Quando o assunto são processos empresariais, há muitas dúvidas entre os empreendedores sobre o que são esses e como conquistar mais eficiência neles.
De modo geral, os processos empresariais são um conjunto de atividades necessárias para fazer uma empresa funcionar. Isso quer dizer que quanto mais eficiente eles forem, mais eficaz e competitiva é a organização e a sua respectiva solução ou entrega.
Dessa forma, para conseguir se destacar na concorrência e promover os diferenciais da sua solução, otimizar os processos empresariais pode ser o primeiro passo.
Neste artigo te explico um pouco mais a fundo o conceito, explanar os principais tipos de processos empresariais, e mostrar qual é a melhor forma de gerenciá-los. Continue a leitura e confira!
Um processo empresarial, também conhecido como processo de negócio, é um conjunto de tarefas ou atividades que uma empresa realiza para produzir um produto ou serviço específico para seus clientes.
Eles são fundamentais para a operação de qualquer organização, pois ajudam a organizar e gerenciar os serviços, projetos, tarefas e recursos necessários para alcançar os objetivos do negócio.
Vale destacar que os processos empresariais podem ser mapeados ou modelados para melhorar a eficiência, reduzir o desperdício, identificar gargalos, e otimizar o desempenho.
Em suma, a gestão de processos de negócios é um campo de estudo e prática que se concentra em melhorá-los por meio de métodos como a análise, o desenho, e a transformação de processos.
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Agora que mostramos o que é um processo empresarial, é preciso compreender um pouco mais a fundo os principais tipos. São três: processo de negócio, processo organizacional ou de suporte e processo gerencial. Vamos falar sobre eles.
Esses são os processos que estão no coração da empresa. Eles são diretamente responsáveis por gerar valor para o cliente. Ou seja, são as tarefas voltadas para a entrega de produtos e serviços finais.
Por serem considerados os processos mais importantes para o funcionamento de um negócio, eles também são conhecidos como primários ou essenciais.
Um exemplo seria o processo de fabricação em uma fábrica, ou o processo de atendimento ao cliente em uma empresa de serviços. Eles são frequentemente divididos em subprocessos, que representam diferentes etapas no processo geral.
Os processos operacionais precisam ser altamente eficientes e eficazes, pois têm um impacto direto na satisfação do cliente e no desempenho financeiro da empresa.
Esses processos suportam os processos operacionais. Eles não geram valor diretamente para o cliente, mas são essenciais para a eficácia das operações da empresa. Eles incluem funções como contabilidade, recursos humanos, TI, manutenção e logística.
Por exemplo, o departamento de TI pode gerenciar um processo que mantém os sistemas de computadores funcionando, enquanto o departamento de RH é responsável por processos relacionados à contratação, treinamento e remuneração dos funcionários.
Os processos gerenciais, por sua vez, envolvem atividades realizadas pela gerência para administrar a organização, incluindo planejamento estratégico, definição de metas, tomada de decisões, alocação de recursos, monitoramento do desempenho e controle de qualidade.
Embora esses processos não estejam diretamente envolvidos na produção de bens ou serviços, eles são cruciais para garantir que a organização esteja funcionando efetivamente e se movendo em direção a seus objetivos de longo prazo.
Afinal, eles medem a qualidade das atividades, e mostram para os gestores quais são os pontos que precisam ser aprimorados e ajustados.
Para facilitar o entendimento do conceito, vamos ver na prática alguns dos processos empresariais que são bastante comuns dentro das organizações na atualidade.
Este é um exemplo de um processo operacional, especificamente dentro da área de gestão da cadeia de suprimentos. Começa com a identificação da necessidade de materiais ou estoque.
Em seguida, pode incluir a seleção de fornecedores, a solicitação de cotações, a negociação de preços e termos, a emissão de ordens de compra, a recepção e inspeção dos materiais, e finalmente, a entrada dos materiais em estoque.
Este processo precisa ser gerenciado com cuidado para garantir que os materiais corretos sejam adquiridos na quantidade certa, no momento certo, e pelo melhor preço possível. Falhas neste processo podem levar a atrasos na produção, excesso ou falta de estoque.
A admissão de funcionários consiste em um processo de suporte, geralmente gerenciado pelo departamento de recursos humanos.
Começa com a identificação da necessidade de novos colaboradores, seguida pela criação de descrições de cargos, a publicação de anúncios de emprego, a triagem de candidatos, a condução de entrevistas, a seleção do candidato final, e a oferta de emprego.
Uma vez que o candidato aceite a oferta, o processo continua com o onboarding e o treinamento do novo colaborador. Esse processo é crítico para garantir que a empresa tenha os melhores talentos com as habilidades e competências certas nos lugares certos.
Este é outro exemplo de um processo operacional, e é um dos mais diretamente relacionados à geração de receita para a empresa. Pode começar com atividades de marketing para gerar interesse e atrair potenciais clientes.
Na sequência, inclui a apresentação de produtos ou serviços ao cliente, a negociação de preços e termos, a finalização da venda, e o fornecimento do produto ou serviço.
Posteriormente, é dado o suporte ao consumidor e o acompanhamento para garantir a satisfação dele e incentivar compras futuras.
Esse é um processo crucial para a atração e retenção de clientes, e falhas nele podem resultar em perda de oportunidades de vendas e insatisfação do usuário.
A gestão de processos empresariais (Business Process Management – BPM) é uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos operacionais e gerenciais automatizados e não automatizados.
Para que essa gestão seja feita de maneira eficiente é preciso seguir algumas etapas que veremos a seguir.
A primeira etapa é identificar os processos que existem dentro da organização. Essa identificação engloba a realização de entrevistas com funcionários e gerentes, observação direta, e análise de documentos e registros.
Após a identificação, os processos precisam ser documentados ou modelados. Isto é geralmente feito usando uma plataforma de modelagem, que possibilita desenhar diagramas deles.
Esses diagramas mostram todas as etapas do processo, quem é responsável por cada uma delas, e como elas se conectam.
Uma vez documentados, os processos são analisados para identificar possíveis melhorias. Essa análise compreende a identificação de gargalos, redundâncias, ou ineficiências.
Com base na análise, os processos podem ser redesenhados para melhorar a eficiência. O redesenho inclui a alteração de etapas do processo, mudança de responsabilidades, ou até mesmo a automação de partes do processo.
Os processos redesenhados então precisam ser implementados, o que pode exigir treinamento de funcionários, mudanças em sistemas de TI, ou em estruturas organizacionais.
Finalmente, os processos implementados devem ser continuamente monitorados para garantir que estão funcionando como esperado, e para identificar qualquer oportunidade de melhoria adicional.
A gestão de processos empresariais pode ser facilitada pelo uso de tecnologias como o Google Workspace, que é uma suíte de produtividade baseada em nuvem.
Essa plataforma inclui ferramentas como o Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drive e Google Meet, que podem ser usadas para documentar e acompanhar processos, colaborar em melhorias, e automatizar certas tarefas.
Por exemplo, você pode usar o Docs para criar documentação, o Sheets para rastrear dados de desempenho, o Slides para apresentar propostas de melhoria, e o Drive para armazenar e compartilhar todos esses documentos.
Além disso, com o Google Meet, dá para organizar reuniões virtuais para discutir processos e melhorias. Assim, o Google Workspace oferece um ambiente de trabalho unificado e colaborativo para a gestão eficaz de processos empresariais.
Ao mapear todas as etapas de um processo, é possível identificar oportunidades de melhoria, reduzir erros e minimizar o tempo gasto em cada etapa.
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