Como a metodologia FCA (Fato Causa Ação) auxilia na solução de problemas?

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Diariamente, é bastante comum que gestores encontrem problemas em diversas áreas da empresa. No entanto, a maior dificuldade é a não identificação do porque essa falha surgiu, de modo que a causa raiz seja de fato encontrada. Por isso, neste artigo te apresento mais sobre a metodologia FCA.

Isso porque ela se tornou uma das principais soluções dentro das organizações ao ajudar a evitar que a situação se repita e, por isso, pode ser utilizada como uma solução para detectar as causas centrais dos problemas de forma bem simples.

Além disso, a metodologia FCA (Fato Causa Ação) pode ser usada para a constante melhoria dos processos de rotina, sendo apoiada ainda por outros métodos, como o PDCA, o 5W2H e os 5 Porquês.

Para auxiliar no entendimento da metodologia FCA, preparamos este artigo que explica seus detalhes e sua utilização prática nas organizações. Continue a leitura e confira!

O que é a metodologia FCA?

A metodologia FCA (Fato-Causa-Ação) é uma ferramenta que tem por objetivo analisar uma causa raiz para que os profissionais envolvidos saibam o que deu errado depois de um resultado inesperado.

Além disso, pode-se dizer que essa é uma metodologia de diagnóstico muito eficiente e facilmente aplicável em procedimentos, que consiste na análise do Fato-Causa-Ação. Ou seja, ela vai analisar algo que aconteceu, identificando o porquê o resultado não foi o esperado e assim criar planos de ação, focados na ação sob-causa, para que não se repita.

Dessa forma, a metodologia FCA foi desenvolvida para auxiliar gestores nas tomadas de decisões e pode ser aplicada durante qualquer período dos processos, agindo como um facilitador na solução de problemas e melhorias.

Só para ilustrar, é possível usá-la para acompanhar o desempenho de um projeto por meio de metas e indicadores de desempenho. Afinal, quando as metas ficam aquém do esperado o FCA ajuda a compreender o que atrapalhou o andamento do projeto.

Um dos pontos interessantes é que ele pode ser apresentado em uma reunião de resultados, servindo inclusive, de plano para o mês seguinte.

Além disso, a metodologia também ajuda a prevenir riscos e auxiliar na aquisição de conhecimento aprofundado sobre os processos aplicados, podendo ser usada relativamente ou preventivamente. Isso porque a proposta do FCA consiste em analisar não os sintomas dos fatos, mas a raiz dos problemas, a fim de criar alternativas de ações e formular soluções que resolvam a situação.

Nesse sentido, a metodologia FCA (Fato Causa Ação) pode ser utilizada nos mais diversos tipos de problemas, desde os que acontecem no processo produtivo, nas vendas e até mesmo no engajamento da equipe e no desenvolvimento de projetos. 

O que é FCAR?

Também bastante utilizado, o FCAR é uma derivação da metodologia FCA, nela, o R (de resultado) é adicionado no processo. A lógica é que todos os números alcançados nas ações sejam documentados, para garantir que nenhuma informação fique de fora futuramente.

O ideal é que a empresa já suporte um software ou ferramenta de gestão para que essas informações fiquem centralizadas em um único lugar e também disponíveis para todos os colaboradores envolvidos no processo.

Quais são os benefícios da FCA?

O principal benefício de aplicar a metodologia FCA é que ele colabora para a identificação de um problema, e consequentemente, amplia as suas chances de resolução.

Vale destacar que qualquer problema interfere no lucro da empresa, e por vezes, podem virar uma bola de neve, elevando o custo e afetando inclusive a própria satisfação do cliente, seja em repasse de preços ou até mesmo na piora da qualidade do produto ou serviço oferecido.

Outro benefício que também merece destaque diz respeito à prevenção de riscos e melhoria contínua, pois, ao adotar essa técnica rotineiramente o conhecimento da empresa sobre um determinado processo se amplia, e as chances dele se tornar cada vez melhor aumentam.

Por exemplo, imagine que no fechamento anual de uma empresa, o resultado tenha ficado 15% aquém do esperado. Ao aplicar a técnica FCA, é possível se aprofundar nos fatos e identificar onde está a raiz do problema. Por consequência, a empresa encontrará facilmente a solução.

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Como aplicar a análise da metodologia FCA (Fato, Causa, Ação)?

A análise da metodologia FCA deve começar com a identificação do fato a ser analisado e seguir para as possíveis causas que deram origem a esse problema e, por fim, passar pela formulação de um plano de ação para que essa eventualidade seja melhor controlada, tanto para fins negativos quanto positivos.

Confira um passo a passo:

1 – Fato

É o problema presenciado, externamente ou internamente, pela organização que esteja afetando a operação, a performance ou os resultados. Por exemplo, os gestores de uma empresa têm presenciado um aumento de 15% no gasto de energia no último mês.

Normalmente, o Fato se trata de um dado que impactou a empresa negativamente. Nesse caso, é importante que a organização esteja trabalhando com métricas, até para que os fatos possam ser facilmente identificados.

2 – Causa

As Causas são os motivos que desencadeiam o problema para a empresa, e é importante ter conhecimento deles para saber controlar seus efeitos. Normalmente, um fato costuma ter mais de uma causa, no entanto, não é uma regra.

Seguindo o exemplo, a empresa começa a desenvolver a análise da metodologia FCA e descobre que o gasto de energia aumentou naquele mês porque os funcionários estão fazendo muitas horas extras no período da noite.

