9 dicas para aumentar a produtividade no trabalho segundo a Harvard Business Review

Nos últimos anos o trabalho tem se tornado cada vez mais complexo. Inovações tecnológicas levaram a agendas de trabalho frenéticas e aumento de expectativas.

Nossas tarefas são mais colaborativas, requerem mais coordenação, reuniões e teleconferências. Além disso, ainda enfrentamos uma barreira sem fim de distrações. Das vibrações e alertas de nossos smartphones às notícias urgentes e vídeos virais que nos esperam em nossas mesas.

Agora, mais do que nunca, precisamos de estratégias para nos mantermos produtivos e de dicas para aumentar produtividade e melhorar processos. Mas por onde começar?

Aqui compartilhamos nove temas publicados na Harvard Business Review que carregam os conselhos de 26 especialistas em ciência e produtividade para ajudar a navegar nesse mar de informação e alcançar o pico de sua performance no trabalho.

9 dicas para aumentar produtividade no trabalho da Harvard Business Review

1 – Seja dono do seu tempo:

Nosso trabalho mais satisfatório acontece quando estamos no “ataque”, trabalhando em projetos que nós mesmos iniciamos. A maioria das pessoas sabe disso, mesmo que apenas intuitivamente. No entanto, ainda passamos a maior parte do nosso tempo na “defesa”, respondendo a demandas alheias.

Muitos especialistas acreditam que as pessoas mais produtivas tomam algumas medidas para tentar equilibrar a proporção entre trabalho ‘ativo’ e ‘defensivo’.

Tom Rath, autor conceituado de produtividade, recomenda bloquear tempo para trabalhar longe do e-mail, programar o celular para não alertar mensagens e ligações e evitar ler e-mail de manhã até que tenha completado, ao menos, uma tarefa importante.

2 – Reconheça que ser ocupado demais é falta de foco:

Existe uma carga de satisfação quando estamos com muitas coisas para fazer: nos sentimos necessários, desafiados e até produtivos. No entanto, essa experiência prazerosa é uma ilusão. Ela rouba o nosso foco e nos impede de avançar no trabalho que realmente importa.

A socióloga Christine Carter, Ph.D, da Universidade de Berkeley, diz que “ser extremamente ocupado não é sinal de inteligência, importância ou sucesso. Levado ao extremo, é sinal de conformidade, impotência ou medo”.

Anote esta entre as suas dicas para aumentar produtividade no trabalho: As pessoas altamente produtivas veem o estado de ocupação extrema como um indicativo de desperdício de energia.

3 – Questione o mito do “trabalhador ideal”:

Esta é uma das mais importantes dicas para aumentar produtividade no trabalho: Muitos de nós continuamos com o pensamento que o “trabalhador ideal” é aquele que está constantemente trabalhando, muitas vezes em detrimento de sua vida pessoal, mas existem provas contundentes do contrário.

Ser produtivo requer que você reconheça que não pode trabalhar por períodos muito extensos mantendo o alto nível de desempenho. Como seres humanos, temos uma capacidade limitada de atenção e foco. Ainda assim, somos seduzidos pelo pensamento de que somente alcançaremos objetivos se trabalharmos mais horas e mais pesado.

As pessoas extremamente produtivas pensam diferente. Eles reconhecem suas limitações físicas e as honram dormindo bem, se exercitando, revezando entre 90 minutos de trabalho focado e breaks para descanso, e se desconectando de e-mails e mensagens durante uma parte do seu tempo livre.

4 – Deixe tarefas importantes incompletas de propósito:

Frequentemente corremos para terminar tarefas rapidamente para que possamos seguir ao próximo item da nossa lista. No entanto, resistir a essa vontade pode ser mais produtivo.

“Eu costumava me sentar para escrever e não levantar até que eu tivesse terminado um capítulo ou argumento”, diz Adam Grant, professor da Universidade de Wharton e psicólogo. “Agora eu deixo frases sem fim deliberadamente e me levanto para fazer outra coisa. Quando volto, descubro que não preciso pensar demais para terminar a frase, além de ter muitas novas ideias sobre o rumo que o texto deve tomar”. Hemi ngway, famoso novelista americano utilizava essa mesma estratégia para terminar seus livros.

Ambos os autores usam da tendência humana de “ruminar” sobre tarefas inacabadas. Se você começa um projeto e o deixa inacabado, é provável que você pense mais sobre ele do que se tivesse terminado.

