Em qualquer empresa, novas demandas surgem a todo momento. Por isso, saber lidar com o gerenciamento de tarefas, como o que priorizar e como estruturar a execução das atividades pode ser o diferencial entre um time sobrecarregado e um que entrega resultados com consistência.
Seja na liderança de uma equipe, na gestão de projetos ou mesmo no dia a dia individual, a falta de um método eficiente para lidar com as tarefas pode gerar desorganização, retrabalho e sensação de estar sempre apagando incêndios. E esse é um problema real: segundo pesquisa sobre produtividade da Deloitte, profissionais gastam em média 41% do tempo em atividades de baixa prioridade, deixando pouco espaço para iniciativas estratégicas.
Mas como garantir que as tarefas certas sejam executadas no momento ideal, sem sobrecarregar a equipe ou perder o foco no que realmente importa?
Neste artigo, te ajudo a como executar o melhor gerenciamento de tarefas, melhores ferramentas, métodos e práticas para diferentes organizações e seus respectivos tamanhos. Continue a leitura e confira!
O gerenciamento de tarefas é o processo de planejar, organizar, priorizar e acompanhar atividades dentro de um fluxo de trabalho, garantindo que as entregas sejam feitas com eficiência e no prazo certo.
Ele pode ser aplicado tanto na rotina individual quanto na gestão de equipes e projetos, ajudando a transformar listas caóticas de afazeres em um sistema estruturado que facilita a execução.
Na prática, o gerenciamento de tarefas envolve definir o que precisa ser feito, em qual ordem e por quem, reduzindo a sobrecarga mental e melhorando a produtividade.
Sem uma boa gestão, é comum que as demandas se acumulem, prazos sejam perdidos e a equipe fique constantemente reagindo a problemas em vez de trabalhar de forma estratégica.
Ter um bom gerenciamento de tarefas vai muito além de simplesmente listar o que precisa ser feito. Para garantir que as atividades sejam concluídas com eficiência e que a equipe trabalhe de forma produtiva, é fundamental seguir alguns princípios básicos.
Te apresento eles a seguir:
O primeiro passo para um gerenciamento de tarefas eficaz é garantir que cada atividade esteja claramente definida, principalmente por quem vai executá-la. Tarefas genéricas ou mal formuladas podem gerar dúvidas, retrabalho e até atrasos.
Se uma tarefa não estiver bem definida, ela pode acabar gerando mais confusão do que resultados.
Com a quantidade de demandas que surgem no dia a dia, saber o que fazer primeiro é essencial para não perder tempo com tarefas secundárias enquanto atividades críticas ficam para depois. Algumas técnicas populares para priorizar no gerenciamento de tarefas incluem:
Tão importante quanto planejar as tarefas é acompanhar seu progresso. Um gerenciamento de tarefas eficiente inclui revisões periódicas para garantir que as atividades estejam evoluindo conforme o esperado.
É importante destacar aqui que esse acompanhamento não tem o objetivo de realizar um microgerenciamento das tarefas. Muito pelo contrário, ela deve ser com a visão do líder garantir que os colaboradores estejam as executando com todas as ferramentas necessárias e apoiá-los, caso necessário.
Algumas boas práticas incluem as chamadas dailys, que são reuniões diárias, no início do dia, para alinhar toda equipe se todos sabem o que precisa ser feito e descrição das principais tarefas. Em outros modelos de gestão, é possível aplicar check-ins semanais também.
O gerenciamento de tarefas pode ser feito de diversas maneiras, e a escolha do melhor método depende do tipo de trabalho, do volume de demandas e do perfil da equipe ou do profissional.
Alguns métodos são mais visuais, outros estruturam as atividades de forma mais sistemática, e há também aqueles que se concentram na gestão do tempo. Independentemente do formato, todos têm o mesmo objetivo: ajudar a organizar melhor as tarefas para garantir produtividade e eficiência.
A seguir, te apresento alguns que poderão te ajudar. Confira:
O método Kanban é uma abordagem visual para organizar tarefas e acompanhar seu progresso. Ele funciona a partir de um sistema de colunas que representam diferentes estágios do fluxo de trabalho. O formato mais comum inclui três colunas básicas: “A Fazer“, “Em Andamento” e “Concluído“.
