtividade e resultados.
Além disso, essa é uma forma de extrair o melhor de cada colaborador, delegando atividades mais compatíveis com suas habilidades.
O responsável pela gestão de tarefas tem uma função muito importante dentro da empresa, cabendo a ele:
Um dos papéis do gestor de tarefas é delegar as atividades para cada membro da sua equipe. É preciso ter um cuidado redobrado para que não se desequilibre a distribuição sobrecarregando ninguém.
Portanto, você não tem apenas a função de encarregar os papéis, mas sim, encontrar a melhor aptidão de cada colaborador para tirar o melhor proveito. Além do mais, você precisa estabelecer prazos e acompanhar a produtividade.
A determinação de prioridades é essencial para que o funcionário não perca tempo com tarefas inúteis. Para isso não acontecer, você deve priorizar as atividades mais importantes dentro do departamento.
Ao levantar todas as funções e delegá-las baseado em prioridades, extrai-se o melhor de cada colaborador, aumentando a produtividade do seu time e entregando para a organização mais resultados em menos tempo.
Acompanhar a execução das tarefas é essencial para que o resultado seja alcançado. Além disso, permite ao gestor dar todo o suporte necessário para o seu time. Basicamente, você precisa:
Quando bem executadas essas funções, os funcionários o enxergarão como uma autoridade no assunto, respeitando-o, e trabalhando para que os objetivos sejam atingidos.
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Para que a gestão de tarefas seja bem executada é preciso seguir uma metodologia ou técnica que oriente os gestores, de forma a visualizarem melhor as atividades. Dentre as principais estão:
GTD é a sigla em inglês de Getting Things Done que significa concluindo coisas. Esse método prevê a conclusão das atividades em quatro etapas: coletar, processar, revisar e fazer.
Portanto, o colaborador precisa concluir cada um dos passos antes de passar para o próximo. Essa é uma forma dele não se dispersar ao realizar uma atividade.
O sistema Kanban é um dos mais conhecidos, sendo que nesse método o gestor organiza os quadros visuais considerando os fluxos de trabalho em andamento.
Veja a definição de Kanban:
Ou seja, cada quadro é um estágio da atividade no projeto sendo que ele tem um responsável por desempenhar uma atividade. Por exemplo, considere a produção de um artigo para blog.
Imagine que nesse sistema existam três quadros: produção do conteúdo, revisão do conteúdo, publicação do conteúdo. Cada um deles terá uma pessoa responsável, ou seja, um que produzirá, outro corrigirá e um terceiro publicará o artigo.
Por meio desse método, você visualiza se a entrega do produtor foi feita dentro do prazo, bem como do revisor e da pessoa responsável pela publicação. Em uma empresa esse sistema facilita a visualização das atividades, bem como seus responsáveis. A ferramenta Trello é um bom exemplo de Kanban.
Essa é uma técnica bem inusitada que consiste em comemorar as conquistas do dia. Nesse caso, elas são divididas em três categorias:
Como esse método estimula a comemoração de conquistas, ele garante mais produtividade para o time, mantendo-o sempre motivado em alcançar os resultados.
Essa é uma técnica que organiza as tarefas do dia a partir de tags do tempo como 15 minutos, meia hora, uma hora, três horas e seis horas.
Assim, antes de começar a produção, as atividades são distribuídas em cada uma das tags de acordo com o tempo que serão realizadas. Nesse sentido, quando sobra algum tempo entre os compromissos é alocada uma tarefa já tagueada.
Esse é um método que começa na noite anterior do dia em que as tarefas são executadas. Portanto, divide-se uma folha de papel em três partes iguais de cima para baixo.
Na primeira parte são descritos os três principais objetivos do mês, na segunda as principais metas da semana e na terceira as atividades desempenhadas ao longo do dia.
Ao ter a clareza dos objetivos maiores, metas próximas e atividades a serem executadas, fica mais fácil garantir prioridades e melhorar a produtividade do seu negócio.
Uma outra maneira de priorizar tarefas é com a Matriz GUT. Quer saber como fazer? Então confere esse vídeo abaixo 👇
Para um bom gerenciamento de tarefas é preciso encontrar o melhor método para o seu negócio. Há várias formas delas serem executadas, lembrando que deve-se conciliar os aspectos humanos, técnicos e organizacionais dentro do projeto.
No entanto, ainda que existam muitas formas de serem executadas, é preciso seguir basicamente 4 passos para que sejam bem implementadas, sendo:
O primeiro passo para uma boa gestão de tarefas é ter clareza de tudo o que deve ser feito. Para isso, o gestor deve listar todas as atividades que envolvem um processo.
Essa clareza melhora a compreensão acerca das atividades mais urgentes, as que estão com prazo mais folgado e as que ainda estão em fase de planejamento.
