O que é Ciclo DMAIC e como utilizar?

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Imagine estar no comando de uma grande empresa e, de repente, se deparar com um problema que parece impossível de resolver. Os custos estão altos, a produtividade está baixa e ninguém sabe exatamente onde está o erro. O que você faria? É nesse cenário desafiador que o Ciclo DMAIC se destaca como um verdadeiro herói dos processos de melhoria.

Isso porque ele é responsável por diminuir desperdícios, amenizar falhas, solucionar problemas, melhorar processos e dar uma visão mais ampla e detalhada de tudo que acontece dentro da organização, garantindo um maior controle da equipe sobre essas atividades.

Com a ferramenta DMAIC, o desenvolvimento do planejamento estratégico pode ser feito de forma quantitativa e organizada, aumentando sua eficiência.

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O que é DMAIC?

O ciclo DMAIC é uma metodologia de gerenciamento de processos usada principalmente para melhorar a qualidade e a eficiência em uma organização. É uma abreviação para as cinco fases do processo: Definir, Medir, Analisar, Melhorar (Improve, em inglês) e Controlar.

Dessa forma, o ciclo DMAIC é uma parte central da metodologia Six Sigma, mas também pode ser aplicado independentemente dela. É uma abordagem sistemática e orientada por dados para a solução de problemas e a melhoria de processos, sendo amplamente utilizada em diversos setores e tipos de organizações.

• Definir (Define): esta fase envolve a definição clara do problema ou do objetivo do projeto. Inclui a identificação das necessidades dos clientes e a definição do escopo do projeto.
• Medir (Measure): nesta fase, são coletados dados relevantes para entender o desempenho atual do processo. Isso pode incluir tempos de ciclo, taxas de defeitos, custos, etc.
• Analisar (Analyze): aqui, o objetivo é identificar as causas raízes dos problemas ou ineficiências no processo atual. Isso geralmente envolve a análise de dados, brainstorming e outras técnicas de análise de problemas.
• Melhorar (Improve): nesta fase, são desenvolvidas e testadas soluções para os problemas identificados. Isso pode envolver a otimização de processos, mudanças de design, treinamento de funcionários, entre outros.
• Controlar (Control): após a implementação das melhorias, o processo é monitorado continuamente para garantir que as mudanças sejam sustentáveis e que os benefícios sejam mantidos.

As quatro etapas do ciclo DMAIC

Agora que você já entendeu o que é a metodologia DMAIC, vamos falar mais profundamente sobre as quatro etapas que fazem parte dela. Confira.

1ª etapa do ciclo DMAIC: Definir

A etapa de “Definir” é a fundação de todo o processo DMAIC. Sem uma definição clara e precisa do problema, as etapas subsequentes podem perder o foco e resultar em soluções ineficazes.

Dessa forma, o primeiro passo é identificar claramente o problema ou a oportunidade de melhoria. Isso envolve uma descrição detalhada da questão que está impactando negativamente a performance do processo ou da organização. Pergunte-se:

• Qual é o problema específico que estamos enfrentando?
• Onde e quando esse problema ocorre?
• Quais são os efeitos negativos desse problema?

Nesta etapa, o método de brainstorming e a análise dos KPIs da empresa podem ser utilizados.

Uma vez identificado o problema, é essencial definir o escopo do projeto. O escopo determina quais partes da organização ou do processo serão analisadas e quais não serão. Isso ajuda a manter o foco e a gerenciar as expectativas. Para definir o escopo:

• Delimite as áreas afetadas pelo problema.
• Estabeleça fronteiras claras (o que está incluído e o que está fora do projeto).
• Determine os recursos disponíveis (tempo, equipe, orçamento).

Várias técnicas, ferramentas e metodologias podem ser utilizadas para garantir que esta fase seja eficaz e bem fundamentada, como:

1- Carta do Projeto (Project Charter)

A carta do projeto é um documento que define o escopo, os objetivos, a duração e os stakeholders do projeto. Ela inclui informações cruciais como a justificativa do projeto, os recursos necessários, os principais envolvidos e as métricas de sucesso.

No ciclo DMAIC, ela serve como um contrato entre a equipe do projeto e a organização, assegurando que todos os participantes estejam alinhados e compreendam os objetivos e limitações do projeto.

2- Voice of the Customer (VOC)

VOC é um processo de captura de requisitos e feedbacks dos clientes para entender suas expectativas e necessidades. Dessa forma, ele fornece insights diretos dos clientes que são essenciais para definir o foco do projeto em melhorias que trarão valor real para o cliente.

3- SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, and Customers)

SIPOC é um diagrama que sumariza os fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes de um processo. Este diagrama de alto nível ajuda a equipe do projeto a entender o processo atual e a identificar os principais elementos que serão objeto de análise e melhoria.