Uma excelente dica para chegar até a raiz desse problema é por meio da utilização da metodologia 5 Porquês, que falaremos mais dela no próximo tópico, ou o 5W2H.

3 – Ação

É o plano de ação que a empresa deve desenvolver após identificar as causas dos fatos, para conseguir corrigir os danos ou repetir os feitos. 

Para solucionar o problema da empresa, os gestores podem rever as metas e combinados que fazem aos seus colaboradores, pois se está precisando de hora extra para alcançar a meta, ela pode estar além do que o time consegue entregar.

Além disso, pode ser feita uma campanha de conscientização para a economia de energia. Outra metodologia que ajuda na identificação de problemas e superação de desafios é o ciclo PDCA.

Veja como funciona:

Os 5 Porquês

O método dos 5 Porquês, também conhecido como 5-Why, é uma ferramenta muito ligada à gestão da qualidade total e à melhoria contínua. Ela foi desenvolvida e aprimorada pela Toyota, tendo surgido como elemento importante para auxiliar na resolução de problemas internos.

Ele consiste na repetição da pergunta “Por quê?” diante da questão a ser aprofundada na organização, e com ela, torna-se ainda mais fácil chegar à raiz do problema com clareza.

Dessa forma, o 5 Porquês é uma forma prática de focar na causa dos ocorridos e evitar que eles reapareçam em outras situações.

Assim como uma criança que têm a curiosidade atiçada a cada descoberta, a técnica consiste em se perguntar por que várias vezes acerca dos acontecimentos até que a equipe sinta confiança em estar no controle da situação – alguns fatos precisarão de 5 ou mais perguntas, enquanto outros podem precisar de menos – sendo um truque simples e eficiente.

Como utilizar a metodologia 5 Porquês?

Por exemplo, uma empresa está com dificuldade nas entregas de produtos. Após algumas perguntas, foi detectada uma falha no gerenciamento do estoque, sendo uma falha interna da própria organização, e não de seus entregadores. 

Dessa forma, a empresa poderá alterar a eficiência da sua gestão e eliminar o problema. As questões feitas para chegar à raiz do problema poderiam ser:

1. Por que os produtos têm sido entregues sistematicamente com atraso? Porque foram postados com atraso.
2. Por que os produtos foram postados com atraso? Porque o prazo de produção estourou.
3. Por que o prazo de produção estourou? Porque os materiais para a confecção não estavam disponíveis.
4. Por que os materiais não estavam disponíveis? Porque não foram solicitados a tempo ao fornecedor.
5. Por que os materiais não foram solicitados a tempo ao fornecedor? Porque o controle de estoque não acompanhou o aumento da demanda pelo material.

Exemplos de aplicação da metodologia FCA

Para facilitar o entendimento, vamos considerar um exemplo prático. No primeiro passo será preciso identificar o Fato. Para isso, imagine que um profissional do setor financeiro da empresa tenha notado que o lucro líquido do negócio ficou 15% abaixo do que a empresa havia planejado para aquele período.

Em virtude disso, temos já o Fato que é o problema do negócio ter ficado 15% aquém do esperado. Dessa forma, identificado o fato, no segundo passo será preciso aplicar a técnica dos 5 Porquês para encontrar a raiz do problema:

1. Por que o lucro da empresa ficou 15% abaixo do esperado? Porque o custo foi mais elevado do que o projetado no orçamento.
2. Por que o custo foi mais elevado do que o projetado no orçamento? Por que os gestores não conseguiram conter os gastos imprevistos do orçamento.
3. Por que os gestores não conseguiram conter os gastos imprevistos do orçamento? Por conta de diversas mudanças que ocorreram no departamento.
4. Por que ocorreram tantas mudanças no departamento? Porque houve falhas no momento da contratação de pessoas por parte do RH.
5. Por que houve falhas na contratação de pessoas? Porque o RH não possui um software de gestão.

Com a aplicação dos 5 Porquês foi encontrado então a causa do problema que é a não informatização do RH. Portanto, o terceiro passo, que se refere à ação, é promover a informatização do departamento. A partir de então, começa-se a procurar o software adequado.

Note que a princípio o fato surgiu no departamento de finanças, depois foi até o departamento de custos para descobrir que o problema se encontrava no RH da empresa. Por isso, essa metodologia é tão importante para que a empresa tenha mais facilidade em solucionar os seus problemas.

Quando a metodologia FCA (Fato, Causa, Ação) deve ser aplicada?

A metodologia FCA deve ser aplicada constantemente, embora alguns gestores acreditem que ela só deve ser colocada em ação quando ocorre um determinado problema.

Claro que diante de um problema é necessário um esforço ainda mais profundo para que se encontre a sua raiz para então ser proposta uma solução. Mas por outro lado, quando aplicado de forma preventiva a empresa poderá ter resultados ainda mais robustos.

Afinal, ela passa a atuar na prevenção de riscos e consegue identificar o problema logo no seu início, evitando assim que ele se prolongue por um grande período de tempo e com isso passe a interferir na própria lucratividade do negócio.

Próximos passos

A utilização correta da metodologia FCA no ambiente organizacional, portanto, ajuda a melhorar os resultados, facilitando a identificação de problemas que possam surgir no caminho e dando uma melhor visão de todos os processos realizados pela empresa.

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