Com uma boa categorização, fica mais fácil delegar as funções para todo o time, priorizando as urgências e as atividades mais atrasadas.
Uma vez categorizadas, as atividades precisam ser organizadas. Nessa parte você pode quebrar as tarefas maiores em partes menores para sistematizar o andamento das etapas.
Isso deixa o processo mais claro, e cada pessoa sabe exatamente qual etapa vai executar, e o gestor sabe quais serão as pessoas cobradas em cada uma das partes.
Não há como pensar em execução eficiente das tarefas se não houver estabelecimento de prazos. Por isso, cada tarefa precisa ter um prazo para ser entregue.
Isso facilita a vida do gestor e dos próprios colaboradores. Afinal, os funcionários saberão exatamente quando devem terminar as atividades, e você saberá onde ocorreu um eventual atraso, ou se tudo está andando em conformidade.
Para que a gestão de tarefas realmente funcione, ela precisa ser comunicada com clareza para todo o time. Por isso, após categorizá-las, organizá-las e estabelecer os prazos é preciso mostrar como elas devem ser efetuadas.
Uma equipe de sucesso é aquela que entende bem a gestão da organização e trabalha para que os objetivos sejam alcançados. Entenda que a comunicação é uma etapa tão importante quanto as anteriores.
Conforme vimos, a gestão de tarefas serve para organizar as atividades de uma empresa para que os gestores tenham mais eficiência no acompanhamento das atividades. Isso traz inúmeros benefícios como:
É mais do que comprovado que quanto mais especializado um profissional for dentro da organização, mais produtivo ele será. Quando alguém faz um pouco de tudo, torna-se muito ocupado e pouco produtivo.
Por isso, a gestão de tarefas colabora para otimizar a produtividade, uma vez que as funções são delegadas de acordo com as habilidades de cada colaborador.
Isso facilita para o próprio funcionário se aperfeiçoar cada vez mais no cumprimento de suas aptidões, e ao gestor saber usar o capital humano da melhor maneira possível. O resultado é um aumento ainda maior na performance.
Outro benefício proporcionado pela gestão de tarefas é a priorização das atividades. Afinal, como ela categoriza as necessidades, não há risco do colaborador priorizar uma tarefa que não é urgente.
Isso evita atrasos e perdas de clientes. Como resultado a imagem da empresa melhora, a qualidade de vida dos colaboradores aumenta, e a empresa ganha eficiência em sua gestão.
Uma outra vantagem em se aplicar a gestão de tarefas é que os prazos são cumpridos com mais facilidade. Primeiro porque há uma priorização nas atividades, e segundo porque há mais clareza na comunicação.
Fora que evita desorganização e sobrecarga sobre os funcionários. Além disso, as atividades são organizadas de maneira mais realista, evitando frustração no cumprimento de prazos.
Quando há mais organização todos sabem o que fazer e o que não fazer, e a comunicação melhora substancialmente. Ou seja, todos sabem quais são as suas atribuições e quais são as competências dos seus colegas.
Nesse sentido, o gestor não cobra alguém sobre uma atividade que não é função dele realizar. E o próprio funcionário conversa com o seu colega de trabalho se vê que ele está atrasando um serviço que poderá comprometê-lo.
A atribuição de tarefas pode ser facilitada com a ajuda da Matriz RACI. A Siteware preparou um template 100% gratuito dessa metodologia. Baixe agora:
Para que a gestão de tarefas seja efetiva é necessário criar indicadores para avaliar o nível de produtividade do seu time. É por meio disso que o gestor compreenderá o nível de entrega de cada um. Dentre os principais indicadores estão:
Além disso, o gestor cria e acompanha indicadores ligados ao atingimento das metas. Por exemplo, se a meta individual de cada funcionário é entregar uma quantidade X por dia, ele avalia se elas foram ou não cumpridas.
A criação e acompanhamento das métricas é essencial para que os objetivos traçados pela empresa sejam alcançados dentro do prazo estabelecido.
Com o avanço tecnológico, a escolha de um sistema de comunicação interna é essencial para a priorização e organização das atividades desempenhadas por cada colaborador.
Afinal, o sistema permite ao gestor ter mais clareza na visualização das atividades de cada um, entendendo com mais precisão onde estão os gargalos do seu departamento.
Vale dizer que um bom sistema possibilita a geração e acompanhamento dos indicadores que trazem informações relevantes para a tomada de decisão.
E um sistema de comunicação interna que ajuda na gestão de tarefas é o STRATWs One. Ele permite a construção de relatórios personalizados, conectando-os diretamente com as fontes da informação.
E você terá mais precisão para rastrear as informações, padronizar reuniões de resultados e criar tarefas e planos de ação para cada funcionário.
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