Ao invés de tentar completar uma tarefa de uma vez, tente deixa-la incompleta. Isso vai fazer com que você pense no seu trabalho em diferentes momentos, o forçando a descobrir soluções criativas para a mesma.

5 – Tenha o hábito de tirar folga:

Em uma economia baseada no conhecimento, a produtividade requer mais do que perseverança – é preciso ter insight e habilidades de solução de problemas. Pesquisas indicam que estamos mais propensos a ter ideias inovadoras quando nos tiramos, temporariamente, do trabalho diário. Por isso as melhores soluções surgem quando estamos no banho, na academia ou de férias. As pessoas produtivas veem tempo livre como um investimento em seu desempenho futuro.

6 – Ajude as pessoas de forma estratégica:

Pessoas muito competentes tendem a gostar de ajudar aos outros sem esperar retorno. Ao mesmo tempo em que ajudar pode, certamente, te ajudar a ser bem sucedido, ajudar a todos com tudo é uma receita para o fracasso.

Então, como fazer da melhor forma? Pessoas produtivas evitam dizer sim para toda oportunidade de ajudar a alguém. Eles, normalmente, se especializam em uma ou duas formas de ajuda que eles gostem e nas quais sejam excepcionalmente bons.

7 – Tenha um roteiro para dizer não:

Quanto mais compromissos assumimos, maior o risco de experimentar uma “diluição de prioridades”. Isso acontece quando a grande quantidade de obrigações com as quais nos comprometemos nos impede de fazer o trabalho que realmente importa.

Uma das grandes dicas para aumentar produtividade no trabalho é ter um bom método para reagir à diluição de prioridades é ter uma estratégia pronta para dizer não.

Desse modo você não precisa parar para pensar como falar não toda vez que precisa declinar ajuda a alguém. Crie um template de e-mail ou tenha um roteiro para quando precisar dizer pessoalmente.

Quando estiver lidando com um gerente ou líder que pede mais do que é razoável, pense fora do paradigma sim/não. Tenha uma conversa com seu chefe e liste todos os projetos nos quais está trabalhando no momento. Indique quais itens você considera prioridade e convide seu supervisor a compartilhar sua opinião. É um bom modo de mostrar o quão sobrecarregado já está sem ter que usar a palavra “não”.

8 – Torne comportamentos importantes mensuráveis:

Para ter progresso e alcançar qualquer objetivo, ajuda se mapearmos nosso comportamento. Se monitorar é uma das chaves para mudanças comportamentais: se você quer comer melhor, ajuda ter um diário alimentar. Se quer se exercitar mais, use um contador de passos. Se quer se manter dentro de um orçamento, monitore seus gastos.

9 – Faça hoje o que te proporcionará mais tempo amanhã:

A última das dicas para aumentar produtividade no trabalho é bastante prática: pessoas produtivas sempre procuram modos de automatizar ou delegar atividades que não sejam um bom uso do seu tempo.

Pergunte-se: Como posso usar meu tempo hoje para que crie mais tempo para amanhã? Avaliar sua lista de tarefas sob essa lente torna mais fácil se comprometer com atividades que não seja prazerosas no momento, como automatizar o pagamento de notas ou criar um tutorial para que possa delegar tarefas repetitivas para outro membros da equipe mais facilmente.

Todas essas sugestões funcionam individualmente, mas também ressaltam uma tendência importante.

Nos anos ’90, ser produtivo era gerenciar bem o seu tempo. Dez anos mais tarde, o advento do e-mail o nosso dia de trabalho aumentou e a produtividade passou a significar que você deveria gerenciar sua energia também, não apenas seu tempo.

Nos últimos anos entramos em uma nova era na qual gerenciar sua energia e seu tempo não é suficiente. Hoje a magnitude de informação que chega até nós vindas de todos os lados superou nossa capacidade de consumo. Não importa quanto tempo e energia você tem disponível, você não consegue ser produtivo sem dominar a arte de gerenciar sua atenção.

Resistir à sedução de estar ocupado, ter um plano para dizer “não”, manter foco nos objetivos que só você pode alcançar – essas são as habilidades que precisamos cultivar para obter sucesso, no trabalho e na vida.

O que achou destas dicas para aumentar produtividade no trabalho da Harvard Business Review? Ideais interessantes, não? Texto adaptado daqui.

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