À medida que as tarefas evoluem, elas são movidas de uma coluna para outra, tornando o progresso visível e intuitivo.
O Kanban é muito utilizado por equipes que buscam um maior gerenciamento de tarefas trabalham com múltiplas demandas simultaneamente, pois ajuda a identificar gargalos e distribuir melhor as responsabilidades.
Em empresas de tecnologia, por exemplo, esse método é amplamente aplicado para gerenciar sprints de desenvolvimento de software. No entanto, ele pode ser útil em qualquer contexto onde seja necessário organizar tarefas de forma visual e dinâmica.
Muitas vezes, o problema não está no volume de tarefas, mas na dificuldade de decidir o que deve ser feito primeiro. A Matriz de Eisenhower ajuda a resolver essa questão, classificando as atividades de acordo com sua urgência e importância.
Esse método propõe uma divisão das tarefas em quatro categorias: as que devem ser feitas imediatamente, as que precisam ser planejadas para um momento posterior, as que podem ser delegadas e aquelas que podem ser eliminadas.
Para gestores e líderes, essa abordagem é especialmente útil, pois permite uma análise mais estratégica das demandas. Em vez de se perder em uma rotina reativa, focada apenas no que é urgente, a matriz ajuda a priorizar atividades que realmente contribuem para o crescimento do negócio.
Criado por David Allen, o método GTD se baseia na ideia de que a mente não foi feita para armazenar todas as tarefas e compromissos, mas sim para processá-los.
Dessa forma, o sistema propõe que todas as demandas sejam registradas em um local confiável e organizadas em categorias específicas, permitindo que as tarefas sejam processadas de maneira mais eficiente.
O GTD se estrutura em cinco etapas principais: capturar todas as informações e tarefas, esclarecer o que precisa ser feito com cada uma delas, organizar as atividades em listas de acordo com o contexto e prioridade, revisar periodicamente essas listas para manter tudo atualizado e, por fim, executar as tarefas conforme o planejamento estabelecido.
Esse método é ideal para quem lida com um grande volume de informações e precisa manter um sistema claro para não perder prazos ou compromissos importantes.
Sua aplicação pode ser feita com o uso de ferramentas digitais, como aplicativos de gerenciamento de tarefas, ou mesmo em um caderno ou planner físico.
A procrastinação e a falta de foco são desafios comuns na execução de tarefas. Para lidar com isso, a Técnica Pomodoro propõe um modelo baseado em períodos de trabalho concentrado, intercalados com pequenas pausas.
A ideia é simples: definir um tempo fixo para se dedicar a uma tarefa, geralmente 25 minutos, seguido de um intervalo curto de cinco minutos. Após completar quatro ciclos desse padrão, a pausa é um pouco maior, permitindo um descanso mais efetivo.
Essa abordagem é particularmente útil para profissionais que trabalham com criatividade ou atividades que exigem alta concentração. Além de ajudar a manter o foco, a técnica também previne a fadiga mental e melhora o aproveitamento do tempo.
Ter um bom gerenciamento de tarefas é essencial para garantir produtividade, organização e um fluxo de trabalho eficiente. No entanto, contar com a ferramenta certa faz toda a diferença na hora de estruturar processos e acompanhar o progresso das atividades.
O STRATWs One é uma plataforma desenvolvida para ajudar empresas e profissionais a aprimorar sua gestão, oferecendo uma série de recursos que facilitam o planejamento, a priorização e a execução de tarefas.
Uma das principais vantagens do STRATWs One é a possibilidade de integrar diferentes metodologias dentro de um único sistema. A plataforma conta com funcionalidades como Kanban, permitindo uma visão clara do fluxo de trabalho. Matriz GUT, que auxilia na priorização estratégica de tarefas com base em gravidade, urgência e tendência.
Até mesmo Pomodoro, ajudando os usuários a manter o foco e a produtividade por meio de ciclos de trabalho intercalados com pausas.
Além disso, o STRATWs One oferece dashboards interativos, indicadores de desempenho e integrações com outras ferramentas corporativas, garantindo que todas as tarefas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa.
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