4- Kano Model

Uma ferramenta usada para analisar e classificar as necessidades dos clientes em três categorias: básicas, de desempenho e encantadoras.

Ajuda a diferenciar os recursos que são essenciais para a satisfação do cliente dos que podem aumentar a satisfação ou mesmo surpreendê-lo, influenciando diretamente a definição de prioridades do projeto.

2ª etapa do ciclo DMAIC: Medir

A segunda etapa do Ciclo DMAIC consiste em medir. Nela, você terá que analisar o desempenho do processo escolhido antes de aplicar as melhorias. Com isso, pode-se fazer comparações após a implementação delas. 

Em paralelo, a equipe terá que estudar o cenário atual do seu negócio de maneira bem minuciosa para identificar erros e acertos, incluindo:

• avaliar o desempenho do processo e analisar quantitativamente antes de aplicar ações (para que o desempenho seja comparado antes e depois);
• coletar dados e informações sobre os processos;
• levantar as possíveis causas dos problemas.

Para complementar, alguns métodos podem ser utilizados nesta etapa, como: Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe); Análise de Pareto e Matrizes (como a de Causa e Efeito, GUT ou RAB). Vamos falar sobre eles.

1- Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta visual utilizada para identificar, explorar e exibir as possíveis causas de um problema específico.

A estrutura do Diagrama de Ishikawa é semelhante à espinha dorsal de um peixe, daí o nome “Diagrama de Espinha de Peixe”. No lado direito do diagrama, é colocado o problema (ou efeito) que precisa ser resolvido. A partir daí, linhas grandes, que se assemelham a espinhas, são desenhadas apontando para o problema. Cada uma dessas “espinhas” representa uma categoria principal de causas potenciais.

2- Análise de Pareto

A Análise de Pareto, também conhecida como a regra 80/20, é uma técnica estatística que é usada para identificar as causas mais significativas de um determinado problema.

Baseia-se no princípio estabelecido pelo economista italiano Vilfredo Pareto, que observou que 80% dos efeitos são frequentemente causados por 20% das causas. Embora as porcentagens exatas possam variar, a ideia central é que a maioria dos problemas é resultado de um número relativamente pequeno de causas.

3- Matriz de causa e efeito e GUT

A Matriz de GUT é uma ferramenta de gestão usada para priorizar problemas ou oportunidades e tomar decisões mais eficazes. A sigla GUT vem de Gravidade, Urgência e Tendência, que são os critérios utilizados para avaliar e classificar os problemas.

Esta ferramenta é particularmente útil em situações onde há muitos problemas a serem resolvidos ou muitas oportunidades a serem exploradas, e é necessário determinar por onde começar.

1. Gravidade: refere-se ao impacto ou às consequências do problema se ele não for resolvido. Problemas que têm consequências sérias ou de longo alcance recebem uma pontuação mais alta em gravidade.
2. Urgência: relaciona-se com o tempo. Considera quão rapidamente é necessário agir para resolver o problema. Problemas que exigem ação imediata têm uma pontuação mais alta em urgência.
3. Tendência: avalia como o problema vai evoluir ao longo do tempo se não for tratado. Um problema que vai se agravar rapidamente tem uma pontuação mais alta em tendência.

4- Histogramas

Histogramas são uma ferramenta estatística e gráfica usada para representar a distribuição de frequência de um conjunto de dados. Eles são particularmente úteis para entender a forma, a dispersão e a centralidade dos dados, facilitando a análise e a interpretação de grandes conjuntos de informações.

O histograma é um tipo de gráfico de barras, mas, ao contrário de um gráfico de barras comum, ele é usado para representar dados contínuos, onde as barras são adjacentes, sem espaços entre elas.

5- Mapa de processos

O mapa de processo é uma representação gráfica de todas as atividades que constituem um processo dentro de uma organização.

Nesse caso, todas as relações são deixadas claras, mostrando, assim, quem é o responsável por cada uma das atividades, desde as entradas até as saídas.

3ª etapa do ciclo DMAIC: Analisar

Depois de analisar o desempenho do processo escolhido em uma das ferramentas apresentadas anteriormente, aqui será o momento de formular as ações para solucionar os pontos que foram levantados na primeira etapa, a de Definir.

Portanto, é a fase na qual se avaliam as melhorias necessárias para que a causa do problema seja solucionada.

Em resumo, é preciso:

• pensar nas causas-raiz dos problemas que afetam a gestão;
• analisar as melhores formas de contra-atacar essas causas;
• criar oportunidades de melhoria.

Nessa etapa, o método dos 5 Porquês pode ser utilizado para identificar as causas raízes. Além dele, há outros métodos, como: FMEA, Diagrama de dispersão e Testes de hipóteses.

