Não é de hoje que a informação se tornou um dos ativos mais valiosos para as empresas. No entanto, o volume de dados, documentos e informações que circulam diariamente nas organizações aumentou exponencialmente, e com isso, as organizações entenderam que precisa de uma gestão da informação, e com isso surgiu o GED.
O GED é uma ferramenta poderosa para a gestão do conhecimento dentro da empresa. Sabe aquele aprendizado valioso que muitas vezes fica restrito a poucas pessoas ou se perde com o tempo? Com o GED, esse conhecimento é capturado, armazenado e facilmente compartilhado com toda a equipe, garantindo que a empresa aproveite ao máximo sua expertise interna.
Quer saber mais sobre? Então continue a leitura do conteúdo a seguir e aproveite!
O GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, pode ser entendido de duas formas, dependendo do contexto em que é aplicado.
O primeiro deles é o GED como uma Estratégia de Supervisão de Documentos (Enterprise Document Management). Nesse sentido, o GED é visto como uma estratégia abrangente para a supervisão e gestão de todos os documentos de uma empresa, sejam eles físicos (em papel) ou eletrônicos.
O objetivo dessa estratégia é garantir que todos os documentos estejam organizados, acessíveis e protegidos, facilitando a localização de informações importantes quando necessário, como em auditorias ou processos de tomada de decisão.
O segundo deles é o GED como uma Tecnologia para Digitalização e Gestão de Documentos Eletrônicos. Nesse caso, o GED refere-se às ferramentas e sistemas tecnológicos que permitem a digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos.
Aqui, o foco está na conversão de documentos em papel para formatos digitais, além da organização, armazenamento e recuperação desses arquivos eletrônicos.
Esses sistemas geralmente oferecem recursos como indexação automática, controle de versões, workflows automatizados, e acesso seguro a documentos, tornando o gerenciamento mais eficiente e menos propenso a erros.
As empresas adotam o GED (Gestão Eletrônica de Documentos) com diversos objetivos estratégicos e operacionais em mente. Dentre eles se destacam:
O GED automatiza e simplifica o processo de gerenciamento de documentos, permitindo que as informações sejam encontradas e acessadas rapidamente. Isso reduz o tempo gasto na busca de documentos e minimiza erros, o que aumenta a produtividade dos colaboradores.
Ao digitalizar documentos e reduzir o uso de papel, as empresas conseguem economizar em despesas relacionadas à impressão, armazenamento físico e gerenciamento de arquivos em papel. Além disso, o GED reduz o espaço necessário para armazenar documentos físicos.
Com o GED, as empresas podem implementar controles de acesso rigorosos e rastrear quem acessa, altera ou compartilha documentos. Isso aumenta a segurança da informação e ajuda a proteger dados sensíveis contra acessos não autorizados ou perdas acidentais.
Muitas indústrias exigem que as empresas mantenham registros precisos e auditáveis. O GED ajuda a garantir que a documentação esteja em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis, facilitando auditorias e reduzindo o risco de penalidades.
O GED torna os documentos facilmente acessíveis para os funcionários que precisam deles, independentemente de onde estejam localizados. Isso é especialmente útil em empresas com múltiplas unidades ou em equipes que trabalham remotamente.
O GED facilita a captura e o compartilhamento de conhecimento dentro da empresa. Ao armazenar informações de forma organizada e acessível, ele ajuda a preservar o conhecimento corporativo e a garantir que ele esteja disponível para todos os colaboradores, evitando a perda de informações valiosas.
Ao reduzir o uso de papel, o GED contribui para práticas empresariais mais sustentáveis, ajudando a empresa a diminuir seu impacto ambiental e a se alinhar com iniciativas de responsabilidade socioambiental.
O GED funciona de forma prática como uma solução que centraliza, organiza e digitaliza os documentos de uma empresa.
Tudo começa com a captura dos documentos, que pode ser feita de duas formas: por meio da digitalização de arquivos físicos, utilizando scanners para convertê-los em formatos digitais como PDF, ou por meio da importação direta de documentos que já estão em formato eletrônico, como e-mails, contratos digitais ou relatórios.
Após essa captura, o sistema GED organiza os documentos na nuvem de maneira inteligente, atribuindo metadados (informações como data, autor, categoria) a cada arquivo.
Isso facilita a indexação, ou seja, permite que esses documentos possam ser localizados rapidamente por meio de uma simples busca. O GED oferece uma interface de pesquisa poderosa, onde os usuários podem encontrar documentos com base em palavras-chave, categorias ou outras características relevantes.
Além disso, o GED automatiza a gestão dos documentos, o que significa que ele acompanha as versões de cada arquivo, permitindo o controle de revisões e garantindo que a versão mais atual esteja sempre disponível. Caso seja necessário, também é possível recuperar versões anteriores do documento.
Outro recurso importante é o workflow, que automatiza fluxos de aprovação e revisão de documentos. Por exemplo, se um contrato precisa passar por várias etapas de aprovação, o GED notifica automaticamente as pessoas envolvidas e registra cada etapa do processo.
