Os fluxogramas de processos proporcionam uma representação visual simplificada dos procedimentos operacionais que acontecem dentro de uma organização.
Esta ferramenta é extremamente útil para promover uma comunicação clara e precisa entre membros de equipes, bem como para documentar e melhorar processos, otimizar resultados, aumentar a eficiência e resolver problemas.
Neste artigo, examinaremos os principais tipos de gráficos de fluxo, explicaremos por que são tão úteis e apresentaremos os passos necessários para criar seu próprio fluxograma de processos.
Continue a leitura e confira!
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Um fluxograma de processos é uma representação gráfica de uma sequência de tarefas ou passos necessários para a realização de um processo específico. Geralmente, a representação é usada para documentar processos existentes ou para planejar novos processos.
Dessa forma, ala é muito útil para planejar novos processos, pois permite que você visualize como as diversas etapas se relacionam e se conectam. Ela também ajuda a identificar problemas e melhorias para um processo existente. Usando essa ferramenta você pode, efetivamente, analisar e aprimorar os processos em toda a empresa, otimizando o uso de recursos e otimizando os resultados.
Veja este exemplo de um fluxograma de processos:
Perceba que as formas e símbolos dentro de um fluxograma de processos pode ser diferente. E isso não é aleatório. Eles foram padronizados e aperfeiçoados. São eles:
O fluxograma de processos é um meio de documentar como as tarefas são executadas, para que todos na equipe tenham uma compreensão clara de seu papel e objetivos. Esta técnica ajuda a melhorar a produtividade, aumentar a eficiência e reduzir os custos, pois todos seguem o mesmo método e fluxo de trabalho.
Além disso, com ele é possível identificar e solucionar problemas mais rapidamente, já que os processos são documentados, diagramados e monitorados.
Aproveitando algoritmos preditivos, é possível ainda prever resultados futuros e melhorar ainda mais o processo. Um fluxograma de processos bem elaborado pode resultar em grandes benefícios para a empresa, por isso é tão importante usar esse recurso.
Veja a diferença entre processos e projetos:
Existem diferentes modelos e aplicações de fluxogramas de processos, como fluxograma de processos de negócios, o de organização, sistema e também o de segurança. Cada um desses tem seu próprio propósito e permite aos profissionais seguir o processo correto para concluir tarefas.
Alguns fluxogramas de processos incluem também informações sobre segurança e auditoria, bem como informações sobre como seguir os fluxos de processos para garantir resultados de qualidade.
Os dois tipos de representação mais conhecidos são o Linear e o Funcional.
Um fluxograma de processos linear é uma representação gráfica que descreve a sequência de etapas ou atividades de um processo de maneira linear e contínua. Ele é usado para visualizar de forma clara e organizada como um processo ocorre do início ao fim, mostrando a ordem exata das atividades e as relações entre elas.
Nesse tipo de fluxograma, as atividades são conectadas por setas que indicam a direção do fluxo, seguindo uma linha reta de uma atividade para a próxima. Cada atividade é representada por um símbolo ou forma geométrica específica, e geralmente, há também a inclusão de símbolos que indicam decisões, pontos de entrada ou saída, entre outros elementos relevantes.
Um fluxograma de processo funcional, também conhecido como fluxograma de processo por função ou fluxograma de processo de departamento, é uma representação gráfica que mostra a sequência de atividades e a interação entre diferentes departamentos ou funções dentro de uma organização. Ele enfatiza as relações horizontais e verticais entre as diferentes unidades funcionais envolvidas em um processo.
Esse tipo de fluxograma é usado para destacar como as atividades são realizadas em diferentes departamentos ou áreas funcionais e como elas se relacionam umas com as outras ao longo do processo. Ele é especialmente útil para entender como o trabalho flui através de diferentes partes de uma organização e como os diferentes departamentos colaboram para alcançar um objetivo comum.
O fluxograma de processos é importante para qualquer empresa. Veja um passo a passo de como criá-lo:
O primeiro passo de qualquer fluxograma de processos é identificar todas as etapas necessárias.