1- 5 porquês

Esse é um método usado com o intuito de identificar a causa-raiz de algum problema. A ideia é ir aprofundando os porquês até chegar na causa.

Não quer dizer necessariamente que sejam apenas 5 porquês, podem ser mais ou menos, dependendo do problema. Afinal, pode-se chegar na causa mais rápido ou mais devagar.

2- FMEA

O FMEA é uma metodologia conhecida como análise do tipo e efeito de falha. Ela é uma ferramenta que visa encontrar falhas antes de se produzir uma peça ou produto.

Ela ajuda o gestor a encontrar a confiabilidade do projeto, ou seja, saber o que está originando um problema.

3- Diagrama de dispersão

Esse é um tipo de ferramenta de qualidade que visa analisar a relação entre duas variáveis quantitativas, por meio de uma representação gráfica.

4- Testes de hipóteses

O teste de hipóteses é um método no qual você pode aceitar ou rejeitar uma informação acerca de uma determinada população.

Tudo é obtido de acordo com os dados que são fornecidos por intermédio de uma amostra de dados. 

4ª Etapa do ciclo DMAIC: Melhorar

A quarta etapa é onde você colocará a mão na massa. Ou seja, é a partir daí que serão melhorados os pontos que foram analisados na etapa anterior.

Nesse ponto, a equipe vai testar as prováveis ações, de olho sempre nos prós e contras. Também é na quarta etapa que se coloca em prática o plano de ação para as mudanças, o que inclui:

• testar previamente possíveis ações, tendo em vista seus pontos positivos e negativos;
• executar o plano de ação conforme as necessidades específicas de cada processo;
• implementar as mudanças.

Como complemento, o método 5W2H pode ser utilizado, pois ele ajuda a identificar várias possibilidades de ação, de modo que sejam testadas. No caso, elas podem ser colocadas como passos futuros, respeitando as prioridades.

É importante destacar que as mudanças implementadas precisam ser monitoradas para acompanhar a execução do processo.

Na fase “Melhorar” do ciclo DMAIC, o foco é desenvolver, testar e implementar soluções que abordem as causas-raízes dos problemas identificados nas etapas anteriores. Algumas ferramentas utilizadas nesta etapa incluem:

1- Design of Experiments (DoE)

O DoE é uma técnica estatística usada para planejar, conduzir, analisar e interpretar experimentos controlados. O objetivo é identificar as relações que afetam os resultados de uma variável de saída. No ciclo DMAIC, ele é muito eficaz para otimizar produtos e processos, permitindo testar simultaneamente os efeitos de várias variáveis de entrada.

2- Kaizen

Uma abordagem focada na melhoria contínua, realizada por meio de eventos de melhoria rápida ou atividades de melhoria contínua mais graduais. Dessa forma, fomenta uma cultura de inovação contínua e melhoria incremental, o que pode apoiar a implementação de soluções identificadas durante a fase “Melhorar”.

5ª Etapa do ciclo DMAIC: Controlar

A última etapa da metodologia DMAIC é o controle para garantir que as ações estão sendo monitoradas e passando por melhorias contínuas.

Nessa fase, serão monitorados o desempenho e os resultados alcançados por meio da execução dos planos de ação.

Vale dizer que, nessa fase, é preciso atualizar os procedimentos da empresa para que ocorra a melhoria contínua, segundo as implementações e mudanças que precisam ser realizadas.

Nessa fase:

• monitore o desenvolvimento do plano de ação para que ele não se perca;
• estabeleça critérios de controle (check-lists, estatísticas etc.);
• analise o desempenho geral dos retornos (financeiros ou não) do processo;
• atualize os procedimentos para uma melhoria contínua, de acordo com as necessidades que forem surgindo.

Em paralelo, os métodos de Cartas de Controle e OCAP podem ser utilizados.

Onde o DMAIC pode ser utilizado?

O ciclo DMAIC é uma ferramenta extremamente flexível e adaptável, que pode ser aplicado em uma vasta gama de contextos empresariais, independentemente do porte ou do setor da empresa.

Em empresas de manufatura, o DMAIC é frequentemente utilizado para otimizar processos de produção, reduzir defeitos, minimizar desperdícios e melhorar a qualidade do produto. Essas melhorias não apenas aumentam a eficiência operacional, mas também contribuem para uma maior satisfação do cliente e redução de custos.

No setor de serviços, o ciclo DMAIC prova ser igualmente valioso. Seja em instituições financeiras, hospitais, hotéis ou empresas de tecnologia, ele pode ser usado para aprimorar processos de atendimento ao cliente, gerenciamento de operações e serviços internos.

Por exemplo, em um hospital, o DMAIC pode ajudar a reduzir os tempos de espera dos pacientes e melhorar a qualidade do atendimento.