A segurança é um ponto central no funcionamento do GED. Ele permite que as empresas controlem quem pode acessar, editar ou compartilhar documentos, com níveis de permissão configuráveis para cada colaborador ou departamento. Isso protege as informações sensíveis e garante que somente pessoas autorizadas possam interagir com certos documentos.
Vários segmentos se beneficiam significativamente da implementação do GED, especialmente aqueles que lidam com grandes volumes de documentos e informações sensíveis. Os principais costumam ser:
Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos em empresas lidam com um vasto número de documentos, como contratos, processos, e correspondências legais. Um GED facilita a organização, o acesso rápido e o controle de versões, além de garantir a segurança e a conformidade regulatória.
Hospitais, clínicas e laboratórios médicos gerenciam uma quantidade enorme de registros médicos, prescrições, e relatórios. O GED ajuda a manter esses documentos acessíveis e organizados, além de melhorar a segurança e a privacidade das informações dos pacientes, essenciais para a conformidade com normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Bancos, seguradoras e empresas de contabilidade gerenciam documentos críticos, como contratos, relatórios financeiros, e dados de clientes. Um GED facilita a conformidade com as regulamentações financeiras, melhora a eficiência no acesso a documentos e reduz o risco de erros.
Empresas do setor industrial, especialmente aquelas que precisam cumprir com rigorosas regulamentações de qualidade e segurança, utilizam o GED para manter registros organizados e garantir a conformidade com auditorias e normas de certificação.
Departamentos de RH em diversos setores utilizam o GED para gerenciar documentos dos colaboradores, como contratos, avaliações de desempenho, e registros de treinamento. Isso facilita a administração de pessoal e garante que as informações estejam seguras e acessíveis quando necessário.
Uma solução GED é composta por vários componentes e módulos que, juntos, permitem a captura, organização, armazenamento, acesso e gerenciamento eficiente de documentos e informações. Aqui estão os principais:
Este módulo permite a conversão de documentos físicos em arquivos digitais, utilizando scanners ou dispositivos móveis. Ele geralmente inclui funcionalidades para otimizar a qualidade da digitalização e para o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que transforma o texto em papel em texto pesquisável.
Após a digitalização, os documentos são indexados automaticamente com metadados (como título, data, autor, etc.), facilitando a organização e a recuperação rápida.
O sistema organiza os documentos em categorias ou pastas, conforme as regras definidas pela empresa, o que ajuda na estruturação lógica dos arquivos.
Um local seguro onde todos os documentos digitais são armazenados. Esse repositório pode ser on-premises (local) ou em nuvem, dependendo das necessidades da empresa.
Módulo que rastreia todas as alterações feitas nos documentos, permitindo a recuperação de versões anteriores e o controle sobre a versão mais atual.
Este módulo permite a criação de fluxos de trabalho automatizados para a revisão, aprovação e arquivamento de documentos. Ele pode, por exemplo, notificar automaticamente os responsáveis quando um documento precisa ser revisado ou aprovado, garantindo que os processos sejam seguidos de maneira eficiente.
Define quem pode acessar, visualizar, editar ou compartilhar cada documento. Isso é essencial para proteger informações sensíveis e garantir que apenas usuários autorizados possam realizar determinadas ações.
Registra todas as atividades dos usuários relacionadas aos documentos, como acessos, edições e compartilhamentos, permitindo auditorias e garantindo conformidade com regulamentos.
Um módulo de busca avançada que permite localizar documentos por palavras-chave, metadados ou outros critérios definidos. A pesquisa pode ser simples, por texto completo, ou refinada, utilizando filtros específicos.
Facilitando o acesso instantâneo a documentos específicos, o que é crucial em situações como auditorias ou consultas urgentes.
Módulos que permitem que o GED se integre com outros sistemas de gestão, como ERP (Enterprise Resource Planning) ou CRM (Customer Relationship Management), para sincronizar dados e facilitar o fluxo de informações entre diferentes plataformas.
Ferramentas que possibilitam a integração do GED com outros softwares utilizados pela empresa, permitindo uma troca de informações mais fluida e automatizada.
Funcionalidade que garante que todos os documentos sejam regularmente copiados e armazenados em locais seguros, para evitar perda de dados em caso de falhas no sistema.
Planos e ferramentas que permitem a recuperação de documentos e dados em caso de um desastre, como falhas de hardware, ataques cibernéticos, ou outros incidentes.
O STRATWs One é uma poderosa solução de gestão estratégica que permite às empresas monitorar, executar e alinhar suas estratégias de maneira eficiente e integrada.
Com módulos que abrangem desde a gestão de indicadores de desempenho (KPIs) até a gestão de projetos e reuniões, o STRATWs One oferece uma visão 360° do desempenho organizacional.
Ele possibilita que líderes e equipes acompanhem em tempo real o progresso das metas, identifiquem rapidamente áreas que necessitam de atenção e tomem decisões informadas com base em dados consolidados.
Além disso, o STRATWs One promove uma cultura de transparência e colaboração ao conectar diferentes níveis hierárquicos e departamentos em uma única plataforma.
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