Para isso, recomendamos que os líderes de projetos recolham informações de todas as partes interessadas envolvidas no processo, para garantir que todas as etapas necessárias sejam consideradas no fluxograma. Com todas essas informações, eles podem projetar uma representação de forma clara e unificada.
Criar um fluxograma de processos é uma ótima forma de identificar e monitorar os processos em seu negócio. Nesse passo, relacione todos os elementos e estabeleça as ligações entre os diversos elementos da sua empresa.
É importante lembrar que a criação dessa representação, seja para um setor ou a empresa como um todo, deverá refletir com precisão todas as etapas e relações entre eles. Esta etapa é fundamental para garantir que o fluxograma de processos possa funcionar como planejado.
O terceiro passo para criar um fluxograma de processos é o de elaborar o que deve acontecer em cada etapa do processo. Aqui você deve inserir as atividades e tarefas que vão ser desenvolvidas para cumprir os objetivos da etapa – essas atividades e tarefas podem ser desenvolvidas por humanos, máquinas ou ambas.
Lembre-se de que, para cada etapa do fluxograma de processos, é importante fornecer muitos detalhes para que os responsáveis possam conhecer os passos exatos que devem tomar para cumprir o objetivo de cada etapa.
O quarto passo é colocar marcadores especiais nos fluxogramas. Estes marcadores identificam pontos chave dos processos, como a ligação entre etapas, operações, mudanças de estado ou a interação de fluxos.
Os marcadores especiais são importantes pois ajudam a destacar os processos relevantes do fluxograma de processos e facilitam a leitura e a compreensão.
Além disso, eles podem ser úteis na hora de gerar documentação e relatórios sobre os processos. Por isso, é importante ter cuidado ao criar um fluxograma de processos e incluir os marcadores especiais corretos.
O quinto passo na criação de um fluxograma de processos é criar um diagrama com todos os passos necessários para realizar a tarefa. O diagrama deve incluir informações sobre as dependências, entradas e saídas, e possíveis problemas.
Cada etapa do processo deve descrever as ações necessárias para concluir a tarefa. Cada passo do fluxograma de processos deve mostrar claramente as relações entre as etapas e as possíveis soluções, para que todos os envolvidos na execução do processo atinjam o mesmo nível de compreensão.
Criar um fluxograma de processos pode ser uma ferramenta muito útil para organizar o fluxo de trabalho do seu negócio. O último passo então é testar e rever o que foi criado.
Como parte de seu fluxograma de processos, convém realizar testes abrangentes e revisões. Valide que o conteúdo para possa ser executado e repita as etapas para verificar consistência de resultados. Lembre-se de realizar ajustes ao fluxograma de processos quando necessário para mantê-lo pertinente.
Um fluxograma de processos ajuda as organizações a implementar novos planos, estabelecer metas e gerenciar recursos. Mas criar um modelo de forma correta não é tão fácil como parece. Existem alguns erros comuns que as pessoas cometem quando criam um fluxograma de processos.
Um dos erros mais comuns é não incluir todos os processos necessários e relevantes no fluxograma. Por exemplo, se você estiver criando um processo de uma logística de envio, você deve incluir todos os processos relevantes, desde a aquisição de materiais até a entrega final.
Outro erro comum é não designar autoridade às pessoas responsáveis pelos processos. Sem a designação da autoridade correta, ninguém saberá quem deve executar um determinado processo.
Além disso, você também deve evitar criar fluxogramas de processos longos com detalhes excessivos. Deve-se usar o mínimo de detalhes para evitar que o gráfico fique confuso. Por último, você deve garantir que o conteúdo reflita realmente as operações atuais da empresa.
Um fluxograma de processos mal definido não é útil para a empresa, pois não terá um bom retorno sobre o investimento. Portanto, ao criar um, certifique-se de evitar esses erros comuns para que seu fluxograma seja eficaz e útil.
O PDCA é uma ferramenta essencial para a melhoria contínua de processos. Entenda mais sobre ele:
Concluindo, a utilização de fluxogramas de processos é essencial para otimizar a eficiência e a produtividade das empresas. Ao mapear todas as etapas de um processo, é possível identificar oportunidades de melhoria, reduzir erros e minimizar o tempo gasto em cada etapa.
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