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Empresas de pequeno e médio porte também podem se beneficiar do DMAIC. Mesmo com recursos limitados, essas empresas podem usar o DMAIC para identificar e eliminar ineficiências nos processos, melhorar a gestão de estoque, otimizar as operações do dia a dia e aumentar a satisfação do cliente.

Isso é particularmente importante para pequenas empresas que buscam se estabelecer e crescer em mercados competitivos.

Quais são os principais objetivos da metodologia DMAIC?

Dentre os principais objetivos da metodologia DMAIC estão a melhoria dos processos, o impulsionamento da gestão de qualidade da empresa e o aprimoramento das atividades e dos produtos. Basicamente, o método ajuda a empresa a alcançar o sucesso com muito mais facilidade.

Outro ponto que merece atenção é que você será capaz de entregar serviços cada vez melhores para os consumidores, usando ao máximo os recursos disponíveis.

Esse método tem utilidades e procedimentos em comum com alguns dos quais já falamos aqui no blog, como o ciclo PDCA e outros. 

Cada uma dessas metodologias pode ser usada isoladamente ou sendo complementares, dependendo do objetivo da organização e de suas particularidades.

Qual a diferença do PDCA e DMAIC?

O PDCA e o DMAIC são métodos de melhoria contínua amplamente usadas na gestão de processos e qualidade. Ambos métodos são cíclicos e focam na otimização dos processos e na eliminação de defeitos ou ineficiências. No entanto, elas possuem origens, aplicabilidades e nuances distintas que são importantes de entender para escolher a ferramenta mais adequada para cada situação.

Dessa forma, enquanto o PDCA, por ser um método mais genérico, é flexível e pode ser utilizado em qualquer tipo de processo ou setor para a melhoria contínua. Ele é ideal para situações onde a solução pode não ser conhecida e precisa ser descoberta por tentativa e erro.

Por outro lado, como parte do Six Sigma, o DMAIC é mais frequentemente usado em contextos onde a qualidade e a precisão são críticas, e os problemas são complexos e necessitam de uma abordagem analítica detalhada. Ele é particularmente valioso em indústrias como manufatura, engenharia e qualquer área que se beneficie da redução de variabilidade e defeitos.

Dessa forma, embora ambos PDCA e DMAIC sejam projetados para melhorar processos por meio de um ciclo iterativo de atividades, suas diferenças residem nas abordagens específicas, detalhamento, e contexto de aplicação. A escolha entre PDCA e DMAIC dependerá dos objetivos específicos do projeto, da complexidade dos problemas enfrentados e do ambiente operacional da organização.

Quadro comparativo de metodologias: entenda cada uma!

Quais são as vantagens da método DMAIC?  

O ciclo DMAIC oferece várias vantagens significativas que podem beneficiar sua empresa de diversas maneiras. Dentre esses benefícios, se destacam:

1. Abordagem orientada por dados

O ciclo DMAIC enfatiza a coleta e análise de dados, o que significa que as decisões e melhorias são baseadas em evidências concretas, não em suposições ou intuições. Isso aumenta a probabilidade de sucesso das iniciativas de melhoria.

2. Melhoria da qualidade e eficiência

Ao identificar e abordar as causas raízes dos problemas, o DMAIC ajuda a reduzir erros e defeitos nos processos, levando a uma maior qualidade do produto ou serviço.

Além disso, a metodologia ajuda a identificar ineficiências nos processos existentes e a implementar soluções para otimizá-los, resultando em maior eficiência operacional.

3. Aumento da satisfação do cliente

O ciclo DMAIC começa com a definição clara das necessidades e expectativas do cliente, garantindo que as melhorias implementadas estejam alinhadas com o que é mais importante para os clientes.

A metodologia promove uma cultura de melhoria contínua, o que pode levar a um aumento consistente na satisfação do cliente ao longo do tempo.

4. Redução de custos

Ao tornar os processos mais eficientes e reduzir erros e defeitos, o ciclo DMAIC pode ajudar a diminuir desperdícios, resultando em economia de custos.

A metodologia promove o uso mais eficiente de recursos, tanto materiais quanto humanos, o que pode levar a uma redução significativa nos custos operacionais.

Próximos passos

Para que o ciclo DMAIC seja bem utilizado, é importante que todos os envolvidos no processo tenham um bom treinamento, estejam preparados e alinhados aos tipos de mudanças propostas. Um ambiente horizontal e democrático é essencial para que as atividades evoluam e tenham o apoio de todos.

Desenvolver o engajamento da equipe com a empresa, com seus valores e com o desejo de melhorar tanto seu desempenho pessoal como o de todos os processos é fundamental para que o planejamento seja bem-sucedido. 

Logo, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que contribui para aumentar, engajar e turbinar seus resultados, contando com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

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